Nel sempre più complesso scenario della digital transformation, la gestione delle informazioni – o Information Management (IM) – è uno degli ingranaggi cruciali del successo aziendale. Tecniche e tecnologie IM includono la raccolta, l’elaborazione, l’archiviazione e la distribuzione delle informazioni aziendali in modo sicuro ed efficiente. Non si tratta solo di conformità alle normative su privacy e sicurezza dei dati: l’IM oggi può essere un motore capace di guidare l’efficienza operativa e stimolare la crescita delle aziende.
Secondo l’AIIM (Association for Intelligent Information Management), il 72% dei professionisti del settore prevede che l’importanza dell’IM crescerà significativamente nei prossimi dodici mesi. Lo riporta la survey dedicata, secondo cui tale aumento di rilevanza è dovuto alla crescente quantità di dati non strutturati che le aziende devono gestire, con il 90% dei leader aziendali che cita la data literacy come un fattore chiave per il successo. La competenza nella gestione delle informazioni, infatti, è ormai essenziale per la maggior parte dei lavoratori del sapere o knowledge worker, in un contesto in cui le tecnologie emergenti come l’AI e l’automazione stanno trasformando il modo in cui le imprese operano.
Parallelamente, la più recente ricerca dell’Osservatorio Big Data & Business Analytics del Politecnico di Milano accende i riflettori sull’altro lato della medaglia, puntualizzando che nel 2023 la spesa delle aziende italiane per la gestione e l’analisi dei dati è cresciuta del 18%, raggiungendo i 2,85 miliardi di euro. Questa crescita è trainata principalmente dall’adozione del cloud, che rappresenta il 27% del mercato, con settori come il manifatturiero, le telecomunicazioni e i media che ne fanno un ampio utilizzo.
Secondo il Data Strategy Index del Polimi, la percentuale di aziende italiane di livello avanzato nella capacità di valorizzare i dati è salita dal 15% nel 2022 al 20% nel 2023, ma un terzo delle grandi aziende (32%) è ancora immaturo o ai primi passi. Insomma: la centralità di dati e informazioni è ormai appurata, ma la strada verso una piena gestione intelligente, a pieno servizio dell’efficienza aziendale, resta ancora lunga.
Quali sfide per l’Information Management
Nonostante l’aumento degli investimenti, gestire al meglio le informazioni aziendali resta un compito arduo in questo scenario di crescente e costante evoluzione. Una recente ricerca di Canon rivela a tal proposito che solo un quarto dei manager IT si sente preparato per un audit sulla gestione dei dati, e il 36% teme che i dipendenti non rispettino sempre le norme di conformità. Le organizzazioni, in particolare, sembrano trovarsi in una situazione molto vicina a quella del 2022 per quanto concerne tracciamento, accesso, condivisione ed eliminazione dei documenti per gli audit: si pensi che il 28% deve ancora redigere manualmente documenti aziendali standardizzati e il 26% dei dipendenti riscontra errori o incoerenze provocati da silos di dati.
Davide Balladore, Marketing & Innovation Director DP&S di Canon Italia, offre la chiave per interpretare lo scenario: “Questa mancanza di visibilità e controllo compromette la capacità dell’azienda di creare valore, sia internamente che esternamente”, spiega. “Le nuove tecnologie stanno cambiando il modo in cui lavoriamo, soprattutto in un ambiente ibrido, mentre le informazioni diventano cruciali per l’adattabilità e la risposta alle nuove opportunità. Tuttavia, i problemi relativi alla gestione e alla protezione dei dati, insieme all’assenza di produttività nel buon governo dei processi documentali, limitano il potenziale di crescita aziendale”.
Information Management, la soluzione sta in un mix di competenze e tecnologie
Affrontare le sfide dell’Information Management richiede dunque una preparazione adeguata, che si concretizza in una combinazione equilibrata di competenze e tecnologie avanzate. Ancora il rapporto AIIM 2024 rivela che le tecnologie più ricercate per l’IM includono l’automazione dei flussi di lavoro, l’AI generativa e il machine learning, ma queste lasciano aperte significative sfide legate a problemi di qualità dei dati e alla mancanza di interoperabilità tra i sistemi. Inoltre, il rapporto evidenzia che motivazioni come la conformità e la gestione del rischio (70%), la trasformazione digitale (38%) e la riduzione dei costi e l’aumento della produttività (37%) sono le principali ragioni dietro gli investimenti in IM nel 2024.
A conti fatti si tratta di uno scenario sfidante, che rende sempre più necessario un approccio integrato, fatto di strumenti che traggano valore dalla capacità di integrare più tecnologie per garantire la massima sicurezza delle informazioni. Che, dunque, si tratti di convertire documenti digitali in stampe, di digitalizzare documenti cartacei o di gestire documenti digitali lungo un percorso specifico, la strategia vincente è far sì che le informazioni siano sempre protette grazie a tecnologie dedicate che, tuttavia, vanno implementate con una logica ad hoc e che bisogna saper usare nel modo giusto.
Information Management, perché far leva su un approccio strutturato
In questo senso, puntualizza Balladore, Canon mette a disposizione una suite di soluzioni IM (Canon SmartApp) per supportare le aziende nell’ottimizzazione dei processi e dei flussi di lavoro attraverso tecnologia, servizi e consulenza: un pacchetto che pone il focus sull’iper-automazione, la gestione dei documenti digitali e l’uso intelligente delle informazioni”.
L’approccio segue un ciclo di vita strutturato, che parte dalla valutazione dei processi e dei flussi di lavoro documentali esistenti per arrivare a soddisfare le necessità del cliente e individuare le aree in cui ottenere più benefici. In questo percorso il know how trentennale di Canon gioca un ruolo cruciale, “assicurando una transizione fluida verso la nuova soluzione, un passaggio che comunque comporta la formazione del personale e l’integrazione di nuove tecnologie nei processi aziendali già in essere”, sottolinea Balladore.
La suite IMS è ulteriormente potenziata da applicazioni intelligenti progettate per rispondere a tutti i possibili pain. “Attraverso le Canon SmartAPP, soluzioni specifiche supportano i vari dipartimenti come HR, Finance, Legal e Logistica, automatizzando i processi aziendali e migliorando l’efficienza operativa”, spiega Balladore. “Un esempio significativo è la SmartAPP dedicata alla direzione HR, SmartHR, progettata per il buon governo di tutti i documenti relativi al fascicolo del dipendente”.
“Dall’acquisizione, archiviazione e condivisione della documentazione seguendo le policy aziendali, sino alla realizzazione di repository con alberatura e classi, all’impostazione di scadenze per il monitoraggio del ciclo di vita della documentazione e alla funzionalità di pubblicazione per condividere o ricevere informazioni in piena sicurezza, SmartHR è totalmente personalizzabile in base alle esigenze dell’ufficio HR e può essere configurata sia in ambiente cloud che on-premise”, chiarisce Balladore.
Sicurezza ed efficienza: i due pilastri fondamentali dell’Information Management
Come conciliare tutto questo con quella che è ormai una delle principali preoccupazioni delle aziende, ovvero la sicurezza delle informazioni? Secondo il rapporto AIIM 2024, il 60% degli IT decision makers colloca la sicurezza tra le prime tre grandi sfide, con più di un quarto che le assegna il primo posto. Le violazioni dei dati non sono solo costose, ma possono anche danneggiare la reputazione aziendale.
“Le soluzioni avanzate di gestione delle informazioni, come quelle di Canon, danno una risposta concreta a questa esigenza, elevando il livello di sicurezza in ogni fase del processo di gestione documentale. Grazie a tecnologie come la crittografia, l’audit trail e il controllo degli accessi, garantiscono che le informazioni siano sempre protette, riducendo al minimo i rischi associati alle violazioni dei dati”, commenta Balladore, che fa però notare che, “il nostro approccio non è solo fornire tecnologia, ma accompagnare le aziende lungo tutto il percorso di trasformazione digitale, dalla consulenza iniziale fino all’implementazione e al supporto continuo. Solo così possiamo garantire che le soluzioni adottate siano realmente efficaci, anche in termini di sicurezza, e portino valore aggiunto”.
Pertanto, in uno scenario globale in cui l’Information Management si prepara a giocare un ruolo sempre più centrale, la combinazione di competenze, tecnologie avanzate e approccio integrato per l’ottimizzazione dei processi informativi e documentali è la risposta efficace a tutte le sfide aperte, consentendo alle aziende di essere più efficienti, sicure e pronte per la crescita.
In questo quadro, Canon mira a “rafforzare la sua posizione di Software Value Added Reseller nel mercato dell’Information Management in EMEA – conclude Balladore -, attraverso un network di professionisti dell’IM che si occupa di prevendita, vendita e supporto sia su software proprietari che di terze parti”. Supportate da questo ecosistema, aziende di ogni dimensione possono avvicinarsi con più facilità verso il traguardo chiave della logica future-proof: sbloccare nuove efficienze e perseguire una crescita sostenibile, nella certezza di tenere in pugno l’immenso patrimonio fatto di informazioni per estrarne tutto il valore possibile.
