Meccanica Pi.Erre, piccola-media impresa italiana situata nel bresciano, si occupa della progettazione e della produzione di attrezzature meccaniche finalizzate alla tranciatura e finitura di colati e pressocolati di alluminio e magnesio.
Per la tipologia di prodotti offerti (figura 1), l’azienda opera esclusivamente attraverso una produzione su commessa singola. Il processo di realizzazione delle proprie attrezzature, che va dallo sviluppo e progettazione fino alla fabbricazione con collaudo nonché l’acquisto delle principali materie prime e dei componenti di commercio, si attiva all’ordine del cliente, generando tutte quelle problematiche gestionali non riconducibili alla produzione di serie o a lotti.
Nel contesto aziendale, il termine “commessa” indica la tipica modalità di risposta alla domanda commerciale del mercato in cui l’azienda è inserita. Una commessa attiva tutti i processi che coinvolgono le diverse funzioni aziendali, con un flusso di informazioni complesso e dinamico. A fronte delle specifiche tecniche raccolte dal commerciale ed elaborate dall’ufficio tecnico, prendono avvio le attività di definizione del piano di lavoro e definizione del budget, in termini di tempi e costi (figura 2).
La vendita su commessa: problematiche e caratteristiche
Quante volte capita di gestire una commessa o un progetto e andare fuori budget, fuori tempo e rincorrere i risultati? Un motivo per cui i progetti di innovazione o commesse di produzione non ripetitive disattendono gli obiettivi di risultato, costi e tempi riguarda la mancanza di visibilità di informazione tra i livelli aziendali coinvolti, ovvero responsabili, project manager e team di lavoro.
Consegnare prodotti complessi e personalizzati in tempi brevi, come nel caso di Meccanica Pi.Erre, complica ulteriormente lo scenario e diventa fondamentale disporre di un adeguato strumento di supporto alle decisioni.
La gestione destrutturata e frammentata di progetti e commesse ostacola la condivisione delle informazioni e delle priorità dei progetti e delle commessa, e impedisce il coordinamento delle gestione e della pianificazione delle attività. Quindi, manca una consapevolezza complessiva dei progetti in corso, rincorrendo continuamente i risultati e sovraccaricando le risorse.
In sostanza, Project Management, Pianificazione e Controllo di gestione sono processi critici, che se gestiti opportunamente, supportano le aziende a ottimizzare l’allocazione delle risorse, ridurre i costi, massimizzare la tempestività delle consegne.
Oltre alla complessità legata alla variabilità del contesto, esiste una criticità correlata agli strumenti a supporto di questi processi: le attività sono frequentemente gestite con tabelle Excel oppure moduli software creati ad hoc; gli strumenti non sono né integrati tra loro e né con l’architettura informativa aziendale, ostacolando la collaborazione tra le risorse e lo scambio di informazioni.
In una tipica PMI del mondo della macchina speciale (machinery), come è appunto l’azienda bresciana analizzata, il contesto può essere altrettanto complesso perché le attività necessarie alla realizzazione di una commessa coinvolgono diverse unit:
- la vendita che deve negoziare una data di consegna realistica;
- la progettazione (meccanica, elettronica, software, idraulica, …) che definisce le specifiche di prodotto e i materiali necessari;
- gli acquisti per l’approvvigionamento dei materiali;
- i reparti di produzione e montaggio, che solitamente consumano la quota parte maggiore di effort nella realizzazione del bene;
- le funzioni di collaudo, installazione e messa in servizio, che costantemente devono recepire eventuali ritardi e scostamenti rispetto al piano per poter ri-pianificare con il cliente le attività di training e avvio del bene on-site.
Se mancano gli strumenti gestionali adeguati
A fronte di una limitata copertura di questi processi da parte di sistemi standard (quali ERP per esempio), la soluzione adottata è quella di sviluppare, con creatività, molteplici file personali (tipicamente con Excel), creando compartimenti stagni che pianificano le proprie risorse senza avere una visione di quello che accade a monte e a valle delle proprie attività.
In questi contesti è difficoltoso, e oneroso, rispondere a domande essenziali per il corretto svolgimento delle attività aziendali, in grado di garantire la redditività della commessa e del progetto:
- La data di consegna richiesta dal cliente può essere rispettata?
- Qual è la capacità, la disponibilità e il carico delle risorse aziendali considerando l’intero portafoglio di progetti e commesse attive?
- Come questi elementi variano a fronte dell’ingresso di una ulteriore commessa o progetto?
- Qual è il costo di ogni commessa e del progetto, a preventivo e a consuntivo?
E questa è proprio la situazione che si è trovata a dover affrontare Meccanica Pi.Erre: l’azienda ha fatto affidamento sullo sviluppo di una serie di file e tool per la pianificazione delle proprie attività, ognuno dei quali legato a una diversa funzione piuttosto che a differenti livelli gerarchici, proponendo viste più o meno operative a seconda dell’interlocutore.
“Tale evoluzione – ha spiegato Federica Pederzoli, responsabile del coordinamento e della pianificazione in Meccania Pi.Erre – ha generato molti file Excel di supporto slegati dai sistemi informativi pre-esistenti (gestionale, sistema di monitoraggio delle attività di reparto – MES). Questo arcipelago di file ha il vantaggio di essere estremamente flessibile, a scapito però dell’integrità del dato (per esempio la modifica della data di rilascio dei disegni tecnici all’interno del planning dell’ufficio tecnico non ha nessun impatto sull’inizio dei lavori in produzione) e della collaborazione tra enti e funzioni (per garantire un continuo allineamento tra i responsabili di funzione era stato formalizzato un meeting di diverse ore in cui le persone prendevano atto delle ripianificazioni delle fasi a monte e aggiustavano di conseguenza il proprio piano dei lavori)”.
Meccanica Pi.Erre manifestava delle criticità dovute a questa architettura informativa, legate a:
- Frammentazione delle informazioni, spesso duplicate e aggiornate solo a livello personale e non condivise con altri enti.
- Processo di pianificazione, svolto manualmente dal responsabile di funzione, che pianificava il coinvolgimento delle risorse sulla base della visibilità sulle proprie risorse o della singola commessa.
- Attività di pianificazione e di gestione delle commesse, svolte in un’ottica mono-commessa e non in ottica multi-commessa (multi-project management), perché mancava la completa visibilità interfunzionale e trasversale del portfolio delle commesse attive.
- Processo di controllo e verifica dell’avanzamento dei lavori, articolato e laborioso. Rispondere alle seguenti domande era sempre complicato: Quale è lo stato di completamento delle attività? Quanto è in linea con la pianificazione prevista? Quanto tempo stanno dedicando le risorse per ogni commessa?
Un nuovo modo di affrontare la gestione di progetti e commesse
Attraverso una prima fase di analisi dei processi aziendali, declinata in una serie di interviste con tutti i responsabili di funzione al fine di inviduare (a) le attività svolte per la programmazione e pianificazione delle commesse, (b) le responsabilità e i ruoli coinvolti, (c) nonché i sistemi informativi a supporto, sono emerse una serie di possibili direttrici di evoluzione e miglioramento dei processi che l’azienda ha intrapreso.
Dopo una snella riconfigurazione e re-ingegnerizzazione dei processi, si è optato per inserire un nuovo strumento informativo in grado di garantire allo stesso tempo una maggiore integrazione tra le funzioni aziendali ed una semplificazione delle attività (manuali) svolte sino a quel momento, senza modificarne radicalmente la struttura. L’azienda ha quindi adottato GECO (vedi sotto), soluzione di IQ Consulting, che ha consentito la sostituzione di tutti i cruscotti e tabelle Excel e MS Project, che tradizionalmente sono impiegati in azienda a supporto della pianificazione delle risorse aziendali, integrando in una sola piattaforma multi-utente diverse viste e cruscotti utili sia ai responsabili che necessitano di poter visualizzare lo stato di avanzamento delle attività ed individuare scostamenti rispetto al piano elaborato, sia funzionalità che abilitano una pianificazione grafica multi-commessa e multi-progetto, facile e accessibile anche ad utenti non necessariamente formati.
È uno strumento che ben si sposa con contesti in cui vi siano in azienda persone parzialmente dedicate all’attività di gestione e controllo, ma anche nel caso in cui vi siano risorse dedicate a tempo pieno per avere un controllo fine e accurato. L’applicativo richiede pochi dati essenziali alla pianificazione, coordinamento e monitoraggio delle attività, riducendo al minimo l’impegno di data entry per il suo avvio e per il conseguente mantenimento in esercizio.
GECO viene erogato prevalentemente in modalità cloud, anche se è prevista un’erogazione on-premise. In entrambi i casi, l’attivazione è inferiore al giorno, anche in modalità SaaS perché per ogni cliente viene creata un’istanza indipendente con un database dedicato.
Meccanica Pi.Erre ha adottato GECO un anno fa in modalità cloud: “Da quel momento le informazioni sono gestite, aggiornate e reperibili in un’unica piattaforma, con privilegi di lettura e scrittura diversi. La pianificazione è integrata, grafica e multi-progetto e la parte di contabilità offre funzionalità per il controllo dei costi a preventivo, in avanzamento e a consuntivo. Inoltre, è possibile confrontare la stessa commessa nel tempo per evidenziare le differenze tra quanto pianificato e quanto realmente successo”.
Ma non si tratta “solo” di gestire meglio il singolo progetto: “Fra i molteplici vantaggi ottenuti dall’installazione di GECO, quello per noi più innovativo è stato sicuramente la possibilità di avere una visione complessiva multiprogetto a diversi livelli di sintesi, partendo dalla commessa, fino al dettaglio di attività della stessa tipologia”, ha concluso Pederzoli.
GECO, l’applicativo per gestire progetti a commessa
GECO, sviluppato da IQ COnsulting, è un applicativo appositamente pensato per le aziende che lavorano su commessa o, più ampiamente, che operano per progetti: supporta il coordinamento delle attività del progetto, la pianificazione grafica delle risorse in ottica multi-progetto ed infine supporta la contabilità di progetto.
È una soluzione professionale che centralizza tutti i dati delle commesse / dei progetti e può essere fruita tramite qualsiasi web browser: le informazioni sono condivise con privilegi di lettura e scrittura configurabili.
È un applicativo end-to-end, che supporta i processi dalla pianificazione delle attività e delle risorse, sino al loro consuntivo e consente ai responsabili aziendali di avere una visibilità completa dei progetti, ai project manager di disporre di uno strumento pensato per loro e permette al team di lavoro di conoscere quali sono le attività a loro assegnate. GECO è completamente integrabile con il gestionale aziendale o con il sistema di raccolta ore eventualmente già presente in azienda.
