Nella maggior parte delle organizzazioni, le informazioni hanno un’importanza strategica. Le caratteristiche intrinseche delle informazioni, vale a dire volumi elevati e complessità, possono però ostacolare la produttività, provocare perdite di tempo e di risorse e gravare sull’infrastruttura It che si occupa di supportarle. Cosa fare dunque? “È necessario acquisire e gestire in modo efficiente elevati volumi di dati provenienti da fonti eterogenee”, risponde Roberto Dossi, Senior Systems Engineer di EMC Content Management and Archiving (Cma). “Tutta questa mole di dati deve essere trasformata in “contenuto intelligente” utilizzabile dalle applicazioni di livello enterprise quali sistemi di Ecm (Enterprise Content Management), Erp, Crm e altri sistemi informativi”.
E affinché l’informazione diventi contenuto intelligente, è necessario partire con l’acquisizione intelligente dell’informazione stessa. “Parlare di acquisizione intelligente delle informazioni significa innanzitutto adottare un approccio completo e flessibile all’acquisizione di documenti e dati – precisa Dossi -. Permette di gestire uno o più punti di ingresso per l’acquisizione delle informazioni, supportando al contempo l’utilizzo di scanner o periferiche multifunzione, oppure estraendo i documenti da e-mail o cartelle di rete. L’acquisizione intelligente include strumenti per la classificazione automatica di tutti i tipi di documento, l’estrazione e la predisposizione dei dati per l’utilizzo con sistemi a livello enterprise; le funzionalità di tracciatura consentono l’audit e il controllo dei documenti contestualmente alla fase della loro acquisizione ed elaborazione”. Continua Dossi: “Una soluzione di questo tipo soddisfa tutte le esigenze di acquisizione di documenti delle organizzazioni, da quella batch di elevati volumi alle operazioni di acquisizione delle filiali. Non è una tecnologia limitata all’archiviazione; si tratta invece di una parte integrante di un processo aziendale che può essere utilizzata in qualsiasi ubicazione durante un processo aziendale”, aggiunge il rappresentante di EMC . “La soluzione di acquisizione intelligente comprende strumenti avanzati di identificazione dei documenti e di sviluppo standard, così da consentire lo sviluppo e l’integrazione rapida dell’acquisizione con i sistemi e i processi aziendali critici”.
Acquisizione intelligente: i cinque passi
Ma andiamo con ordine e analizziamo insieme a Dossi le cinque funzionalità (vedi nel dettaglio l’articolo Acquisizione intelligente: 5 passi per migliorare i processi aziendali) di una piattaforma di acquisizione intelligente che, nel caso di EMC prende il nome di EMC Captiva.
“Le cinque funzionalità principali sono acquisizione (cattura), classificazione, estrazione, convalida e distribuzione”, elenca Dossi. “Molto importante è la prima fase, quella di acquisizione che non deve essere confusa con un semplice ottenimento dei documenti con scanner e strumenti di imaging. Nell’acquisizione intelligente, la sua funzione base è data sì dalla conversione di documenti cartacei in formato digitale mediante la scansione, ma vi sono anche strumenti per la raccolta e la conversione di documenti strutturati, non strutturati e parzialmente strutturati in dati elettronici, indipendentemente dall’origine, provenienti quindi da scanner, fax, file system, e-mail o altri documenti elettronici”.
Aspetto importantissimo, quando si parla di acquisizione intelligente, è la classificazione. La tecnologia di classificazione automatizzata di EMC Captiva riconosce i vari tipi di documenti (fatture, ordini, rimborsi, richieste di prestiti, aperture di pratiche di mutuo, reclami, ecc.) senza necessità di separazione manuale grazie ad un’analisi automatizzata e combinata di testo e immagini in grado di identificare i tipi di documento e di classificarlo quindi in base a regole predefinte. “L’analisi basata sul testo riconosce i documenti mediante parole chiave, frasi e combinazioni di parole, mentre l’analisi basata sulle immagini identifica i documenti a seconda del formato”, spiega Dossi. “Si tratta del metodo più rapido per classificare i documenti e le soluzioni più avanzate fanno una distinzione anche fra documenti simili mediante logo o analoghi indicatori grafici, riuscendo a riconoscere ancora più in dettaglio i documenti”.
La classificazione automatica, va sottolineato, consente il routing dei documenti all’interno dei flussi di lavoro relativi ai processi aziendali riducendo notevolmente il carico di attività di tipo manuale che possono essere decisamente onerose per le aziende.
“C’è poi la fase di estrazione – continua Dossi – che può seguire regole aziendali e librerie di parole chiave di riferimento, associazioni di termini e struttura sintattica. È possibile utilizzare diversi motori di riconoscimento al fine di sfruttarne la potenza a seconda del tipo di dati. La tecnologia è inoltre in grado di riconoscere, nei documenti, le tabelle, dalle quali verranno estratti i dati di righe e colonne, analizzando le interruzioni di riga, colonna e pagina, ecc.”
Una volta acquisiti elettronicamente e classificati i documenti, infatti, i dati in essi contenuti vengono estratti mediante motori Ocr (Optical Character Recognition) per il riconoscimento di documenti dattiloscritti, manoscritti e Omr (Optical Mark Recognition), quali caselle di controllo, campi di riempimento e altri.
Si passa poi alla convalida, ossia la fase che garantisce la correttezza dei dati estratti e che può essere automatizzata o manuale. Quella automatizzata prevede il confronto con un’altra sorgente dati, in genere un database o un’applicazione aziendale quale Crm o Erp. I dati estratti vengono raffrontati con un gruppo di dati noti in modo da garantirne la precisione. La convalida manuale prevede la correzione dei caratteri, che consente agli operatori di rivedere e correggere i dati estratti con un basso indice di affidabilità.
Infine, c’è la distribuzione. “Mediante le esportazioni di dati e documenti, l’acquisizione intelligente rende disponibili le informazioni agli altri sistemi a livello enterprise. Le esportazioni rendono il sistema di acquisizione intelligente un’estensione di un’altra applicazione aziendale, trasferendo immagini e dati, dando avvio a flussi di lavoro e includendo i dati estratti direttamente nei processi aziendali”, spiega Dossi.
EMC Captiva: modularità intelligente
Entrando nel dettaglio della proposta EMC, Dossi sottolinea come Captiva sia in grado di automatizzare completamente l’elaborazione dei documenti cartacei. E’ una Suite data da soluzioni e funzionalità implementabili modularmente e tra loro totalmente integrate quali:
– Enterprise Document Capture (acquisizione documenti di livello enterprise personalizzabile, progettata per recuperare informazioni critiche da documenti di tutti i tipi per lo svolgimento delle attività connesse ai processi aziendali);
– elaborazione di moduli (funzionalità di acquisizione e indicizzazione documenti di livello enterprise per moduli strutturati);
– elaborazione delle fatture (acquisizione fatture automatizzata, progettata per ridurre i tempi ciclici ed eliminare gli errori dovuti all’immissione manuale associati all’elaborazione delle fatture);
– riconoscimento intelligente dei documenti (classificazione automatica di grandi volumi di documenti, estrazione dati e routing delle informazioni ai sistemi, workflow e dipartimenti appropriati);
– acquisizione distribuita (front-office per digitalizzare e inviare immagini scansionate o file elettronici e dati da ubicazioni remote tramite una semplice connessione Internet);
– monitoraggio dell’applicazione: soluzioni di gestione delle operazioni complete per il monitoraggio attivo dell’ambiente di acquisizione e l’intervento proattivo in caso di problemi dei processi e del sistema).
Integrazione è il plus
EMC Captiva è una delle componenti di una architettura di ECM di tipo completo e si può affiancare a piattaforme quali EMC Documentum, oltre a tutti i principali repository di document & content management disponibili sul mercato. Dossi sottolinea, per concludere, uno degli aspetti più importanti che consente alle suite EMC di essere tra i big di mercato: “l’integrazione avanzata con le applicazioni di terze parti”.
È la stessa Forrester, nel report “The Forrester Wave: Enterprise Content Management Suites, Q4 2009” a sottolineare, ad esempio, il valore dell’integrazione con SharePoint di Microsoft, con applicazioni desktop quali Outlook e Windows Explorer, con le tecnologie Ibm o con le business applications di Sap o Oracle.
“Lo scorso ottobre, EMC ha introdotto nuove soluzioni per massimizzare il valore delle installazioni Microsoft SharePoint Server. I clienti SharePoint dispongono in questo modo di un’integrazione continua con Documentum per migliorare l’aggregazione dei contenuti, le performance operative e la compliance, con Captiva per digitalizzare in modo intelligente i documenti cartacei e con EMC SourceOne per attività di archiving, legal discovery e conservazione”, conclude Dossi.
