Qual è lo stato economico dell’azienda? I risultati sono in linea con le previsioni finanziarie? Domande che da sempre attanagliano l’operatività comune a tutti i reparti amministrativi delle PMI, suscitando stress continuo. Il cammino intrapreso da Eridania, azienda italiana della dolcificazione nel mercato B2B e B2C con un fatturato nel 2021 di circa 180 milioni di euro (comprensivi del portafoglio Eridania e SRB), parte proprio dai processi funzionali del controllo di gestione e pianificazione (Corporate Performance Management), con l’intento di valutare nella maniera corretta le performance aziendali, e di muoversi con sicurezza pianificando il futuro.
Corporate Performance Management, in cosa consiste
I processi di controllo di gestione e pianificazione sono complessi per definizione: coinvolgono diversi ruoli aziendali, richiedono tempo ed effort elevati, necessitano di attività manuali e articolate e dell’integrazione di dati contabili e operativi che possono risiedere in sistemi distinti e non integrati.
La frustrazione di non poter dare velocemente e con sicurezza risposta a tanta ‘entropia’ è palpabile ma il problema – fortunatamente risolvibile – è per lo più legato alle complessità operative e tecniche del processo.
I sistemi di CPM hanno un particolare ‘tocco magico’: la capacità di garantire integrazione tra i processi strategici e i processi operativi aziendali, monitorando e migliorando le performance aziendali attraverso la creazione di piani accurati di budget e forecast (revised budget). A differenza dei software gestionali ed ERP comuni, che non forniscono risposte adeguate, un sistema di Corporate Performance Management (CPM), ovvero un software per la gestione dei processi integrato e centralizzato, è in grado di misurare e gestire le performance aziendali, con semplicità e in maniera cost effective.
Un sistema CPM adeguato dovrà essere flessibile e modulare, così da evolvere nel tempo, ed essere scalabile, integrandosi nelle diverse funzioni aziendali.
Un approccio più efficace è utilizzare una suite di moduli predefiniti e scalabili che possono essere attivati in fasi distinte, in base alle necessità e secondo metodologie consolidate, basati su standard e best practice, ma facilmente adattabili alle proprie esigenze e contesto.
Infatti, il tipico percorso di applicazione è impiegare una soluzione CPM per il processo di closing e budget vendite, per poi estenderne la gestione, fino a coinvolgere gli altri reparti.
Lo scenario in cui il management aziendale deve riferirsi per ottimizzare i processi aziendali si articola in tre step fondamentali:
- la chiusura contabile gestionale periodica (closing);
- la pianificazione (piani strategici di medio e lungo periodo, budget annuale e mensile);
- la simulazione di scenari di business per valutare gli impatti delle decisioni (analisi what-if).
Dal CPM all’approccio data driven: il progetto di Eridania
“Abbiamo adottato un approccio modulare, lato pianificazione e controllo, per aiutare Eridania a ottimizzare i processi amministrativi e migliorare le performance aziendali. Attraverso una gestione accurata e tempestiva dei principali fattori economici, finanziari e operativi, è stato possibile migliorare l’allineamento delle decisioni e delle azioni di business. Quali flussi di informazioni emergono quando un processo aziendale viene riprogettato attraverso un chiaro workflow? Abbiamo cercato di rispondere a questo interrogativo ponendoci come fattore abilitante per supportare la strategia di business di Eridania”, così Giulia Pietroboni, Performance Management Consultant di Mediamente Consulting, introduce il percorso con Eridania: una strada condivisa con entusiasmo.
Il progetto prevedeva inizialmente una soluzione di Corporate Performance Management automatizzata per la gestione dei processi di pianificazione delle vendite, costi commerciali e logistici.
La soluzione è stata progettata per supportare le attività strategiche e operative di diversi ruoli aziendali, che includono:
• Chief Financial Officer
• Controllo di Gestione
• Demand Planner
• Supply Chain Manager
• Channel Manager
Il nucleo di sviluppo iniziale è stato con successo esteso alla definizione di piani di budget, integrando ulteriori ambiti di pianificazione, fino alla costruzione di un Conto Economico Previsionale, e all’analisi e alla gestione dei dati di consuntivo tramite un’applicazione di closing (chiusura di bilancio gestionale e contabile) dedicata. Tali applicazioni sono inoltre utilizzate a supporto di una pianificazione delle vendite a breve termine (trimestrale) utile ai processi di pianificazione della produzione.
Corporate Performance Management, quali vantaggi
La soluzione è in costante evoluzione e attualmente è in corso un progetto per la gestione dei flussi di cassa derivanti dalle diverse aree operative.
Le esigenze alla base del progetto sono state il miglioramento dei processi di controllo di gestione e pianificazione. A partire da una riprogettazione del sistema di budget/forecast e di chiusura contabile gestionale, sfruttando standard e moduli predefiniti come base iniziale, sono stati raggiunti numerosi risultati, tra i quali:
• riduzione dei tempi di chiusura gestionale contabile periodica attraverso processi automatici e procedure semplificate;
• miglioramento delle attività di pianificazione e analisi di simulazione;
• riduzione del rischio associato a problemi di sicurezza grazie al sistema di approvazione workflow;
• miglioramento della soluzione gestionale con riduzione delle attività di manutenzione periodica.
“Lavoravamo sulle tematiche del budget da molti anni, anche con l’uso di tools dedicati, ma l’incontro con Mediamente Consulting nel 2016 ha impresso una decisa accelerazione sia qualitativa che nella velocità di implementazione: a partire da attività operative di controllo e pianificazione abbiamo costruito un progetto strutturato, dai risvolti multidisciplinari. L’appoggio del fornitore Mediamente Consulting e dell’ecosistema Var Group è stato indispensabile per una gestione strategica delle performance e la realizzazione di processi di lavoro condivisi”, afferma Marco Bariselli, Head of IT & Business Process Manager di Eridania. L’azienda fa parte del gruppo Cristal Union, cooperativa che conta oltre 9.000 soci agricoltori e che rappresenta il quarto produttore di zucchero a livello europeo.
