Una seria trasformazione digitale ha un impatto pervasivo su tutta l’organizzazione aziendale, iniziando dal modo in cui vengono raccolte, archiviate e gestite le informazioni. La gestione di dati e informazioni è una funzione critica: ottimizzarla, spingendo sulla process automation, non solo garantisce maggiore efficienza, ma può trasformare profondamente i flussi operativi, migliorando la produttività a livello individuale e collettivo. Questa trasformazione può rappresentare un vero e proprio punto di svolta per l’intera impresa. Ma da dove partire per attuare la strategia migliore?
Strategia future-proof per la gestione di dati e informazioni
Sia le PMI sia le grandi aziende generano una grande quantità di dati e informazioni in formati diversi, spesso di difficile reperibilità. I documenti archiviati possono essere smarriti, alterati illecitamente, sottratti, copiati oppure esposti ad attacchi informatici. Molte aziende e studi professionali, che gestiscono grandi volumi di documenti da conservare a norma di legge, sono restii a passare dal cartaceo al digitale. In tutti questi casi, la consapevolezza che il presidio del dato sia la soluzione per migliorare i processi decisionali, garantendo maggiore tempestività ed efficacia, è sempre più diffusa.
La combinazione di sistemi di stampa innovativi, divenuti oggi veri hub documentali, e soluzioni documentali avanzate diventa così una scelta strategica per la modernizzazione dei processi di business e il supporto alla trasformazione digitale. Grazie al potenziamento della gestione di dati e informazioni – attraverso un focus congiunto su digitalizzazione, multicanalità e gestione dei processi – i dati possono essere integrati nei workflow digitali ed essere usati come strumenti indispensabili per la condivisione, la collaborazione da remoto e le interazioni con i clienti, portando la cultura del dato a tutti i livelli aziendali attraverso un necessario percorso di change management.
Process Automation: lo stato dell’arte in Italia
Il discorso si inquadra nello scenario tracciato dall’Osservatorio Intelligent Business Process Automation della School of Management del Politecnico di Milano, secondo cui oggi ammonta al 42% la quota di grandi aziende italiane che utilizza sistemi di automazione dei processi, una percentuale che raggiunge il 60% tra le grandissime imprese. Tuttavia, solo il 15% delle grandi organizzazioni ha avviato progetti di automazione intelligente dei processi, che combinano tecniche tradizionali con funzioni di intelligenza artificiale. Questo dato evidenzia una significativa opportunità di crescita e maturazione nell’adozione di soluzioni avanzate di process automation.
Il valore cruciale dei dati
Questa evidenza viaggia di pari passo con la consapevolezza, ormai certa, che in un contesto aziendale sempre più orientato alla digitalizzazione la gestione dei dati occupa un ruolo cruciale. “Non si ragiona più solo in termini di gestione documentale, ma di gestione dei dati e delle informazioni per garantire l’efficienza e la qualità necessarie nell’era digitale”, afferma Alberto Gazzani, COO di Archiva Group. “Il documento è un prodotto di un processo, e la sua gestione inefficiente può compromettere la qualità dei dati aziendali”.
“Devo sempre riuscire a risalire al dato in purezza, alla sua unicità,” continua Gazzani. “Questo è possibile solo se riesco a creare un unico luogo che permette di fare processi collaborativi. Ogni volta che ho bisogno di informazioni o di un documento, non andrò più nel mio desktop o nel file Excel del mio reparto, ma alla fonte. Questa fonte è lo stesso dato che richiedono il governo, l’Europa, il bilancio di sostenibilità e i clienti nella supply chain”.
Un nuovo mindset operativo fra process automation e data management
Dati, processi e nuove tecnologie sono aspetti complementari dello stesso mindset innovativo. La suite Requiro di Archiva, nella sua nuova versione, offre strumenti avanzati per il data management, garantendo che le informazioni siano centralizzate, accessibili e sicure. “Abbattere la complessità è uno degli obiettivi principali che ci siamo posti nello sviluppo della nuova release di Requiro”, spiega Gazzani. “Grazie alle piattaforme low-code, è possibile favorire processi collaborativi e creare ambienti di lavoro digitali efficienti. Questo ci ha permesso di fornire alle aziende uno strumento versatile e intuitivo per gestire processi, flussi informativi e dati”.
In questo campo l’evoluzione dalla Robotic Process Automation (RPA) all’intelligenza artificiale (AI) rappresenta un punto di svolta cruciale: tecnologie come il machine learning e la robotica avanzata permettono di automatizzare processi complessi, riducendo tempi e risorse necessari e minimizzando gli errori umani.
L’esempio della soluzione Requiro
Ma come avviene questo nel concreto? “La scelta di Archiva – fa notare Gazzani – è quella di mettere sul piatto una suite di applicazioni per gestire i processi collaborativi, l’integrazione multicanale dei flussi informativi e l’archivio digitale da un unico ambiente di lavoro”.
La soluzione è nativamente integrata con il sistema di conservazione a norma di Archiva Group, consentendo la condivisione delle informazioni con l’intera organizzazione: un modo per eliminare i silos degli archivi dipartimentali o personali e ridurre significativamente il tempo necessario per la ricerca delle informazioni. “Questo è reso possibile dalla creazione di un archivio digitale organizzato secondo logiche di archivistica, essenziale per alimentare i workflow e le intelligenze artificiali”. L’attenzione viene poi posta a “firma elettronica dei documenti, gestione completa delle caselle Pec aziendali, monitoraggio dei flussi telematici e conservazione dei documenti informatici. Inoltre, grazie all’autenticazione single-sign-on, gli utenti possono accedere all’intera suite di applicazioni in modo rapido e sicuro”.
Il valore aggiunto di AI e robotica
In tutto questo, le capacità avanzate di AI (per l’estrazione totale dei dati dai documenti) e la robotica (per automatizzare attività ripetitive) sono leve ormai impossibili da trascurare. “Con l’AI possiamo fare estrazioni complete e ricercare qualsiasi documento per ogni parola contenuta,” spiega il COO di Archiva. “La robotica, invece, ci permette di automatizzare compiti ripetitivi, migliorando l’efficienza operativa”. L’obiettivo finale è quello di abbattere i silos aziendali, creando ambienti di lavoro digitali collaborativi e connettendosi con flussi informativi in entrata e uscita. “La creazione di un archivio digitale unico e interconnesso è fondamentale per alimentare ogni sistema informativo o tecnologico, come l’AI,” conclude Gazzani.
Funzionalità intelligenti per un nuovo livello di efficienza
Da un punto di vista tecnologico, il nuovo paradigma si concretizza in due app: Rise, piattaforma di Workflow Management che sfrutta il linguaggio low code per combinare rapidità di sviluppo e personalizzazione dei processi, e Next2, piattaforma per la gestione delle relazioni di business esterne all’interno dell’ecosistema aziendale. “Questo duplice approccio – fa notare Gazzani – permette da un lato di automatizzare i processi aziendali, riducendo il tempo e le risorse necessarie, minimizzando gli errori umani e garantendo una maggiore conformità normativa, dall’altro di creare un unico spazio in cui tutte le informazioni strategiche per il business possono essere costantemente aggiornate e corrette dai partner in modo semplice ed efficace”.
Il bisogno di monitoraggio delle attività aziendali si realizza quindi grazie alla tracciabilità completa dei processi, mentre la scelta di un approccio user-centered facilita la progettazione di flussi di lavoro digitali specifici per le esigenze aziendali, garantendo efficacia e usabilità dei workflow sviluppati.
Al contempo, le relazioni con fornitori, agenti, agenzie e altri stakeholder esterni sono supportate da una gestione centralizzata, responsabilizzando i partner per l’aggiornamento accurato dei dati relativi ai processi di verifica e qualifica. In tutto questo, la sicurezza dei dati si conferma come una priorità ormai imprescindibile.
Sicurezza e compliance
“Oggi – puntualizza il COO – è sempre più essenziale considerare la gestione dei dati come un elemento vitale delle operazioni aziendali. Investimenti significativi nella sicurezza delle informazioni, riconosciuti da enti certificatori, garantiscono che le informazioni siano sempre gestite con la massima sicurezza e disponibilità”.
Ma non solo. “Compiere un decisivo passo avanti nella gestione dei processi e dei dati – conclude Gazzani – significa anche credere nell’adozione di tecnologie come l’intelligenza artificiale, il machine learning e la robotica”. Nell’era smart, questi elementi costituiscono un valore chiave per le imprese desiderose di conquistare un vantaggio competitivo nella corsa al successo di business. E le loro potenzialità applicative sono in continua evoluzione.
