Ha compiuto da poco 40 anni e li porta senz’altro molto bene: fatturato globale 2018 di oltre 12 miliardi di dollari, più di 7.500 dipendenti, presenza diretta in 39 Paesi, Italia compresa.
Nel nostro Paese, Biogen, gruppo specializzato nello sviluppo di terapie biotecnologiche innovative per persone affette da gravi patologie neurologiche (tra cui sclerosi multipla, Alzheimer, Parkinson, Sla-sclerosi laterale amiotrofica), è attiva dal 1997 e ha un’affiliata indipendente dal 2011: dal 2013 al 2018 si è classificata per sei anni consecutivi fra le aziende Best Work Place in Italia, raggiungendo il quinto posto nella categoria medie imprese proprio lo scorso anno.
Il 90% dei clienti di Biogen Italia è costituito da enti e istituti pubblici, per cui l’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B lo scorso 1° gennaio non ha colto impreparata l’azienda, che ha dovuto apportare solo alcuni piccoli aggiustamenti, implementati sia sul fronte dei fornitori sia su quello dei clienti privati, con il supporto operativo di un provider all’esterno.
Una preparazione attuata su due fronti
Di fatto, la vera ‘battaglia’ affrontata da Biogen Italia per l’introduzione della fatturazione elettronica nei processi amministrativi e nelle procedure contabili abituali risale a circa quattro anni fa, con l’avvio dei preparativi in vista della data del 1° aprile 2015, quando l’obbligatorietà è scattata per le aziende in affari con enti e istituzioni della Pubblica amministrazione.
E anche nell’affrontare questo passaggio – sufficientemente irto di piccoli-grandi problemi –, Biogen Italia ha scelto di mantenere un approccio, per così dire, da ‘best in class’, senza risparmiare il tempo, le competenze e le energie necessarie per mettere a fuoco ogni risvolto tecnico, informatico e operativo di tale transizione nel corso della fase preparatoria ben calendarizzata nei mesi antecedenti al fatidico 1° aprile.
“Il percorso di preparazione – spiega Ida Formigoni, Logistics & tender associate director di Biogen Italia e project leader del passaggio aziendale alla fatturazione elettronica – si è articolato su due fronti. Innanzitutto, al nostro interno: il gruppo Biogen è dotato di un unico sistema Oracle, su cui convergono le filiali di tutti i Paesi; perciò abbiamo collaborato con il team IT internazionale per ‘personalizzare’ i processi informatizzati amministrativi e di fatturazione consolidati del gruppo e per andare incontro alle esigenze e alle necessità espresse dalla normativa italiana. E lo abbiamo fatto mantenendo costante l’obiettivo di privilegiare al massimo l’automatismo di tali processi e di limitare il più possibile gli interventi manuali”.
Così, nel corso dei mesi di preparazione, sulle agende dei responsabili (italiani e global) del progetto, sia sul fronte finance e amministrazione sia su quello dei sistemi informativi, chiamati a lavorare in team, sono stati fissati regolarmente gli incontri operativi indispensabili per condurre in porto nel migliore dei modi la fatturazione digitale Italian way.
La collaborazione con Farmindustria
“Sul fronte esterno – prosegue Formigoni – abbiamo collaborato a livello istituzionale con Farmindustria [l’Associazione confidustriale delle imprese del farmaco, ndr], per agire di concerto con le autorità delegate del Governo e delle Regioni, con l’intento di portare a fattor comune e allineare tutte le varie esigenze e richieste emerse dagli enti della Pubblica Amministrazione in termini di informazioni e di dati, e anche di format del documento stesso. La gestione di questo progetto ha visto anche il coinvolgimento dell’AgId (Agenzia per l’Italia digitale) anche per il supporto tecnico, e ci sono voluti mesi di lavoro serrato per arrivare a concordare delle linee guida uniche e condivise e un impegno reciproco da parte dei rappresentanti della PA e delle aziende di Farmindustria per tutti i principali aspetti della fatturazione elettronica. Va anche detto, però, che la nostra partecipazione a questo tavolo istituzionale ha offerto l’opportunità grazie ai contatti diretti con i responsabili della PA, di raccogliere con tempestività le esigenze e trasmetterle con la maggior chiarezza possibile al team IT all’interno del nostro gruppo”.
Cosicché, anche se non tutti gli enti della PA (come non tutte le aziende farmaceutiche, del resto) sono arrivati pronti all’appuntamento del 31 marzo 2015, per lo meno questo lavoro preparatorio di tessitura e definizione delle linee guida procedurali ha evitato a buona parte della filiera farma di “collassare” a ridosso dell’entrata in vigore della nuova normativa.
I risultati raggiunti in termini di efficienza e di tempistica
“Grazie a questo impegno parallelo sul fronte interno e su quello esterno – sottolinea Formigoni – Biogen ha ottenuto da subito risultati più che lusinghieri: il 1° aprile eravamo già in condizione di emettere regolarmente fatture digitali, senza passare per una fase d’interregno o, peggio ancora, ritrovarci in un’impasse perché era stato sottovalutato qualche dettaglio importante in sede di definizione del processo. Non solo: a ulteriore riprova dell’efficacia dell’attività di preparazione messa in atto per tempo, possiamo citare un tasso di documenti errati inviati nel circuito di pagamento nel primo semestre dall’entrata in vigore dell’obbligo inferiore all’1% circa, contro il 10% registrato complessivamente in media, nello stesso periodo, dalle aziende fornitrici della PA. Senza dimenticare, poi, che l’efficienza paga: la maggior precisione dei dati in fattura e la rapidità del loro invio hanno portato a una più veloce certificazione del credito e alla riduzione dei tempi di pagamento da parte della PA”.
Imprescindibili sono state anche la disponibilità e la collaboratività ottenute all’interno di Biogen da parte del team IT a livello internazionale.
“A livello normativo – commenta Formigoni – l’Italia viene percepita all’estero come un Paese un po’ particolare sotto certi aspetti, per cui la richiesta di recepire in fattura una serie di dati peculiari rispetto ad altre nazioni, in un primo momento non è stata semplicissima da comunicare al nostro internazionale. Per superare questo scoglio iniziale, prima di tutto abbiamo dovuto far comprendere bene al team IT perché i dati richiesti erano indispensabili e dimostrare che i processi da sviluppare sul piano informatico erano stati disegnati con precisione, prevedendo anche eventuali effetti collaterali”.
I vantaggi dell’automazione “spinta” del flusso del ciclo di pagamento, in entrata e in uscita, e del processo di fatturazione (sia in fase di inserimento dati sia in fase di controllo successivo) sono fuori discussione: “Con il tempo e le risorse risparmiati grazie a questo incremento dell’automatismo – conferma Formigoni – il focus sul cliente ha guadagnato parecchi punti in termini di qualità e di continuità. Ora i colleghi del team Logistics & Tender hanno modo di supportare meglio i clienti nel loro adeguamento ai processi automatici di fatturazione e nella risoluzione degli eventuali aspetti problematici: con un ruolo cioè più consulenziale e molto meno vincolato alla gestione operativa diretta dell’attività amministrativa”. Attualmente, all’interno di Biogen, la “personalizzazione” del processo di fatturazione elettronica è valida solo per la filiale italiana, ma non si può escludere che possa essere estesa anche ad altri Paesi (come, per esempio, il Portogallo), non appena entrerà in vigore l’obbligatorietà di emissione.
