Tra i mezzi che stanno più di altri innovando modelli e metodi lavorativi delle imprese vi sono i pacchetti di analisi sulle attività e sui risultati aziendali che vanno sotto il nome collettivo di business intelligence e business/corporate performance management (BI e Bpm-Cpm) e gli strumenti per la collaborazione e la comunicazione/collaborazione unificata (Uc e Ucc), che oggi comprendono anche i tool di collaborazione dei social network e, in generale, del cosiddetto Web 2.0. I primi migliorano la gestione dell’impresa supportandone i processi decisionali a livello sia strategico che operativo con analisi e previsioni oggettive e accurate. I secondi danno maggior valore alle informazioni facilitandone l’accesso e la condivisione all’interno di complesse organizzazioni. Si capisce quindi come combinando entrambe le tecnologie si possa far sì che tutti gli ‘stakeholder’, cioè tutti coloro che a vario titolo vi sono interessati, possano esaminare e condividere gli elementi alla base delle analisi e i risultati che ne derivano in modo da creare un ulteriore e superiore livello di conoscenza.
Su questo tema, e cioè sulla predisposizione delle aziende italiane all’uso combinato di strumenti per la gestione collaborativa delle performance aziendali, ZeroUno ha condotto una web survey (sponsorizzata da Tagetik) dei cui risultati, analizzati da NetConsulting, diamo in questo articolo un commento, nonché alcuni grafici selezionati tra gli oltre 30 che costituiscono il corpo dell’inchiesta.
L’indagine è stata condotta su un campione di 45 aziende di ogni tipo e dimensione. La distribuzione per attività vede un peso maggiore dell’industria (28,9%), mentre quella per fatturato (otto fasce, da meno di 5 milioni a oltre 1 miliardo di euro) è uniforme, con una leggera prevalenza delle medie e grandi imprese. Tale prevalenza è più netta nel numero di addetti, con il 44,4% del campione con oltre 1.000 dipendenti. Gli intervistati sono in larga maggioranza responsabili It (64,4%) o comunque addetti Ict (11,1%), lasciando il residuo 24,5% a consulenti e responsabili di varie funzioni aziendali.
Premesso che presso le aziende del campione la collaborazione interna è mediamente elevata (specie, come prevedibile, nelle realtà di grandi dimensioni), va detto che questa è sempre abilitata dall’adozione di strumenti specifici. Allo stato attuale delle cose, la maggiore presenza si ha per le soluzioni di Uc-Ucc consolidate, anche se gli strumenti del Web 2.0 riscuotono le maggiori preferenze di adozione futura (figura 1). Ciò dipende, come si può intuire, dal fatto che mentre le prime danno un supporto immediato ai processi collaborativi tradizionali, basati sulla comunicazione, gli strumenti Web sono più orientati alla condivisione e chiedono quindi un cambiamento del modo di lavorare e collaborare.
Figura 1 – Livello di diffusione dei principali strumenti di collaboration
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Nella pratica di adozione, alle soluzioni di Uc sono affidate le comunicazioni tra le figure aziendali impegnate nelle attività che più frequentemente richiedono scambi d’informazioni tra più funzioni aziendali, spesso fisicamente poste in sedi diverse. Tipico è il caso della definizione e discussione delle strategie aziendali (indicata dal 41% degli intervistati), che di regola coinvolge top manager spesso in viaggio. Le soluzioni Web 2.0 supportano invece le attività caratterizzate da un alto grado di interattività e da marcate esigenze di condivisione. I campi d’applicazione più citati (figura 2) sono il Financial close e disclosure management (30%), il monitoraggio delle vendite (28%) e la ricerca & sviluppo (26%); tutte attività dove operano gruppi di lavoro molto articolati e i cui membri devono intervenire su documenti e report comuni.
Figura 2 – Attività aziendali supportate maggiormente dagli strumenti web 2.0
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Ricerca di efficacia nei processi di business
Per completare il quadro tecnologico, l’indagine considera anche gli strumenti di Workflow e di Project Management, che hanno una buona diffusione (anche perché presenti da più tempo in azienda) e sono utilizzati in numerosi campi specifici. Gli strumenti di Workflow, evidentemente, si applicano a quelle attività caratterizzate da flussi di lavoro articolati in cui ogni passo dipende dall’esito dei passi precedenti e ha una diretta conseguenza sui passi successivi. In ordine decrescente troviamo, con percentuali di risposte (ovviamente multiple) dal 36 al 24%: analisi della profittabilità e allocazione dei costi; gestione clienti; controllo della produzione; controllo delle performance economico-finanziarie; monitoraggio delle vendite e degli indicatori di business; controllo degli acquisti.
Gli strumenti di Project Management sono invece particolarmente presenti nelle attività di gestione delle risorse umane (39,5%) e di definizione strategie (38,6%). Seguono, con quote tra il 36 e il 35%: monitoraggio indicatori di business; gestione acquisti (fondamentale per razionalizzare i costi); controllo della situazione finanziaria e, infine, la gestione clienti, vista l’importanza ai fini del business dei processi commerciali.
Il budget dedicato ai progetti di collaborazione appare in generale molto contenuto, tra i 20 e i 100 mila euro a seconda delle dimensioni aziendali, ma molte piccole aziende dichiarano addirittura una spesa nulla, indice indiretto dell’adozione di tool disponibili gratuitamente sulla Rete. Le previsioni nel breve periodo sono per una spesa sostanzialmente inalterata; gli incrementi maggiori provengono dalle piccole aziende, a dimostrazione della crescente percezione della strategicità della collaborazione in ogni livello d’impresa. In ogni caso, la spinta all’adozione di strumenti di collaborazione è certamente la ricerca di una maggiore efficacia nella gestione e controllo dei processi di business e nell’allineamento delle operazioni alla strategia aziendale. Non mancano però obiettivi di tipo economico, come una migliore gestione delle attività lavorative con un aumento di produttività delle risorse, problema sentito dalle grandi aziende che dispongono di staff articolati (figura 3).
Figura 3 – Principali drover a supporto dell'adozione di strumenti di collaboration
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Performance management per decisioni condivise
Passando infine all’integrazione tra gli strumenti di collaborazione e quelli di analisi, va detto che solo il 35,5% degli intervistati dichiara di usare le informazioni fornite dalle soluzioni collaborative in modo strutturato e organizzato. Ciò avviene in genere con strumenti di Knowledge Management (20%) o all’interno di processi decisionali strutturati (11%). In questi casi, sono le soluzioni di Ucc quelle che più supportano le varie fasi dei processi decisionali, affiancate da strumenti di Project Management. Quando invece la gestione delle informazioni non è strutturata emergono gli strumenti Web 2.0 e di Workflow, data la loro flessibilità nel supportare la naturale interazione tra i vari attori.
Nei processi di Performance Management, chi gestisce le informazioni in modo strutturato ricorre a strumenti collaborativi soprattutto per le attività di budgeting, pianificazione e forecast (86% delle risposte), che specie nelle piccole e medie realtà coinvolgono più risorse distribuite in diverse divisioni. Seguono (57%) l’analisi della profittabilità e dei costi e, con il 43%, i processi di Governance e Risk & compliance. In questi ultimi prevalgono le grandi imprese, la cui apertura all’esterno rende critica la gestione delle informazioni ai fini della conformità normativa e della riduzione del rischio (figura 4). Quando invece le informazioni non sono gestite in modo strutturato compare, specie tra le piccole imprese, un uso significativo dei tool di collaborazione nella definizione delle strategie aziendali. Questi strumenti evidentemente aiutano a superare la scarsa integrazione delle informazioni a livello interno nel formulare strategie condivise e allineate al mercato.
Figura 4 – Processi di Performance Management che utilizzano maggiormente strumenti di collaboration (aziende che trattano le informazioni in modo strutturato)
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Interessanti infine le dichiarazioni riguardo l’utilizzo di un unico prodotto di Corporate Performance Management capace di coprire tutto il processo decisionale. Questo nelle aziende che trattano le informazioni in modo strutturato risulta del 33% sia come uso attuale sia come previsione d’uso entro l’anno, mentre nelle realtà che non trattano le informazioni in modo strutturato raggiunge valori ancora più elevati: il 33% già lo usa, il 44% è in fase di valutazione e l’11% prevede di usarlo entro l’anno. Ciò significa che l’idea di una soluzione unica di Cpm che aiuti le aziende nel superare una scarsa integrazione delle informativa al loro interno si va diffondendo.
