Il Collegio San Carlo è un istituto scolastico cattolico fondato nel 1869 che ha saputo nel corso del tempo rinnovarsi di continuo. Negli ultimi anni, ad esempio, oltre ad avere costruito il nuovo centro sportivo, l’istituto ha investito nella realizzazione di laboratori scientifici corredati da moderne attrezzature, aprendo una sala multimediale, le aule computer e quelle video, un atelier d’arte, una nuova libreria, nonché servizi di accoglienza e ristoro per la persona come il bar e il ristorante. Una tappa importante del ‘rinnovamento’ del Collegio è segnata dai lavori di ristrutturazione della biblioteca cinquecentesca (terminati nel 2009) che hanno richiesto un lungo e faticoso lavoro di restauro che ha permesso però alla scuola di godere oggi di una moderna e tecnologicamente avanzata Biblioteca.
Il Collegio riunisce scuola materna, scuola elementare, scuola media e scuole superiori. Oggi ha a disposizione un’installazione di oltre 230 macchine, tra Pc desktop e portatili, in uso principalmente per la didattica scolastica (per l’80%). “La dotazione tecnologica di ogni singola aula è molto ricca e comprende, oltre ai più tradizionali strumenti come Lim (Lavagna Interattiva Multimediale) e proiettore, anche Pc, notebook o tablet, servizi di connettività in fibra ottica, connettività wi-fi per dispositivi mobili e strumenti per trasmettere in streaming i video delle lezioni, oltre al registro elettronico – spiega in dettaglio Luca Del Bosco, Cio del Collegio -. Negli ultimi anni abbiamo dovuto attrezzarci adeguatamente per far fronte a un trend in fortissima crescita e inarrestabile sia sul piano delle esigenze e delle richieste degli utenti interni sia rispetto a quelli esterni, ossia la mobilità”.
In particolare, il dipartimento It ha dovuto organizzare l’erogazione dei servizi sulla base delle tipologie di utenti. “Una delle categorie di utenti interni da servire è rappresentata ovviamente dal corpo docente – spiega Del Bosco – per il quale l’It ha sviluppato una serie di applicazioni custom e servizi, come per esempio il Registro Elettronico (che ha sostituito completamente i vecchi registri cartacei di classe e dei docenti), i cui dati sono resi accessibili online ai genitori degli alunni attraverso un portale di servizi disponibile per la nostra community di utenti esterni”.
Verso una efficiente Scuola Digitale
“Il Collegio San Carlo – continua Del Bosco – è un istituto privato quindi, di fatto, deve anche pensare a un modello di business produttivo ed è proprio per questo che punta sull’Ict quale supporto fondamentale nella creazione e proposizione di servizi agli utenti – puntualizza il Cio -. Il supporto del nostro dipartimento agli utenti interni è di tipo più tradizionale (interventi tecnici, education, problematiche nell’utilizzo degli strumenti ecc.), anche se c’è sempre la massima attenzione ai servizi resi perché questi hanno un diretto impatto sulle attività didattiche e, quindi, ripercussioni sugli studenti e sulle loro famiglie. Per quanto riguarda l’utenza esterna, l’approccio è invece molto business-oriented: quando abbiamo deciso di sviluppare il sito web ci siamo chiesti quale potesse essere il valore aggiunto da offrire al di là della vetrina digitale e abbiamo così sviluppato un portale di servizi per genitori (che di fatto sono i clienti del Collegio) e studenti, i quali possono interagire con il Collegio o direttamente con i docenti attraverso una comunità virtuale o con l’email e gli strumenti di comunicazione digitale”.
La comunità virtuale rappresenta un repository centrale di conoscenza (qui vi confluiscono anche le dispense di studio messe a disposizione degli insegnanti, i curricula studenteschi ecc.), ma ai docenti e agli studenti viene lasciata la massima libertà di scelta nell’utilizzo degli strumenti di comunicazione e condivisione (tra i quali anche le Google Apps, Dropbox o altri servizi disponibili online). “Recentemente abbiamo anche aggiunto come servizio ai genitori la possibilità di effettuare pagamenti online con carta di credito (direttamente dal portale) per le attività extra-scolastiche – sottolinea il Cio -. Potrebbe anche sembrare un servizio reso ‘in ritardo’ rispetto ai trend tecnologici in atto che portano a percepire tali opportunità come scontate, tuttavia le criticità da indirizzare sono molte e non riguardano solo la qualità del servizio reso, ma anche tutte le problematiche di integrazione dei sistemi e la sicurezza dei dati”.
Una piattaforma di servizi in continua evoluzione
Proprio in virtù della complessità tecnologica si è dunque preferito l’approccio graduale che ha visto dapprima l’istituto concentrarsi sulla realizzazione di un portale digitale come piattaforma unica per la didattica e i servizi amministrativi, per poi aggiungervi via via servizi più innovativi. “La piattaforma è pensata infatti proprio per essere fruibile da qualunque luogo e tramite qualsiasi dispositivo (basta una comune connessione a Internet) – commenta Del Bosco – in modo che su di essa si possano costruire e implementare servizi aggiuntivi secondo una logica evolutiva”.
Dal punto di vista tecnologico questo ha significato portare tutti i data base su un’unica piattaforma (in questo momento Sql) e consolidare i server ricorrendo a una massiva virtualizzazione dei sistemi “grazie alla quale poter implementare ed erogare servizi con maggiore flessibilità e velocità – dice Del Bosco -, con un impatto non banale non solo sull’operatività It (più efficiente, con costi di manutenzione più contenuti), ma anche sui processi di business; basti pensare al fatto che tutto il processo di scrutinio oggi è completamente informatizzato”. I docenti hanno a disposizione tutto l’anno gli strumenti per registrare i voti e i comportamenti degli alunni dai quali ricavare gli opportuni report da rendere disponibili alla direzione, alla segreteria e ai genitori, nonché le informazioni utili allo scrutinio finale. “Essendo digitalizzato l’intero processo – aggiunge Del Bosco -, lo scrutinio risulta molto più snello e veloce. Non solo, una volta ultimato, la documentazione viene pubblicata e resa disponibile ai genitori (tramite il portale) e contemporaneamente alla segreteria, per avviare tutti i processi amministrativi collegati”.
Fornendo anche qualche dato sui benefici ottenuti, Del Bosco parla addirittura di un 90% di tempo risparmiato rispetto al processo cartaceo tradizionale.
Si può studiare in mobilità
La piattaforma di servizi rappresenta per il Collegio un’ulteriore opportunità di business perché su di essa transitano tutti i contenuti, i dati, le applicazioni e i documenti che consentono agli alunni di studiare anche in mobilità, fuori dai confini fisici dell’istituto (garantendo quindi un percorso di studi adeguato anche a coloro che si assentano per esperienze di studio all’estero o per altri motivi anche di malattia o convalescenza, salvaguardando gli investimenti della famiglia). “Abbiamo predisposto delle vere e proprie aule virtuali – spiega in dettaglio il Cio – installando delle webcam a 360° e un sistema di webconference grazie al quale gli alunni all’estero, in ospedale, a casa o in qualsiasi altro luogo, possono seguire le lezioni direttamente dal proprio Pc, notebbok o tablet. Il sistema consente la condivisione del desktop, lo scambio di documentazione, oltre alla possibilità di vedere direttamente dalle webcam cosa avviene, in real-time, all’interno dell’aula, per cui anche chi non è fisicamente presente ha le stesse opportunità degli altri studenti. Per garantire servizi di questo tipo – conclude Del Bosco – è inevitabile muoversi verso la virtualizzazione, ma ancor di più verso modelli di cloud computing, peraltro già adottati anche sul fronte della posta elettronica [il Collegio sta migrando i servizi di e-mailing sul public cloud di Microsoft con il servizio Office365 grazie al quale sarà per altro possibile attivare ulteriori servizi di collaboration e comunicazione, ndr]”.
