Una importante società di gestione patrimoniale a livello europeo ha avviato un progetto di automazione documentale in collaborazione con Konica Minolta, con l’obiettivo di semplificare e rendere più efficiente la gestione delle richieste provenienti da canali eterogenei: e-mail, PEC e documenti cartacei.
Il progetto ha portato alla realizzazione di un Protocollo Intelligente, una soluzione integrata che combina tecnologie di Intelligenza Artificiale (AI), Robotic Process Automation (RPA) e Enterprise Content Management (ECM).
L’esigenza iniziale era quella di ridurre le attività manuali e ripetitive, spesso non tracciabili, che coinvolgevano più uffici e operatori. Considerando il contesto regolamentato e ad alta intensità documentale, la gestione delle comunicazioni inbound rappresentava un collo di bottiglia operativo e un potenziale rischio in termini di compliance e qualità del servizio.
Architettura modulare e automazione end-to-end
La soluzione tecnologica adottata si basa su un’architettura modulare e scalabile, che consente l’estrazione del contesto da testi e allegati destrutturati tramite AI, la gestione dei workflow da parte di bot RPA in modalità unattended e la generazione automatica delle risposte, validate dagli operatori. Tutte le operazioni sono tracciate end-to-end attraverso dashboard centralizzate, garantendo visibilità e auditabilità.
Il progetto ha avuto una durata di cinque mesi e ha coinvolto un team misto cliente-fornitore, composto da business development manager, project manager, sviluppatori e consulenti. Le attività hanno incluso la configurazione dei modelli AI, la definizione dei workflow, l’integrazione dei bot RPA e la validazione con gli utenti chiave. È stata inoltre prevista la formazione degli amministratori e il setup della governance operativa.
I benefici ottenuti sono significativi: riduzione fino al 90% delle attività manuali, maggiore rapidità ed efficacia nella risposta alle richieste, tracciabilità normativa e predisposizione all’audit. La soluzione è replicabile su altri processi documentali e garantisce continuità operativa, anche in contesti con elevati volumi di comunicazioni in ingresso.
Tra gli elementi distintivi del progetto si evidenziano l’approccio di co-innovazione tra team tecnico e cliente, l’uso combinato di AI generativa per l’analisi di testi destrutturati e RPA deterministica per l’esecuzione dei processi, e l’interfaccia no-code che consente configurazioni autonome.
L’architettura è già predisposta per espansioni modulari, rendendo il Protocollo Intelligente una soluzione adatta a scenari evolutivi e ad alta scalabilità.
Il progetto è entrato nella rosa dei finalisti per i Digital360 Awards nella categoria “Altre applicazioni/tecnologie”.
