In un mondo in continua evoluzione e sempre più guidato dalle tecnologie digitali, la Business Process Transformation è la chiave per allineare in modo dinamico, trasparente e sicuro le procedure aziendali agli obiettivi strategici e alle reali necessità degli stakeholder. A prescindere dal grado di digitalizzazione dell’organizzazione, infatti, oggi quasi tutto ciò che si fa all’interno di un’impresa – transazioni, redazione di documenti, cicli approvativi, interazioni con clienti e fornitori – lascia un’impronta digitale.
“Si tratta di dati preziosissimi, che rappresentano la vera natura dei processi aziendali, e rivelano come funziona, nel bene e nel male, l’organizzazione nel suo complesso”, spiega Alessandro Galaverna, Executive Vice Present della B. U. SAP di Present, tech company specializzata nella fornitura di soluzioni e servizi di consulenza per la digitalizzazione del business. “Opportunamente raccolte e analizzate, queste informazioni svelano abitudini, rischi e comportamenti relativi a ciascun processo di cui gli stessi utenti – e persino gli owner – spesso non sono consapevoli. Ed è utilizzando queste tracce, da visualizzare e correlare su dashboard unificate, che chi in azienda ha la responsabilità di disegnare task e flussi di lavoro può cominciare a farlo basandosi su fatti concreti, prendendo quindi decisioni informate anche quando si tratta di apportare modifiche funzionali e stabilendo di volta in volta le priorità in un’ottica nuova: quella della massimizzazione dei risultati attesi per l’intera organizzazione e non solo per una specifica linea di business” Galaverna.
Il ruolo del process mining nella Business Process Transformation
Sono le soluzioni di process mining che consentono di estrarre costantemente i dati dai processi e individuare elementi di valore, pattern ricorrenti ed eccezioni nascosti nelle prassi quotidiane e tra i sistemi IT. “Più nello specifico, la Business Process Transformation condotta attraverso piattaforme di process mining consente di adottare in modo sistematico e a tutti i livelli dell’organizzazione un approccio duttile ed efficace per trasformare i dati generati da attività informatiche, interazioni e transazioni in insight strategici, che a loro volta consentono di prendere decisioni migliori e più informate su una vasta gamma di operation”, aggiunge Galaverna. “Questo trasforma completamente il modo in cui si stabiliscono e verificano le performance di processo, in quanto oltre all’output di business, il risultato stimato può essere valutato in altre tre aree di potenziale successo: quella dell’eccellenza operativa, quella della soddisfazione del cliente e, per l’appunto, quella della trasformazione aziendale”.
L’approccio data-driven non è un punto d’arrivo, ma un percorso evolutivo
Una piattaforma evoluta di process mining offre tipicamente una suite di strumenti che permettono anche a utenti privi di competenze tecniche avanzate di modellare i processi in modo collaborativo, convalidare le regole di modellazione in automatico, creare report, gestire la documentazione dell’infrastruttura di processo, determinare l’impatto dei possibili cambiamenti attraverso veri e propri digital twin dell’organizzazione, allineare i processi alla strategia aziendale e, soprattutto, comprendere, migliorare e far evolvere costantemente i modelli lungo il percorso della digital transformation.
“Bisogna chiarire che affidarsi al process mining non vuol dire risolvere automaticamente tutte le inefficienze di processo”, precisa Alessandro Galaverna, “ma consente di agire in tempo reale maturando una visuale a 360 gradi e accedendo a strumenti analitici con cui diventa possibile effettuare simulazioni interattive per verificare quali possono essere i potenziali effetti di un qualsiasi intervento di modifica”.
Si tratta dunque di un processo continuo di monitoraggio e ottimizzazione delle procedure: man mano che si prende confidenza con l’approccio, il valore della pratica aumenta in modo esponenziale nel tempo, proprio perché una Business Process Transformation gestita con gli strumenti e le metodologie del data mining consente di misurare e affinare le stesse metriche con cui si valuta l’efficacia dei processi. Prerogativa, questa, che di solito non posseggono gli strumenti di business intelligence tradizionali.
Sfruttare il process mining per migliorare anche il risk management
Sviluppare flessibilità e adattabilità significa d’altra parte capire tempestivamente quali nuovi componenti di processo potrebbero rallentare la catena del valore e prendere, conseguentemente, le contromisure corrette, generando benefici significativi anche dal punto di vista del risk management.
La gestione del rischio, la sua mitigazione proattiva e la garanzia di conformità sono infatti driver essenziali dell’eccellenza operativa di un’organizzazione. Questo vale ovviamente per i settori altamente regolamentati, come quello finanziario e quello delle telecomunicazioni, sottoposti per definizione a forti pressioni nazionali e internazionali”, rimarca Galaverna. “Ma i problemi di conformità, oggi, proprio a causa della digitalizzazione e dell’utilizzo intensivo dei dati, affliggono le aziende di tutti i settori. Con il process mining è possibile scoprire e ridurre i rischi prima che si traducano in perdite di clienti o sanzioni.”
La gestione del rischio sul piano della compliance normativa non si limita all’identificazione e alla mitigazione delle minacce da parte dei risk manager. “L’approccio collaborativo e l’attivazione di workflow condivisi aiutano a identificare le ragioni profonde e le cattive pratiche che mettono un processo a rischio, evidenziando le azioni correttive da prendere e motivando i dipendenti a operare in modo conforme alle normative, generiche e di settore” sottolinea Galaverna. Combinare l’estrazione e la modellazione dei processi con strumenti di collaboration è di conseguenza il modo migliore per coinvolgere tutti gli attori nelle attività di ottimizzazione dei processi.
Come mettere tutta la potenza di SAP Signavio al servizio delle imprese
Occorre dunque concentrare su un’unica piattaforma integrata tutte le prerogative fin qui descritte. Secondo Galaverna, il portafoglio di soluzioni SAP Signavio può vantare, allo stato attuale, una delle risposte migliori presenti sul mercato. “La suite incorpora l’estrazione dei dati, la modellazione dei processi e la creazione di simulazioni interattive all’interno di potenti strumenti di collaborazione, workflow verticalizzati e molteplici canali di comunicazione. Grazie a dashboard intuitive, Signavio abilita una visione completa delle attività aziendali e consente ai team di mappare, standardizzare, automatizzare e notificare in tempo reale le modifiche ai processi, fornendo per ciascun progetto metriche oggettive e trasparenti. È questo, a mio avviso, ciò che promuove una cultura aperta e pronta a evolversi seguendo i continui cambiamenti di scenario”.
“In qualità di Gold partner SAP, conosciamo approfonditamente le soluzioni dell’ecosistema SAP e le arricchiamo con verticalizzazioni ad hoc e competenze specifiche per settore di attività” chiosa Galaverna “per essere più precisi, Present ha la missione di indirizzare e accompagnare ciascun percorso di trasformazione, condividendo casi d’uso, servizi e strumenti avanzati. Il nostro obiettivo è aiutare i clienti ad accelerare il ritorno sugli investimenti e a migliorare il time-to-market nello sviluppo di un approccio evoluto alla Business Process Transformation”.
