Al cuore di Interseroh TSR Italia, società milanese del gruppo Alba specializzata nella gestione del ciclo di rifiuti che nasce dalla fusione di Interseroh Service Italia e Remedia TSR (Tecnologie e servizi per il riciclo), oggi c’è un’applicazione core che si chiama T-Rex. Sviluppata da Beta 80 Group, system integrator che opera attraverso 4 business unit (ICT Services & Solutions, Supply Chain & Warehouse Management, Emergency & Crisis Management, ServiceNow Consultant), T-Rex è un’applicazione su Azure integrata con Business Central, l’ERP di casa Microsoft.
Quando, nell’agosto 2020, Stefania Giannone è approdata con il ruolo di IT Manager in quello che di lì a qualche mese sarebbe diventato Interseroh TSR Italia, il progetto T-Rex era in procinto di andare live come portale per i suoi fornitori che, nell’effettuare il servizio, devono rendicontare le missioni, allegare dati e documenti, fare i campionamenti ecc. Nonostante la fase così avanzata del progetto, occorreva tuttavia che ci fosse qualcuno che ne prendesse in mano le redini, perché non c’era un piano B e dal rilascio della soluzione dipendeva la vita stessa dell’azienda.
Dal metodo IT-driven alla business-driven organization
“Gestiamo i rifiuti domestici per dei consorzi che sono i nostri principali clienti – spiega Stefania Giannone -. Siamo legati, perciò, da contratti con i clienti e, contemporaneamente, da contratti con 55 fornitori che si occupano di svolgere i servizi di raccolta dei rifiuti e di smaltimento negli impianti distribuiti sul territorio nazionale”.
Il progetto T-Rex era nato con un metodo che si potrebbe definire “IT-driven”, mentre la nuova responsabile era ed è convinta che dovesse prevalere un approccio “business-driven organization, dove è il business owner che deve dire all’IT come deve funzionare una determinata tecnologia. A questo serve la governance in un progetto di trasformazione tecnologica: a stabilire ruoli e responsabilità”. Per riuscire nell’intento, Stefania Giannone anzitutto ha ridisegnato il board, il comitato strategico, e ha definito i vari workstream. “Ho assegnato business owner e key user – continua – e poi ho inserito al tavolo virtuale della governance anche i nostri stakeholder. Il nostro cliente principale, ad esempio, era estraneo alla stesura dei requirement, eppure continuava ad accampare delle giuste pretese. Per questo l’ho fatto diventare parte attiva di tutto il processo e nel progetto”.
L’end user è entrato così a far parte della governance del progetto, ma facendo riferimento ai key user per area, cioè operations e finance. “È estremamente importante indirizzare la comunicazione: il key user deve fare da primo filtro sia in fase progettuale sia di application maintenance. Nel momento in cui c’è un cambio dei requisiti o entra un nuovo requisito, è il business owner a essere depositario dei processi aziendali ed è colui che approva il change, ma è il key user che ha familiarità con i sistemi e li ha validati prima della verifica completa dei dati o User Acceptance Test, il test finale di validazione di tutta la catena”.
Come T-Rex è diventato il “bambino” di Interseroh
C’era inoltre un altro problema da risolvere e che l’IT Manager sintetizza con una felice espressione: “Per i dipendenti e il team interno, T-Rex non era il loro ‘bambino’, cioè qualcosa di conosciuto e che non si vedeva l’ora di veder nascere”. Occorreva fare in modo che lo diventasse. “Non si può andare in produzione – chiarisce – senza aver costruito relazioni tra le persone, relazioni con i sistemi e relazioni tra i sistemi”. Stefania Giannone può vantare una lunga esperienza internazionale a fianco di multinazionali, forte di una impostazione Waterfall consolidata anche mediante la certificazione PMP.
La metodologia Waterfall, nota anche come Liner Sequential Life Cycle Model, si basa sulla gestione del progetto fatta, appunto, tramite una successione a cascata di fasi distinte dello sviluppo del software. Beta 80, pur lavorando da sempre con metodo Waterfall, ha suggerito di realizzare T-REX attraverso un approccio Agile-Scrum, in cui gli stessi step del progetto vengono svolti in chiave iterativa. “Il successo del progetto è dipeso dall’incontro della mia impostazione Waterfall con l’impostazione Agile di Beta 80. Da una parte un’impostazione strutturata come da canoni della metodologia PMP, dall’altra la flessibilità del metodo Agile. Abbiamo sfruttato i vantaggi di entrambe le metodologie, ad esempio ricorrendo all’Agile nel momento in cui i requisiti non erano chiari. E questo ci ha permesso di partire nonostante tutto”.
Fiducia e partnership, la vera chiave del successo
Tra gli indicatori KPI utilizzati per verificare se il progetto stesse procedendo nella direzione giusta, quello principale è stato la soddisfazione del cliente. “Avevamo schedulato tutti i mesi l’incontro del comitato strategico – dice ancora Stefania Giannone – con un aggiornamento sull’andamento del progetto. In quella sede i rapporti si sono man mano distesi e il cliente principale si è dimostrato soddisfatto”.
Quello che ha fatto la differenza è stato soprattutto il rapporto di fiducia tra le persone. Il change management è partito da questa fiducia, nata a poche settimane dal go live. “Sono molto soddisfatta della partnership con Beta 80 per il fatto che è stato veramente un partner con cui abbiamo condiviso un obiettivo comune”. Possono esserci diversi esempi a tal proposito, ma quello più evidente è stata la disponibilità del team di Beta 80 a lavorare oltre gli orari di ufficio, di sera fino a tardi o addirittura nei weekend, senza che fosse sollecitato a farlo.
“Quando l’obiettivo è di tutti – conclude Stefania Giannone – allora vuol dire che abbiamo imparato davvero a lavorare insieme”. Un lavoro destinato a proseguire sia nell’attività di application maintenance, che comprende la risoluzione dei bug, sia nella manutenzione correttiva ed evolutiva di T-Rex, ma che potrebbe abbracciare in futuro ulteriore esigenze tecnologiche di Interseroh TSR Italia. Le due organizzazioni sono destinate a incrociarsi ancora lungo un cammino di sviluppo e innovazione.
