AstraZeneca è una multinazionale nata nel 1999 dalla fusione di due realtà farmaceutiche, la svedese Astra AB e la britannica Zeneca Group, che ha generato un colosso nel settore biofarmaceutico da oltre 20 miliardi di dollari di fatturato. Il Gruppo è presente in oltre 100 Paesi con farmaci utilizzati da milioni di pazienti nel mondo e investimenti in ricerca e sviluppo che superano il 20% del fatturato globale. In Italia opera con oltre 650 persone, 150 delle quali presso la sede centrale di Basiglio (alle porte Milano) e le restanti 500 dislocate su tutto il territorio nazionale.
L’elevata propensione a cogliere le opportunità di innovazione anche in campo IT ha spinto l’azienda a una grande trasformazione basata su cloud e tecnologie mobile, che ha favorito, da un lato, l’ottimizzazione dei processi interni all’organizzazione, conseguendo fra l’altro risparmi significativi, e dall’altro ha stimolato la ricerca di nuove opportunità di business abilitate dalla tecnologia.
“Siamo un’azienda farmaceutica globale che punta sulla ricerca scientifica e sulle tecnologie innovative – sottolinea Alberto Peralta, CIO di AstraZeneca Italia – Siamo di conseguenza consapevoli del contributo fondamentale che la tecnologia può portare in termine di ottimizzazione dei processi e, al tempo stesso, siamo molto interessati ai vantaggi che la digitalizzazione può offrire verso l’esterno”.
Who's Who
Alberto Peralta
Dal 2013 al 2017, in corrispondenza con una fase di transizione del business, si è realizzata una grande trasformazione dell’IT che ha avuto come fulcro l’insourcing di gran parte delle attività precedentemente date in outsourcing. Questo processo è stato accompagnato dalla scelta del cloud, che si è tradotta da un lato nell’adozione di soluzioni software in logica SaaS, come vedremo con maggior dettaglio in seguito, dall’altro con la migrazione in cloud di parte dell’infrastruttura e, al tempo stesso, il consolidamento e la semplificazione dei data center, dei server e delle applicazioni a livello globale.
La trasformazione complessiva ha consentito di superare un’impostazione molto a silos che creava difficoltà di comunicazione fra le differenti unità e generava un’organizzazione percepita come troppo lenta per rispondere alle necessità del business.
Dialogo fra Country e Holding
“Un ruolo fondamentale nella trasformazione è stato svolto dalla holding con iniziative e investimenti di una certa portata, resi possibili dalla massa critica del gruppo, partendo però dalle esigenze sul campo, identificate attraverso un costante dialogo fra centro e periferia. A queste si aggiungono attività specifiche che nascono direttamente dalle Country”, commenta il CIO italiano.
Le attività IT della Filiale italiana di AstraZeneca assumono particolare rilevanza negli aspetti commerciali e di delivery dei prodotti con l’obiettivo di semplificare le operazioni e massimizzare l’efficacia delle figure che operano sul territorio a livello commerciale e medico. “Le tecnologie digitali sono fondamentali per fornire informazioni sulle performance del business e migliorare l’interazione con i nostri interlocutori, attraverso i canali opportuni”, esemplifica Peralta. In quest’ambito un ruolo determinante è svolto dalla tecnologia mobile. In pratica l’organizzazione sul territorio è dotata di strumenti mobile (in gran parte solo di questi) attraverso i quali vengono veicolati i servizi applicativi a supporto dei principali processi.
“La strategia ‘mobile first’ che ci siamo dati come gruppo, ci ha visto come precursori in Italia, dove per primi abbiamo portato avanti l’iniziativa di dotare di dispositivi mobili tutta la nostra organizzazione – ricorda Peralta – Un altro esempio di soluzione ideata in Italia è quella per le informazioni sugli insight e il monitoraggio delle performance che è stata poi adottata dal Gruppo”.
Cloud, collaboration e mobile, le tecnologie chiave per la trasformazione
In sintesi, sono stati tre gli elementi di strategia fondamentali per la trasformazione digitale di AstraZeneca: la scelta del cloud, le soluzioni di collaboration, il mobile.
“Abbiamo spostato su cloud buona parte del nostro stack applicativo legacy, mentre abbiamo selezionato applicazioni in cloud come nel caso della soluzione CRM, adottando 3 anni fa Veeva, una soluzione pensata per il farmaceutico e molto diffusa in quest’ambito, che mette a disposizione un’app particolarmente efficace sul mobile, elemento determinante per la scelta”, ricorda il CIO.
Ove possibile sono dunque state adottate soluzioni in logica SaaS, come nel caso della soluzione CRM sopra citata, percorso seguito anche per le soluzioni di collaborazione, che offrono alle persone dell’azienda la possibilità di attività self service, meeting virtuali, condivisione informazioni e documenti, storage personale…
La scelta è caduta su prodotti collaudati e in continuo miglioramento come la suite Office 365, con Skype per i meeting virtuali, OneDrive come personal storage, Sharepoint Online e Box per la condivisione documenti. E’ stata adottata anche una soluzione per digitalizzare i flussi di firma contrattuali, DocuSign; sono stati digitalizzati i materiali promozionali per renderli fruibili on line e da mobile e adottata una soluzione in cloud. Per la gestione delle note spese è stata scelta una soluzione in cloud, Concur, utilizzata anche dalle persone del territorio, che rappresentano la parte preponderante dei dipendenti. A livello infrastrutturale sono stati implementati accordi con i principali player di mercato per quanto riguarda il cloud. “In sostanza alla filosofia SaaS in cloud abbiamo affiancato, in una logica ibrida, data center interni; l’integrazione fra i due mondi ci permette di lavorare in maniera armonizzata”, sintetizza Peralta.
Business partnership e technical leadership, le ricette per gestire la trasformazione
“Rispetto alla situazione precedente che vedeva un’organizzazione a compartimenti stagni, troppo lenta rispetto alle esigenze del business, oggi la realtà si è modificata anche grazie ad un cambio di mentalità che ha introdotto elementi di imprenditorialità, con il risultato di migliorare i ritmi di attuazione delle attività”, sottolinea Peralta. L’introduzione della tecnologia è stata dunque un fattore abilitante per andare nella nuova direzione, ma il cambio di mentalità che l’ha accompagnata è stato indispensabile per consentire la trasformazione.
Un elemento importante di trasformazione anche a livello dell’organizzazione è stato l’adozione dello smart working impensabile senza l’abilitazione della tecnologia. “Cambia il modo in cui lavoriamo e ci colleghiamo con gli altri, aumentando la flessibilità e portando al centro il tema della fiducia. Anche grazie a questi aspetti ci siamo trasformati come azienda”, commenta il CIO, che considera una chiave per il successo la business partnership. Gran parte dei progetti sono stati realizzati identificando un obiettivo comune con le persone del business, creando team di lavoro cross funzionali per conseguire il risultato atteso. Il lato IT ha definito risorse che hanno come compito di aiutare il business a capire i propri bisogni e guidare, ove necessario, grazie a un’ottima conoscenza di processo, per estrarre quello che veramente serve. “Un elemento indispensabile è la technical leadership, ossia la capacità di definire un elevato livello di credibilità nei confronti delle persone del business attraverso la conoscenza approfondita delle piattaforme che andiamo a mettere in campo”, aggiunge il top manager.
Ciò riconduce subito al tema degli skill, molto sentito a livello di holding nella fase di trasformazione, visto che il Gruppo veniva da una realtà in cui buona parte dei servizi erano forniti in totale outsourcing, come già accennato. Anche l’organizzazione è stata quasi totalmente rivista: sono stati creati global technology center e rafforzati quelli presenti nel resto del mondo che forniscono servizi a livello mondiale. Sono dunque entrate nuove persone e ri-qualificate le esistenti per assumere ruoli diversi dai precedenti attraverso un percorso molto importante.
Cogliere le occasioni di innovazione
AstraZeneca ha nel proprio Dna un forte orientamento all’innovazione e, al tempo stesso, la consapevolezza che gli stimoli arrivano anche dal mondo esterno. “Cerchiamo il confronto – dice Peralta – È nelle nostre corde fare di più e meglio ma ci rendiamo conto che non può accadere tutto solo dall’interno”.
La massa critica del gruppo, attraverso funzioni dedicate, permette anche alle unità IT locali di sfruttare lo scouting di tecnologie innovative realizzato a livello centrale. La società ha uffici strategicamente collocati a San Francisco, vicino dunque alla Silicon valley, mentre la nuova sede centrale sarà a Cambridge, per essere vicino al mondo della scienza, soprattutto in campo biomedico ma da cui anche l’IT può trarre vantaggio.
“Consideriamo tuttavia importante anche confrontarci con realtà locali, nel nostro caso italiane, legate al mondo delle start up e della ricerca, una propensione che ci ha portato a partecipare all’iniziativa Digital360 Awards. L’anno scorso per me è stata la prima esperienza, che considero molto positiva; è infatti un modo per facilitare il contatto fra industria e chi ha cose nuove da proporre; anche quando non ne nascono collaborazioni è un modo efficace per creare un contatto utile; il tempo è sempre poco e avere un momento per analizzare le novità, approfondire e confrontarsi con altri CIO è molto utile – sottolinea Peralta, che conclude – Considero l’innovazione un’attitudine che deve essere legata in modo costante all’attività di tutti i giorni”.
