Il metodo Design Thinking, volto alla risoluzione di problemi complessi attraverso visioni e gestioni creative, è sempre più utilizzato dalle aziende per progettare soluzioni digitali. Particolarmente interessanti sono quindi gli esempi di applicazione, dunque il design thinking cos’è e come funziona in Eni? Questa metodologia nel Gruppo ha accelerato la realizzazione di soluzioni digitali, in linea con il proprio programma di digitalizzazione avviato nel 2017, e ha creato da più di un anno un’apposita unità, la Digital delivery Unit.
Questa unità applica il metodo Design Thinking in tutte le fasi progettuali, partendo dal design per arrivare allo sviluppo delle soluzioni digitali. Per facilitare il processo creativo e favorire la contaminazione di idee, vengono creati dei team temporanei di lavoro, che includono i responsabili di progetto, il personale addetto all’Information Technology (IT), alle architetture IT e all’open innovation, oltre ai business partner IT di riferimento.
Le attività della Delivery Unit per i diversi progetti iniziano dal disegno fino al roll out; vengono creati team temporanei che includono il business, ovvero gli owner delle iniziative , persone dell’IT, delle architetture (soprattutto big data e tecnologie digitali) e dell’open innovation, oltre al business partner IT di riferimento.
“Usiamo in tutte le sue sfumature il Design Thinking, che non si presenta come una metodologia rigida, ma come un insieme di soluzioni e strumenti che si adattano di volta in volta al problema da trattare”, sottolinea Alessandra Fidanzi, Senior Vice President Digital Delivery Unit Eni. “La nostra sfida – spiega – è disegnare soluzioni e prodotti digitali realizzabili, non limitarci a generare idee”.
La metodologia viene impiegata con diversi obiettivi: per finalizzare la progettazione della digitalizzazione dei processi industriali, per verificare se una certa tecnologia sia la più adatta per portare valore in un determinato contesto, per rendere più efficienti i processi.
DT per i processi industriali
Un esempio riguarda l’utilizzo della metodologia nella fase di impostazione dei progetti Lighthouse di Eni, finalizzati alla digitalizzazione degli impianti operativi con le tecnologie più innovative. In questo contesto, la Digital Delivery Unit ha guidato la fase di configurazione del progetto, durata 4 settimane, in cui ha presentato ai potenziali utenti un primo prodotto già realizzato su altri impianti, andando a raccogliere le esigenze aggiuntive. “In una settimana siamo passati dalla fase di analisi, per capire cosa potesse interessare e soddisfare meglio i bisogni degli utenti) a quella di innovazione e design, con incontri quotidiani tra i team dedicati. Nelle settimane successive siamo quindi passati all’individuazione delle attività da svolgere, alla stima dei costi e alla definizione delle competenze necessarie allo sviluppo”, racconta Fidanzi.
Nella prima settimana si realizzano i primi sketch in modo che, una volta definito l’ambito prioritario, valutato effettivamente il bisogno e le sue caratterizzazioni, si possa procedere in parallelo: da un lato con la fase di user experience design e il completamento di un prototipo navigabile, dall’altro con la definizione del piano di progetto che dura mediamente sette mesi, con sprint da due/tre mesi circa.
Design thinking cos’è e come funziona per testare una tecnologia
Come si è detto, la metodologia DT viene usata anche per verificare se una certa tecnologia sia la più adatta per la digitalizzazione o per creare valore.
L’esempio è l’uso fatto in Eni con la blockchain. Ci si è chiesti se questa tecnologia potesse essere adatta per digitalizzare un processo di risk management fortemente manuale. “Con il design classico (assessment, co-creation e co-design) abbiamo connotato il journey del processo, definendo le personas, i diversi soggetti interni e le funzioni che si scambiavano informazioni per la gestione del progetto”, spiega Fidanzi. Questo approccio, anche attraverso il confronto con esperti esterni, ha portato ad indentificare la blockchain come la tecnologia più adatta per soddisfare i requisiti e digitalizzare il processo rendendolo più efficiente.
Un altro esempio su cui stiamo iniziando a lavorare è il caso di un nuovo progetto in ambito Risorse Umane (HR) dove valuteremo come utilizzare i dati messi a disposizione della funzione: “È la prima volta che si applica la metodologia DT per indagare l’utilizzo di strumenti di intelligenza artificiale (AI), partendo da tutti i dati disponibili di una funzione aziendale per sviluppare soluzioni innovative”. La valutazione dei dati sarà preceduta da un workshop per aumentare la consapevolezza dell’HR sulle caratteristiche dell’AI: cos’è, cosa fa, come ragiona, cosa deve fare il business per permettere agli algoritmi di interpretare il patrimonio di dati. Si porteranno esperienze interne in ambito sicurezza dove, grazie all’AI, si è riusciti ad estrarre valore da documenti pdf e word. Fidanzi aggiunge: “Integrare la letteratura con l’esperienza aiuta le persone del business ad avvicinarsi alla digitalizzazione”.
Digitalizzare per rendere più efficienti
“Negli ultimi tempi la richiesta che ci viene posta più di frequente dai diversi dipartimenti è quella di aiutarli nella digitalizzazione dei processi. Ci chiedono come sia possibile digitalizzare e rendere più efficienti i processi”, dice Fidanzi.
In ogni caso non si parte già con un’idea tecnologica, ma si aiuta il team a disegnare tutte le fasi del progetto, sfruttando al massimo le potenzialità offerte dalla tecnologia e arrivando talvolta anche a ridefinire alcune parti di processo. Obiettivo dell’attività è focalizzarsi sulla comprensione di come le tecnologie possano supportare i processi per migliorare il modo in cui si lavora, in una logica di semplificazione e di valore.
Workshop per creare opportunità e consapevolezza
La Digital Delivery Unit promuove workshop di una giornata, generalmente in collaborazione con l’unità Open Innovation e con la presenza dell’IT, nel corso dei quali si illustrano le tecnologie in termini generali con un focus sugli ambiti specifici dei partecipanti. “Cerchiamo di far capire cosa una tecnologia possa, ma anche non possa fare”, sottolinea Fidanzi che porta come esempio l’AI, dove è importante far comprendere agli addetti ai lavori l’impegno loro richiesto come interpreti dei dati, per classificarli e metterli in relazione. “Alla fine del workshop stimoliamo il business a generare idee da realizzare e rielaboriamo i risultati passando dalle idee alla descrizione del prodotto, che riassume quanto è emerso razionalizzando organicamente tutto il lavoro creativo del business”.
In altri casi, invece, la Digital Delivery Unit promuove workshop dedicati alla generazione di idee o alla condivisione e personalizzazione di soluzioni già realizzate, promuovendo sinergie trasversali, soprattutto nel caso dei processi interni.
Benefici e criticità
Cos’è e come funziona il design thinking in Eni oggi? Quali vantaggi sta portando? Uno dei principali benefici di questa metodologia è la sua capacità di portare a bordo le persone fin dall’inizio, coinvolgendole e capendo di cosa hanno bisogno per poter così realizzare il prototipo rendendo tangibile il prodotto con il prototyping. Questo aspetto garantisce la successiva implementazione ed evita di tornare sul disegno del front end andando direttamente in sviluppo e consentendo di concentrarsi sul back end.
“È difficile quantificare esattamente i benefici della metodologia DT, ma certo l’accelerazione dei processi può considerarsi di per sé un beneficio”, conclude Fidanzi, indicando come criticità l’iniziale diffidenza che porta con sé per un approccio creativo completamente al di fuori dalle classiche metodologie utilizzate fino ad oggi. È, però, una difficoltà che si può superare coinvolgendo le persone fin dalle fasi iniziali, con workshop dedicati a illustrare concretamente la metodologia e il suo valore.
