La notarizzazione Blockchain non è un metodo sufficiente per garantire la piena compliance della conservazione digitale dei documenti, così come descritto dal Codice dell’Amministrazione digitale e dalle regole tecniche Agid. Questo processo, infatti, da solo non basta per rispondere a tutti gli asset normativi e a garantire la certezza legale nel tempo dei documenti. Come fare allora? Grazie al brevetto di Savino Solution, azienda IT di consulenza e servizi tecnologici in outsourcing specializzata nella digitalizzazione a norma, è possibile disporre della soluzione chiamata SavinoChain, che è ad oggi – come sottolinea la stessa azienda – “il metodo che concilia le esigenze di digitalizzazione ed archiviazione documenti a norma di legge con le funzionalità di Robot e Intelligenza artificiale”.
Dall’Hashing ai problemi di compliance
Ma facciamo un passo indietro.
Oggi sul mercato sono presenti diverse soluzioni che notarizzano i documenti tramite le Blockchain. Si tratta in sostanza di strumenti che, proprio grazie alla “catena di blocchi”, garantiscono l’immodificabilità di un documento (chi lo riceve può verificare che non sia stato modificato) in una certa data.
Facciamo un esempio pratico. Se il 2 giugno ho notarizzato un documento su Blockchain, ho la certezza assoluta che dal 2 giugno in poi quel documento è diventato immodificabile e integro. Grazie alla funzione di Hashing, infatti, dal momento della notarizzazione dispongo di una stringa di lettere e numeri che rappresenta il “codice fiscale” del documento: in altre parole, so che nel mondo non esiste un altro hash uguale a questo che possa essere attribuito a un documento diverso. Questa soluzione permette di stabilire una corrispondenza univoca e sicura tra l’hash e il pdf.
In termini concreti, l’Hashing è la funzione che permette – all’atto della notarizzazione sulla Blockchain – di non inviare il documento fisico (cioè l’intero pdf), ma un suo riferimento, ovvero l’hash a 256 bit. Caricare il pdf sulla “catena di blocchi” significherebbe infatti creare un problema di dimensionamento e di costi molto elevati, vanificando i benefici della tecnologia.
Di conseguenza, quando la blockchain riceve l’hash rilascia una “ricevuta”, che spesso i sistemi oggi presenti sul mercato, realizzano in pdf o in un altro modo. Questa la garanzia (l’unica a livello normativo) certifica che in una data certa, ad esempio il 2 giugno alle ore 10, è stato caricato un hash rispetto a quel documento. Cambiare una lettera all’interno del pdf cambierebbe l’hash, quindi grazie alla Blockchain viene garantito che quel documento, a partire da 2 giugno, è reso immodificabile.
Abbiamo però detto che questo processo non risponde completamente al Cad (il codice dell’amministrazione digitale, applicato non solo alle pubbliche amministrazioni, ma anche al mondo dei privati) e alle norme Agid, Agenzia per l’Italia Digitale, che si occupa di rendere tecnico il processo normativo descritto dal Cad.
Le regole Cad-Agid che normano la “conservazione digitale”, ovvero la garanzia che un documento pdf abbia valenza legale nel tempo, devono infatti essere rispettate anche quando si opera con la Blockchain, altrimenti significa che il pdf non è tenuto e conservato a norma. Un pdf può infatti essere archiviato nei data center più sicuri del mondo con annesse certificazioni, ma le norme non contemplano che la sua conservazione, per assicurarne valenza probatoria nel tempo, sia fatta con le Blockchain o con una semplice archiviazione sicura. Appare quindi necessario rispondere comunque alle prescrizioni di Agid e Cad.
La soluzione ai problemi in un brevetto: SavinoChain
A questo punto interviene SavinoChain, la soluzione che concilia la conservazione digitale a norma e la notarizzazione. Grazie al brevetto, questa è ad oggi l’unica tecnologia ammessa in Italia per garantire valenza legale ai documenti: in pratica, ovunque si trovino i documenti (File Server, Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc), sfruttando la tecnologia Blockchain, sarà possibile sincronizzare automaticamente il versamento dei documenti su SavinoChain. Da qui sarà quindi possibile curare tutti i documenti aziendali più importanti, rispettando le norme Gdpr e le normative italiane (Codice dell’Amministrazione Digitale, Agid) e eIDAS (Regolamento Europeo), per garantire la valenza legale nel tempo dei documenti e dei contenuti legalmente vincolanti, come contratti, ordini, offerte, documenti fiscali e contabili, sanitari e altre tipologie documentali.
Grazie a SavinoChain, la società Savino Solution ha vinto il bando BrevettiPlus di Invitalia finanziato dal PON Imprese e Competitività 2014-2020, ottenendo un finanziamento per la valorizzazione del brevetto Europeo denominato “Sistema Informatico di Conservazione Sostitutiva Digitale e Blockchain”. Grazie a questo risultato, le procedure tecnologiche contenute nel brevetto saranno trasformate in un software capace di rendere le informazioni contenute nei documenti compliant a normative Italiane ed Europee (eIDAS).
Primo progetto depositato in Europa
Il sistema è il primo di questo tipo con brevetto rilasciato in Italia e depositato in Europa. La sua importanza risiede in particolare nella capacità di garantire un livello di sicurezza molto elevato nella trasmissione di documenti tra due parti, conservando a norma di legge i documenti e le transizioni e garantendo anche la tracciabilità di tutto il flusso su Blockchain. Il tutto sfruttando una piattaforma multilivello che è in grado di trattare qualunque tipo di dato e di digitalizzare a norma i processi aziendali, mappati e reingegnerizzati in chiave digitale.
“Savino Solution ha conseguito a livello nazionale un brevetto per applicare la tecnologia blockchain alla conservazione sostitutiva documentale a norma – commenta il Ceo di Savino Solution, Nicola Savino -. Questo sistema può rappresentare un ulteriore strumento di digitalizzazione dei processi nel nostro Paese, oggi precondizione essenziale per il rilancio dell’economia che seguirà questa crisi e al quale tutti i settori dell’impresa devono prepararsi adeguatamente. Procedure documentali ottimizzate e riduzione del rischio di contenzioso legale restano il fondamento di una buona organizzazione per imprese e Pubbliche Amministrazioni e, in questo senso, Savino Solution intende porsi come punto di riferimento nazionale, mettendo a disposizione il suo know-how”.
