Il Business Process Management (Bpm) rappresenta la gestione dei processi di business delle imprese, per accelerare le strategie di trasformazione digitale.
Il Bpm non tratta solo un insieme di metodologie e strumenti digitali, bensì concerne un vero e proprio cambio di mentalità organizzativa estesa a tutto il management aziendale, affinché possa adottare un approccio data driven, orientato al monitoraggio continuo e al problem-solving. Ecco come.
Che cos’è il Business Process Management
Il Business Process Management è la disciplina che definisce la gestione dei processi aziendali. Rappresenta una serie di attività principali volte a definire, tenere sotto controllo e ottimizzare i processi aziendali, in particolare la gestione complessiva dei processi del flusso di lavoro.
Il Bpm segue la fase dell’analisi dettagliata dei costi e gli scostamenti fra budget e consuntivo. Questi ultimi sono infatti parametri di controllo che i sistemi possono continuamente monitorare al fine di garantire l’efficienza gestionale.
L’obiettivo consiste nel rendere i processi efficienti e funzionali, ognuno centrato su una determinata peculiarità, fase o oggetto del business.
Le metodologie per raggiungere l’obiettivo utilizzano software e competenze per mappare, misurare, analizzare, modellare, ottimizzare e automatizzare le performance dei processi aziendali.
Business Process Management: come farlo
L’informatica aziendale ha sempre saputo prefiggersi lo scopo prioritario di supportare i processi aziendali, fino a diventare il fattore abilitante del lavoro delle persone.
I driver dell’IT di fascia enterprise sono sempre stati:
- automatizzare, per alleviare il carico del lavoro manuale;
- digitalizzare, per emancipare i processi dai supporti fisici;
- standardizzare, per rendere i processi più prevedibili, monitorabili ed emendarli sempre più da errori.
In questo contesto bisogna inquadrare il Business Process Management. Il processo di business coordina il comportamento di persone, sistemi, informazioni e oggetti per generare risultati aziendali in supporto della strategia di business.
Il Bpm consente dunque di strutturare i processi, rendendoli ripetibili oppure non strutturati e variabili. Le tecnologie spesso richiedono l’uso di BPM per allineare gli investimenti IT/OT alla strategia business.
La procedura per fare il Business Process Management include quattro fasi:
- ideazione e progettazione;
- scelta delle metodologie (software e competenze) e sviluppo per eseguire il Bpm;
- monitoraggio continuo;
- ottimizzazione.
Per mettere a punto un BPM di successo, si definiscono le fasi del sistema in un flusso di lavoro. Il team deve individuare le aree da migliorare e le metriche per monitorare i passi avanti.
Le organizzazioni possono ottimizzare le proprie operazioni, applicando il Business Process Management, per migliorare risultati di business.
Per conseguire i risultati, occorre avere una visione complessiva del ciclo di vita del Bpm. Nel dettaglio vediamo come si fa.
Progettazione
La fase di progettazione prevede un’ideazione ad ampio respiro, poiché il Bpm va oltre la gestione dei singoli compiti e dei progetti e riguarda la gestione dell’intero processo end-to-end.
Progettare il Business Process Management consiste innanzitutto nello scegliere quale tipologia di Bpm adottare, quella più consona alle esigenze aziendali: una Bpm focalizzata sull’integrazione, una centrata sulle persone, infine una documento-centrica.
Il team dovrebbe raffigurare i pilastri del processo, per identificare i singoli compiti nell’ambito del processo Bpm globale insieme agli assegnatari dei compiti per ogni passaggio del flusso di lavoro.
Definire i passaggi permette al team di identificare le aree per migliorare il processo e configurare successivamente le metriche per monitorare i progressi.
Bpm focalizzata sull’integrazione
La Bpm centrata sull’integrazione accende i fati sui processi in cui non occorre un eccessivo coinvolgimento umano. Si tratta di processi dove è maggiore la dipendenza dalle API e dalle dinamiche che svolgono data integration fra i sistemi, quali la gestione delle risorse umane (HRM) o quella delle relazioni con i clienti (CRM).
Bpm centrata sulle persone
Invece, la Bpm focalizzata sugli individui privilegia il coinvolgimento umano: è prioritaria dove sale la richiesta di approvazioni. I team possono assegnare i compiti a vari livelli mediante interfacce utente intuitive con opzioni di drag-and-drop, semplificando la responsabilizzazione delle persone nel corso del processo.
Bpm documento-centrica
La BPM che si concentra su un documento ad hoc, come un contratto specifico, prevede l’acquisto di un prodotto o servizio da parte delle aziende. L’acquisto infatti richiede varie forme e round di approvazione per raggiungere un accordo fra cliente e venditore.
Il modello
Il successivo passo del ciclo di vita consiste nel delineare il modello. Modellare i processi di business da supportare significa comprenderli, descriverli e analizzarli.
Il team dovrebbe rappresentare il modello del processo in maniera visiva. Ciò dovrebbe scendere nelle specifico, comprendendo dettagli quali scadenze, descrizioni dei compiti e ogni flusso di dati all’interno del processo. Nel corso di questa fase, conviene usare un software di Business Process Management.
Esecuzione
La re-ingegnerizzazione continua dei processi consente alle imprese e organizzazioni di affinare i loro flussi di lavoro complessivi, rendendoli più efficienti e riducendo i costi.
Data Analytics avanzata, monitoraggio delle attività e opzioni di gestione delle decisioni consentono alle suite dedicate di eseguire il Business Process Management, coordinando persone, sistemi e informazioni e materiali per conseguire gli obiettivi di business.
L’esecuzione prevede che il team condurre un test di funzionamento, sperimentando il nuovo sistema Bpm con un gruppo limitato di persone. In questa fase sono preziosi tutti i feedback da incorporare, prima di avviare la diffusione del processo a una platea più ampia.
Monitoraggio
La fase del controllo vede il team impegnato nel monitoraggio del processo, misurando i progressi nell’efficienza e individuando eventuali colli di bottiglia. Il monitoraggio avviene attraverso una puntuale analisi dei dati.
Ottimizzazione
Nello step finale, il team aggiusta ciò che non funziona, elimina i colli di bottiglia individuati in fase di monitoraggio e si prepara al lancio dell’attività commerciale, da ottimizzare in ogni aspetto.
Un progetto Bpm di successo non richiede solo una puntuale pianificazione e una comunicazione trasparente, ma, grazie al miglioramento di un insieme di attività, genera velocemente benefici. Ecco quali.
Perché è importante il Bpm: vantaggi offerti
Il vantaggio fondamentale del Business Process Management consiste nel mantenere un costante controllo sui dati economici dell’azienda, in modo da pianificare la profittabilità in termini di equilibrio fra entrate e uscite.
Inoltre, il Bpm nasce per agevolare i processi aziendali in un mercato globalizzato, favorendo un’integrazione forte tra tutte le applicazioni e i dati, a prescindere dalla loro posizione geografica (o logica). L’importante è assicurare la tempestività e la reperibilità dei dati, al fine di garantire il monitoraggio continuo delle performance aziendali.
L’uso di informazioni process-oriented permette di cambiare le strategie di business in real-time.
Altri vantaggi del Bpm consistono nel descrivere con accuratezza la realtà e permettere la scalabilità dei processi. Consente di creare valore sia sotto il profilo aziendale che informatico, abbandonando la logica fissa di processo dalle applicazioni personalizzate per incrementare il valore di business delle app e soluzioni esistenti.
Permette di semplificare l’estrazione e uso dei dati, accelerare la reportistica, instradare il workflow in maniera sicura, diffondere dati senza minarne integrità e privacy. Il Bpm è in grado di migliorare l’adattabilità dell’impresa e la prestazione dei costi, automatizzando ed integrando i processi mission-critical.
Infine, la gestione dei processi aziendali permette di tagliare le dimensioni, riducendo la complessità e il costo delle applicazioni.
Business Process Management: casi di utilizzo
I casi d’uso del Business Process Management sono molteplici: nell’amministrazione, nella finanza e nella pianificazione. Riguardano l’adaptive case management, l’automazione dei processi robotizzati, ma anche servizi chatbox per social media e soluzioni low-code.
Esempi pratici
Un processo di gestione aziendale non solo aiuta ad elaborare le fatture, individuando e prevenendo errori umani e frodi, ma anche di evadere gli ordini ed effettuare sconti su pagamenti anticipati, migliorando le relazioni con i fornitori. L’automazione dei processi agevola l’approvazione di acquisti in maniera trasparente e priva di errori o frodi.
Inoltre, i mass media possono impiegare il Bpm per automatizzare il processo di allestimento e delivery dei contenuti digitali, dalla realizzazione degli eContent alla distribuzione. Permette di interagire con i sistemi di gestione di contenuti, traffico dei contenuti, diritti e ordini di lavoro.
Nell’ambito della finanza, è possibile preparare modelli per standardizzare ordini di acquisto spediti da più team, consentendo di procurare software o hardware più velocemente. I flussi di lavoro personalizzati possono essere stabiliti per scenari unici.
Le risorse umane possono migliorare la gestione dei documenti e del flusso di lavoro. Bpm rende l’ambiente più strutturato per elaborare moduli HR, come inserire (o dislocare) dipendenti, valutare performance, pianificare le ferie e approvare fogli di lavoro.
Infine, le banche devono valutare i richiedenti un prestito valutando il potenziale rischio di credito. Serve dunque raccogliere informazioni da più fonti (datori di lavoro, agenzie di rating del credito, scoring del credito digitale). Il BPM velocizza le decisioni sull’ammissibilità del prestito grazie alla gestione del flusso di informazioni lungo tutto il processo e minimizzando gli errori nella documentazione.
