Il rapido mutamento degli scenari competitivi, l’internazionalizzazione del business e la crescita per linee esterne: questi i principali fattori che hanno determinato in Calligaris – notissimo brand del settore arredamento – l’esigenza del rinnovo del sistema ERP. Con il supporto del proprio partner ultraventennale Sinfo One, l’azienda sta quindi lavorando al progetto di upgrade, cominciato a fine dell’anno scorso e che terminerà in giugno. La tecnologia in questione è Oracle JD Edwards, implementata ormai una ventina di anni fa e nel corso del tempo aggiornata per rispondere, con EnterpriseOne, alle attuali esigenze del mercato.
Perché rinnovare il sistema ERP
“Per affrontare il millennium bug – racconta Paolo Michielin, direttore IT di Calligaris – prima del 2000, Calligaris ha scelto di implementare l’ERP realizzato da JD Edwards. In quel periodo, inoltre, era stata aperta la filiale in USA e lo stabilimento produttivo in Croazia. Serviva quindi una soluzione unica che facilitasse l’organizzazione di produzione e commercializzazione”. Soluzione che è stata successivamente aggiornata, nel 2008 e nel 2016, in base ai rilasci del produttore, che dal 2005 è Oracle.
“L’anno scorso – prosegue Michielin – ci si è resi conto che il fiorire di applicazioni e servizi richiedeva un rinnovo dell’ERP. Le esigenze emerse sono molteplici: da un lato poter fruire di un’interfaccia moderna e veloce, di una soluzione in grado di automatizzare parti delle applicazioni facilitando lo scambio di dati interno e anche lungo la filiera; d’altra parte, serve che la nostra tecnologia abbia tutte le certificazioni necessarie per essere utilizzabile in qualsiasi mercato, per poter dialogare in sicurezza con altre applicazioni. Pensando all’eCommerce internazionale, alla possibilità di fondere al nostro interno altre realtà, avevamo bisogno di un repository che garantisse un dato univoco, sempre disponibile per i vari servizi che abbiamo e che progetteremo”.
“Calligaris è cambiata molto – osserva Bruno Pelosi, Client Manager Sinfo One – rispetto a quando l’abbiamo conosciuta: ha arricchito la propria offerta prodotti e aumentato i canali distributivi. Inoltre, ha compiuto importanti acquisizioni che ne hanno ampliato il campo d’azione, basti pensare all’acquisizione nel 2019 di Luceplan, importante operatore nel settore dell’illuminazione. Dal punto di vista tecnologico, il database doveva essere aggiornato perché la soluzione utilizzata non era più supportata da Oracle. Tutto ciò rappresenta importanti sfide per il sistema IT”.
L’e-commerce (sia B2CB sia B2C) richiede integrazione dei sistemi e capacità di dialogo in real time, parallelamente per realizzare le operazioni di acquisizione serve far dialogare i sistemi, promuovere collaborazione a distanza e, quindi, predisporre modelli di business che favoriscano collaboration anche tra sedi distanti e in realtà appartenenti a culture differenti.
Le fasi di implementazione del nuovo sistema ERP
La scelta tecnologica si è basata dunque su una serie di motivazioni. Indubbiamente, la soluzione JD Edwards, soprattutto in seguito all’acquisizione da parte di Oracle, ha avuto una grande accelerazione in termini evolutivi.
“È stato valutato – ha aggiunto Michielin – lo scenario di un cambio radicale di tecnologia. Ma ci siamo resi conto del fatto che lo sforzo non sarebbe stato neanche minimamente paragonabile a quello che stiamo compiendo ora. Avevamo preso in considerazione questa eventualità pensando in modo particolare alle necessità di verticali specifici per il nostro mercato. È il caso dei configuratori di prodotto per l’eCommerce, soluzioni molto complesse per aziende come la nostra che hanno tantissimi prodotti. Si è preferito, però, far fronte a questo bisogno con sistemi esterni specializzati in quest’ambito che dialogheranno con l’ERP. La capacità di integrazione di quest’ultimo lo consente e quindi ci connetteremo a un configuratore sia tecnico che visuale specializzato nelle soluzioni dell’arredamento.
La conferma del partner tecnologico, Sinfo One, a cui appoggiarsi durante l’implementazione è avvenuta non solo perché già conosce Calligaris in modo approfondito, grazie alla lunga collaborazione e all’affidabilità che l’ha sempre caratterizzata. “Ha sicuramente contato – ha aggiungo Pelosi – anche la nostra esperienza e le referenze ottenute in tanti altri progetti, che dimostrano grandi capacità ed efficaci metodologie di gestione dei clienti finali e delle problematiche che possono presentarsi durante lo svolgimento delle attività”.
Il go live della prima parte del progetto è avvenuto a inizio aprile con la sostituzione del database. Entro i primi sei mesi del 2022 ci si aspetta di concludere il tutto. Verranno installati tool per facilitare l’integrazione applicativa, l’aggiornamento costante (o se necessario real time) dei dati e l’automazione dei sistemi.
“Oltre a me – dice Pelosi – in qualità di capo progetto, Sinfo One ha messo in campo 3 tecnici che stanno lavorando al progetto a seconda delle varie fasi. In particolare, nella prima parte, ha lavorato un esperto di database, poi si avvicenderanno le persone necessarie per le personalizzazioni. Personalizzazioni che verranno, ove possibile, realizzate anche con tool automatici”. Calligaris, con i suoi uomini IT, si occuperà infine dei test applicativi.
I benefici attesi dalla nuova tecnologia
“L’azienda – sintetizza Pelosi – aveva la grande necessità di allineare i sistemi delle varie realtà interne e acquisite. E voleva fruire di una comunicazione tra i sistemi che fosse veloce, immediata.” In riferimento, per esempio, al commercio elettronico ci si aspetta un colloquio costante tra ERP e il portale clienti in modo da velocizzare le lavorazioni inerenti agli ordini di vendita.
Oggi per Calligaris è impossibile prescindere da un data entry esclusivamente compiuto dagli operatori. Con le nuove soluzioni, l’obiettivo è introdurre automatismi, o quanto meno semi-automatismi, per arrivare a breve alla generazione automatica dei documenti.
Progetti per il futuro
Attualmente il sistema ERP di Calligaris è on premise, nel prossimo futuro, probabilmente si penserà a strutture più snelle, facendo riferimento all’as-a service.
“Sinora – si lamenta Michielin – abbiamo fatto i conti su una connettività non particolarmente affidabile. Sicuramente anche nella nostra zona le cose stanno migliorando, ma non ci possiamo permettere di rischiare di fermare tutto per inagibilità della rete”. In una prospettiva a medio termine le cose sono, però, destinate a cambiare.
“Anche in occasione di questo progetto – conclude Michielin –forti di un solido ERP, guarderemo alla continua innovazione, adottando sempre di più lo standard e valutando il cloud per innovare il parco tecnologico”.
