Non solo la sanità e la finanza, anche il mondo delle telecomunicazioni combatte tutti i giorni la battaglia dell’innovazione perché deve essere sempre compliant. Le policy, però, impattano anche sulla crescita di un’azienda e, se non gestite, la possono anche limitare. Ecco perché servono soluzioni nuove ed efficaci, che migliorino l’efficienza e la produttività e proteggano da rischi sia legali che finanziari. Una l’ha creata Smart Flow per Retelit, e ha ottenuto un posto tra i finalisti dei Digital360 Awards nella categoria Automation.
Collaborazione in formato software
La soluzione risponde al nome di Power Flow Compliance Automation e ha l’obiettivo dichiarato di aiutare l’azienda a mettere ordine nel processo di compliance. Si tratta di un software cloud collaborativo dedicato nello specifico proprio alla compliance, che gestisce aspetti quali la gestione dei processi di scrittura, formalizzazione e approvazione dei documenti.
L’obiettivo è infatti agevolare procedure legate alla compliance step by step, occupandosi dell’approvazione di documenti, del monitoraggio del loro status e della storicizzazione di modifiche e revisioni dei vari documenti. La soluzione di Smart Flow risolve diverse sfide che da sola, un’azienda di settore diverso e con tante altre priorità fa fatica ad affrontare.
Un punto di riferimento unico
Dal punto di vista tecnologico, la piattaforma assegna in modo insindacabile le responsabilità per la creazione, l’aggiornamento, l’approvazione e la comunicazione delle procedure. È un punto unico di riferimento per la documentazione, accessibile a tutti e in grado di semplificare anche la creazione, la revisione e la diffusione dei documenti. Con la stessa soluzione di Smart Flow si riesce anche a informare delle nuove procedure tutti i dipendenti attraverso canali di comunicazione adatti ed efficaci. La realizzazione, affidata a un team multi-competenze di 7 persone, ha richiesto sei mesi.
Vantaggi fluidi e replicabili
Una simile innovazione riesce a rivoluzionare il business di una azienda. Lo fa offrendo vari benefici concreti e misurabili, partendo dalla minimizzazione interventi manuali, spesso per attività ripetitive e a basso valore aggiunto. Utile e funzionale anche la divisione di responsabilità e degli step in modo ordinati e su prenotazione.
Un altro vantaggio è costituito dal tracciamento e dal monitoraggio del processo, con la possibilità di visualizzare la cronologia, versione dopo versione, revisione dopo revisione. Questo ha aiutato a ottenere un processo fruibile, risultato a cui ha contribuito anche un chatbot integrato capace di distribuire informazioni con linguaggio naturale.
