Le esigenze principali di New Crazy Colors erano quelle di rinnovare la tecnologia ERP e integrarla con soluzioni per il CRM.
“All’inizio del 2020 – ha dichiarato Gianpiero Allegri, Chief Executive Officer di New Crazy Colors – Gruppo Italiano Progetti (già proprietario del brand Bertone Design) ha acquisito New Crazy Colors. Quest’ultima lavorava con una versione di un gestionale TeamSystem non più supportata ed utilizzata in modo molto limitato. La nostra esigenza era quella di dotare una realtà vivace e affermata nel proprio settore di tecnologie più evolute che le consentissero di consolidare e sfruttare il suo patrimonio di dati”.
Ma com’è andata la vicenda? Riavvolgiamo il filo.
Cos’è New Crazy Colors e come ha approcciato la nuova tecnologia
New Crazy Colors è nata nel 1993 quale atelier pensato per mettere in pratica idee originali e stravaganti nell’ambito della realizzazione delle vetrine per i negozi di lusso. Ampliando poi nel tempo le proprie attività, New Crazy Colors si è contraddistinta come fabbrica di idee, dove costruire progetti di varia complessità nel settore del retail (concept, design e produzione di vetrine, pop-up e interni) e nel visual merchandising (concept, design e produzione di accessori per l’esposizione dei prodotti; corsi formativi). Oggi New Crazy Colors è una azienda multinazionale con due sedi di produzione, in Italia, a Monza, e a Shanghai, in Cina.
La società impiega 39 persone nella sede brianzola e 11 nella filiale cinese (che ha un gestionale locale nel rispetto della legislazione vigente in Cina). Il fatturato globale (pre Covid) di New Crazy Colors è intorno ai 12 milioni, 10 riconducibili all’Italia e il resto al Paese asiatico.
“New Crazy Colors doveva rinnovare il proprio software gestionale– ha raccontato Allegri – che, tra l’altro, per lo più veniva usato solo in area contabile. Avevamo invece bisogno di integrare il gestionale con altre soluzioni, in particolare, in ambito CRM. Naturalmente, sapevamo che parallelamente all’introduzione di tecnologia nuova sarebbero dovuti cambiare anche i processi di lavoro, ma siamo pronti a rivedere le procedure in un’ottica di maggiore efficienza delle modalità operative”.
“New Crazy Colors era una società artigianale – ha continuato Allegri – ma ha sviluppato una organizzazione strutturata che fa della propria artigianalità una caratteristica distintiva, il recente sviluppo si caratterizza per la managerialità, cosa non del tutto scontata in realtà come le nostre. Questo ci consente da una parte di differenziarci dalle grandi organizzazioni competitor che producono in serie e, d’altra parte, di avere aree commerciali e amministrative ben organizzate. E per tutto questo la tecnologia è imprescindibile”.
L’importanza del system integrator
New Crazy Colors ha autonomamente deciso di rinnovare la fiducia a Team System e quindi di aggiornare il sistema che aveva già in casa. Volendo però integrare nuove funzioni doveva necessariamente far riferimento a un partner tecnologico per la gestione del progetto. La scelta a tal proposito è stata particolarmente importante per l’azienda cliente che in un partner di questo tipo cercava tempi di risposta veloci a domande e dubbi e un rapporto stretto per avere tutti i consigli necessari.
“Abbiamo deciso di affidarci a Cata, preferendolo al precedente system integrator – ha spiegato Allegri – perché riteniamo che un partner tecnologico debba avere una struttura dedicata che garantisca competenze e reattività. È importante che il system integrator di riferimento conosca il settore in cui opera il proprio cliente per dare indicazioni utili mirate”.
Come si è sviluppato il progetto
Per delineare la roadmap di progetto e poi implementare il tutto si è dato vita a due gruppi di lavoro formati da persone del system integrator e dell’azienda cliente, includendo entrambi il capo progetto tecnico di New Crazy Colors. In particolare, uno di questi team è dedicato all’ERP e ad esso, da parte di New Crazy Colors ha partecipato, oltre al capo progetto, il responsabile acquisti che conosceva bene le procedure interne. L’altro, destinato al CRM, ha coinvolto sin da subito il responsabile commerciale.
“Da parte nostra – ha affermato Andrea Ballo, sales di Cata – il team di progetto è composto da 3 consulenti applicativi specializzati nelle soluzioni Gestione Progetti e Commesse, CRM e Area Finance”.
Da un punto di vista prettamente tecnico, il progetto prevede la migrazione da una versione del software Teamsystem in dismissione al prodotto di punta TeamSystem Enterprise; l’infrastruttura hardware, invece, interamente virtualizzata, è stata oggetto di una minima revisione in ottica di potenziamento delle capacità di calcolo. Più nello specifico, si è deciso di utilizzare le funzionalità standard dei vari moduli del software gestionale; in quanto le necessità manifestate da New Crazy Colors sono state risolte con l’avvio di moduli software verticali specifici come Gestione Progetti e Commesse e CRM.
“Abbiamo avviato le analisi del nostro ambiente informatico nei primi mesi di quest’anno – ha raccontato Allegri – e la migrazione è stata completata nei due mesi successivi per quanto riguarda l’ERP, mentre il popolamento del Database del CRM sarà completato in autunno. Si tratta di un’operazione particolarmente importante, perché uno dei nostri principali obiettivi era proprio quello di consolidare il nostro know how. Abbiamo bisogno di far tesoro di tutte le informazioni relative ai nostri utenti finali, non possiamo permetterci che questo patrimonio, per esempio, vada perduto con le dimissioni di un nostro collaboratore”.
“Complessivamente – ha specificato Ballo – il progetto ha una durata di 4 mesi, siamo partiti dall’analisi specifica dei processi per poi configurarli nelle funzionalità di TeamSystem ERP. Vi è stato quindi un periodo di formazione che ha permesso ai futuri utenti di svolgere le loro attività in un ambiente parallelo lasciando al sicuro i dati. Successivamente alla fase di test e rilascio abbiamo affiancato gli utenti per gestire la nuova operatività quotidiana. Lo step 2 è rappresentato dall’implementazione del modulo Gestione Progetti e Commesse e successivamente dall’inserimento del CRM per gestire la nuova organizzazione vendite e marketing.”
“Sul fronte di change management e riorganizzazione interna – ha concluso Allegri – abbiamo concepito una serie di attività che sono state attivate una volta completata la migrazione e che proseguono con uno specifico piano fino al prossimo autunno”.
“Devo dire lato Cata – ha concluso Ballo -che stiamo collaborando con un’azienda che si è rivelata smart e propensa all’innovazione. Del resto, mi è sempre piaciuto e credo che sia loro molto confacente ed esplicativo dello spirito che li contraddistingue lo slogan riportato sull’homepage del sito “Non facciamo cose, facciamo accadere le cose””.
