Nella Regione Friuli-Venezia Giulia era presente, già prima dell’emergenza Covid, un’esperienza di smart working basata sul progetto nazionale VeLA (che sta per Veloce, Leggero, Agile) che aveva coinvolto circa 50 persone dell’amministrazione regionale con profili office. Questa esperienza si è però rivelata inadeguata nel momento del lockdown, per offrire supporto anche ai dipendenti della Sanità regionale e dei Comuni, a cui l’IT e l’in-house Insiel forniscono servizi come ricaduta del progetto infrastrutturale di connessione in fibra ottica degli enti regionali.
La soluzione di remotizzazione dei desktop
“Nel momento dell’emergenza, visto che le risorse della Regione e della controllata in-house Insiel erano provate dal lockdown, abbiamo ricercato una soluzione che abilitasse la gestione centralizzata e una di erogazione del desktop da remoto facilmente gestibile”, ricorda Massimiliano Varutti, IT e servizi di amministrazione generale presso la Regione Autonoma Friuli-Venezia Giulia.
Si è sfruttata un’analisi fatta in precedenza, relativa alla gestione dei desk top da remoto e si è scelta la piattaforma Parallels RAS (una soluzione VDI – Virtual Desktop Infrastructure) che offriva il giusto equilibrio fra costi, funzionalità, semplicità di installazione e di gestione del licensing. “Questo ultimo aspetto è stato importante per la scelta, viste le difficoltà nelle diverse fasi del procurement, tipiche di ogni amministrazione pubblica; cercavamo una soluzione che ci consentisse calcolare il ROI in modo semplice e non richiedesse la necessità di ricalcolo poter far fronte a variazioni delle licenze”, spiega.
In fase emergenziale è stata attivata principalmente la funzione base di remotizzazione del desktop tramite un portale che ha consentito ai dipendenti dei diversi enti (Regione, Sanità, Comuni) di collegarsi dai propri device (Windows, Mac, tablet e browser HTML5). Tutto ciò senza la necessità, per gli amministratori, di installare e configurare componenti software differenti per poter creare un sistema completo e senza la necessità di fornire i dispositivi, da parte di Comuni e Asl che avrebbero avuto difficoltà a farlo.
I risultati e benefici del progetto
Inizialmente Parallels ha fornito accesso remoto alle applicazioni aziendali tramite la funzionalità PC da remoto. Successivamente, l’infrastruttura VDI ha consentito l’accesso ai desktop e alle applicazioni di lavoro agli utenti delle tre differenti aree regionali. Complessivamente sono state attivate 2mila licenze che hanno consentito di operare in una situazione ibrida che prevedeva, anche durante il lock-down, alcuni giorni di lavoro in remoto e alcuni in presenza.
I tempi di implementazione (una decina di giorni) e il carico di lavoro dell’IT per la gestione della soluzione sono risultate coerenti con quanto programmato; oggi un piccolo gruppo di tecnici della in-houde Insiel si occupa della soluzione nel day-by-day e gestisce le variazioni (attivazione-disattivazione dei desktop secondo le richieste).
“Nel disegno della soluzione abbiamo cercato di sfruttare gli strumenti di gestione delle utenze regionali basate su tecnologia Microsoft – precisa Varutti – Per quanto riguarda i Comuni avevamo già in campo una soluzione centralizzata che ci consente di gestire quasi metà dei comuni da un dominio regionale e ci ha permesso di attivare diverse configurazioni tramite policy, ossia procedure semi-automatiche”.
La soluzione VDI identificata si inserisce in una serie di attività messe in campo per lo smart working. “La soluzione Parallels ci ha molto aiutato nella gestione e remotizzazione delle postazioni desktop anche nelle situazioni, come la sanità, con minor controllo sullo standard del software utilizzato, a differenza di quanto vale nell’Ente regione”, nota ancora Varutti.
Sul piano della comunicazione e collaborazione fra dipendenti che lavorano a distanza si è identificata una soluzione per la gestione dei meeting e la condivisione dei documenti da remoto come Microsoft Teams. “L’utilizzo congiunto di tecnologie di comunicazione, scambio dati e la possibilità di lavoro da casa ha introdotto novità positive nello svolgimento delle attività quotidiane dei dipendenti – sottolinea Varutti – Abbiamo ad esempio notato un aumento di produttività, soprattutto per riunioni, incontri, scambi, attività che assorbono una parte significativa dell’orario settimanale”. L’organizzazione e la disciplina della piattaforma di collaborazione obbliga a puntualità e rispetto dei tempi, mentre la necessità di mettere a disposizione prima e dopo la riunione la documentazione, genera maggior ordine. “C’è stato anche un effetto positivo di refresh tecnologico delle conoscenze dei dipendenti e un loro maggior apprezzamento degli strumenti tecnologici in precedenza sottoutilizzati”, aggiunge.
Oltre l’emergenza verso il new normal
La remotizzazione del desktop, così come realizzata con Parallels, garantisce un grado adeguato di sicurezza per la fase attuale, più di quanto non facciano soluzioni basate su VPN, secondo Varutti che sottolinea: “Resta aperta la necessità di migliore gestione dell’identità; lo smart working a regime abbatterà anche l’ultimo muro psicologico che consente di definire un dentro e un fuori, rispetto all’amministrazione”. La conseguenza è che tutte le postazioni, indipendentemente dalla loro collocazione fisica, dovranno essere considerate possibili fonti di attacco; ciò comporta la scelta di soluzioni che da un lato garantiscano l’identità dell’utente e dall’altro la sicurezza per il traffico di rete. “Stiamo già pensando a come allargare i servizi che d’ora in avanti saranno basati su SPID – aggiunge – Con il passaggio dalle soluzioni web based, o comunque ospitate nel data center, a soluzioni di SaaS, prevediamo la rivisitazione di tutti gli aspetti sicurezza dell’applicazione”.
La proiezione al futuro non si limita alle problematiche di sicurezza. Visti i risultati positivi fin qui riscontrati nell lavoro a distanza, ma anche, purtroppo, il permanere dell’emergenza, l’IT della Regione Friuli-Venezia-Giulia si sta attivando anche per trasformare il lavoro agile in una modalità standard di erogazione di servizi e per supportare in questo gli enti locali. A questi già oggi l’IT regionale fornisce servizi di base, attualmente fruibili in modalità web, come il collegamento a Internet, la posta elettronica, l’hosting presso il data center regionale, l’antivirus, la Pec e la firma elettronica, il software di gestione del flusso documentale, contabilità, stipendi, gestione determine e delibere, ecc: “Abbiamo in campo alcuni progetti su fondi europei per poter erogare al meglio i servizi agli enti locali, in direzione di una gestione agile, non legata alla postazione di ufficio, ma pensati per una postazione di lavoro totalmente virtualizzata e indipendente dalla location fisica”, dice Varutti.
Durante l’emergenza i servizi in remoto hanno consentito alla maggior parte dei Comuni, piccoli e sottodimensionati, di continuare ad essere operativi per tutte le attività non legate alla presenza fisica e consentiranno anche in futuro all’IT regionale di migliorare il servizio al pubblico e ai partner istituzionali.
“Servizi SaaS e cloud based consentono di continuare a operare per tutti i servizi che non prevedono contatto con il pubblico – sottolinea Varutti – La tematica smart working, venuta alla ribalta causa della pandemia anche se in ambito Ict se ne parlava da tempo, dovrebbe essere l’occasione per un ripensamento della PA, non solo tecnologico ma soprattutto organizzativo”.
Serve a suo parere un cambio di prospettiva dove gli obiettivi di produttività immediati e di medio termine siano ben chiari, come ben chiaro deve il perché si fa qualunque cosa, la ragione di qualunque procedura.
“Per riformare la PA e ripensare il sistema Paese si deve partire dalla consapevolezza del valore dei dati che ogni amministrazione eroga, alla base di qualunque possibilità di innovazione”, è il messaggio finale.
