Caso Utente Unicoop Firenze

Azienda
Unicoop Firenze

Settore di attività
GDO

Corporate Performance Management

• ‘Closing’ mensile
• Allocazione dei costi
• Budget
• Pianificazione commerciale

Alcuni dati

• Oltre 1 milione di righe generate ogni mese nei processi allocazione
• Tempi di allocazione ridotti da 12 ore a 1 sola ora
• 7.000 combinazioni negozio-reparto
• 1.200 regole di ‘closing’ e trattamento del dato
• 115 punti vendita

Esigenze

• Unificazione di processi frammentati su molteplici applicazioni
• Eliminazione della necessità di trasferimento-dati tra molteplici sistemi
• Autonomia e flessibilità nella manutenzione di un modello molto complesso
• Visibilità sullo stato di avanzamento dei processi

Benefici e Risultati

• Unificazione dei processi previsionali e consuntivi all’interno dello stesso software
• Riduzione dei tempi di chiusura
• Semplificazione delle attività di gestione
• Distribuzione più efficiente del reporting
• Analisi dei dati al massimo livello di dettaglio

“L’estrema semplicità e flessibilità di utilizzo del software rappresentano sicuramente il vantaggio più importante per garantire l’autonomia degli utenti nella gestione e nella manutenzione constante del sistema, nonostante l’estrema complessità dei modelli di ‘closing’, budget e reporting
tipici di una realtà operante nel settore
della grande distribuzione organizzata”.

Mario Cinelli, Performance Management & Business Intelligence Manager, Unicoop Firenze

Problematiche da affrontare
Unicoop Firenze è cliente di Tagetik da oltre 10 anni. Nel corso di questo periodo, l’azienda ha implementato vari progetti per gestire – in ordine cronologico di sviluppo – il ‘closing’ mensile e l’allocazione dei costi, il budget e la pianificazione commerciale del business. Nel 2003, l’azienda ha iniziato ad utilizzare una precedente versione del software per gestire le chiusure mensili relative al Conto Economico. Il reporting era gestito con un altro strumento software mentre la misurazione degli indicatori aziendali e dei margini era elaborata su fogli di calcolo e mediante un programma ‘ad-hoc’ sviluppato internamente che trasferiva, poi, i dati all’applicazione di Tagetik. La situazione si presentava altrettanto frammentata in termini di gestione e caricamento-dati anche nei processi di budget, dove la società utilizzava due applicazioni diverse, una per la sede e l’altra, sviluppata in casa, per i singoli punti vendita. L’area della pianificazione presentava invece uno sviluppo fortemente limitato e una gestione esclusivamente manuale mediante fogli di calcolo.

‘Closing’ mensile e allocazione dei costi
In precedenza, il Controllo di Gestione preparava i dati – poi elaborati su una precedente versione del software di Tagetik – e li arricchiva con informazioni da varie fonti alimentanti (contabili, di budget, da specifici sistemi dipartimentali e ‘fuori fattura’).

Unicoop Firenze

Queste informazioni erano poi processate mediante un cubo di analisi con conseguente produzione della reportistica per gli utenti. Tuttavia, la generazione del cubo di analisi richiedeva dalle 8 alle 12 ore e, nel caso in cui si fossero presentati errori nel processo, era necessario rilanciare l’intera elaborazione. Grazie al software di Tagetik, Unicoop Firenze ha ridotto drasticamente questo processo a 1 ora, beneficiando di una consistente riduzione dei tempi di chiusura e di una semplificazione nelle attività di gestione. Inoltre, la gestione dei profili a sistema ha permesso di automatizzare e rendere più efficiente la distribuzione dei report ai 50 utenti del processo, filtrandoli in funzione dei propri livelli dimensionali di analisi. Dopo il successo di questa prima fase progettuale, l’azienda ha iniziato a utilizzare il software di Tagetik anche nella fase preliminare di preparazione del dato, fino a quel momento sviluppata su fogli di calcolo.
Le attività di ‘closing’ e allocazione dei costi dell’azienda sono estremamente complesse, sia per la quantità di report gestiti (circa 700) sia per la difficoltà delle allocazioni, dovuta specificamente al settore di business in cui opera e ad una politica aziendale focalizzata su una gestione puntuale e analitica del dato. Unicoop Firenze gestisce a sistema 1.500 conti, 325 centri di costo e 7.000 combinazioni negozio-reparto. A testimonianza della complessità del modello, ogni mese il sistema genera oltre 1 milione di righe di allocazione secondo 1.200 regole di ‘closing’ e trattamento-dato a più livelli, arrivando a ribaltare i costi indiretti sui singoli negozi e a realizzare un Conto Economico fino al massimo livello di dettaglio: il risultato netto di negozio con spaccatura per reparto.

Budget e pianificazione commerciale del business

Mario Cinelli, Performance Management & Business Intelligence Manager, Unicoop Firenze

L’esperienza progettuale positiva del Controllo di Gestione e l’estrema semplicità di manutenzione dimostrata dal sistema hanno convinto l’azienda a scegliere Tagetik anche per razionalizzare i propri processi di budget. Il software ha permesso di convogliare le due procedure separate pre-esistenti – per la sede e per i 115 punti vendita – all’interno di un unico processo (e di un unico sistema) unificati e articolati in più fasi. Oggi, i circa 200 utenti dell’applicazione sono in grado di realizzare un budget per negozio/reparto/mese (fino a 50 dettagli di reparto per negozio). La soluzione di Tagetik ha permesso, in particolare, di beneficiare di una visione accurata sugli stati di avanzamento e di aggiornamento del processo di budget e, al tempo stesso, renderlo più snello e semplice nella gestione per gli utenti finali. Inoltre, utilizzare la stessa applicazione per i processi previsionali e consuntivi ha permesso a Unicoop Firenze di unificare la gestione di queste attività senza alcuna necessità di trasferimento-dati tra molteplici sistemi.
L’ultimo ambito progettuale, che l’azienda ha deciso di affrontare nel 2012, è quello della pianificazione commerciale del business. Grazie al software di Tagetik, la Direzione Commerciale può sviluppare simulazioni triennali di nuove aperture/ristrutturazioni di punti vendita, analizzare il loro impatto economico sulla rete commerciale e determinare scenari di mercato alternativi in funzione di investimenti differenti sui vari reparti di ogni negozio. La pianificazione – sviluppata in base a variabili quali la marginalità, la metratura o il costo del personale per singolo reparto – consente di sviluppare un Conto Economico semplificato di negozio, determinando anche il possibile effetto di «cannibalizzazione» che, ad esempio, l’apertura di un nuovo punto vendita potrebbe generare sugli altri negozi della stessa catena. La capacità del software di generare stime e previsioni accurate si è dimostrata un valido supporto ai processi decisionali di natura commerciale dell’azienda.

Risultati e Benefici
Grazie alla soluzione di Tagetik, Unicoop Firenze ha soddisfatto, nel corso degli anni, tutte le esigenze pre-esistenti. La semplicità e la flessibilità di utilizzo del software rappresentano sicuramente i vantaggi più importanti per garantire l’autonomia degli utenti nella gestione e nella manutenzione costante del sistema, nonostante l’estrema complessità dei modelli implementati (ad esempio, quello di ‘closing’). Altri benefici di rilievo includono l’unificazione dei processi consuntivi e previsionali all’interno di un’unica applicazione, la riduzione dei tempi di chiusura, di allocazione e di produzione del budget e la capacità di controllare lo stato di avanzamento dei processi grazie all’introduzione di modelli standardizzati di gestione che, nel caso dell’applicazione di pianificazione commerciale del business, consentono di utilizzare i dati consuntivi come ‘benchmark’ per l’analisi previsionale.

Ulteriori sviluppi
Unicoop Firenze sta attualmente pensando di estendere l’utilizzo di Tagetik alle altre direzioni aziendali per poter sviluppare una pianificazione triennale patrimoniale e finanziaria di tutta l’azienda. Inoltre, è attualmente in programma il passaggio all’ultima versione del software con una conseguente revisione e potenziamento dei processi di budget grazie alle nuove funzionalità recentemente introdotte nell’applicazione.

Unicoop Firenze
Unicoop Firenze è una cooperativa di consumatori con oltre un milione di soci. Il nome di Unicoop Firenze nasce nel 1973, con la fusione di tre grandi cooperative toscane: Toscocoop, Coop Etruria e Unicoop Empoli. Nel 1998 è avvenuta un'ultima grande fusione, con Unicoop – Cooperative Pisane Riunite. Gli obiettivi della cooperativa includono, tra gli altri, l’offerta a soci e consumatori di prodotti e servizi alle migliori condizioni di mercato e la salvaguardia degli interessi dei consumatori, la loro salute e sicurezza così come la promozione di iniziative di socialità e solidarietà. La cooperativa si estende in sette province della Toscana: Arezzo, Firenze, Lucca, Pisa, Pistoia, Prato, Siena.