Outsourcing ‘full-service’ per le risorse Avio

Fino al 2003 faceva parte del gruppo Fiat e si chiamava Fiat Avio. Oggi la proprietà è del gruppo d’investimento inglese Cinven (per l’85%, con una partecipazione di Finmeccanica per il restante 15%) e si chiama quindi solo Avio ma è ancora e sempre la maggiore società italiana per la progettazione e produzione di componenti per motori aeronautici e spaziali. Un primato che dura da un secolo, dato che il primo motore d’aviazione è del 1908, e che vede tra le tappe più eclatanti la costruzione del motore che nel 1936 permette la conquista del record di velocità per idrovolanti (709 km/h, tuttora imbattuto), la realizzazione nel dopoguerra del primo motore a getto italiano e, nel 1956, quella del G91, velivolo progettato da Giuseppe Gabrielli e vincitore del concorso per caccia tattico della Nato.
Oggi Avio è strutturata come un gruppo, guidato da Avio SpA, con sede a Rivalta di Torino, cui fanno capo, tra interamente possedute, controllate e partecipate, una dozzina di società. Si tratta di una realtà internazionale di primo piano nel settore aerospaziale, che conta 16 sedi (distribuite, oltre che in Italia, in Francia, Olanda, Germania, Polonia, Stati Uniti e Guyana francese) e circa 5 mila dipendenti, di cui 4.300 in Italia. Il fatturato del 2007 è stato di circa 1,55 miliardi di euro, proveniente da un quadro di attività alquanto diversificato. Oltre infatti all’aviazione civile e militare, dove è partner di General Electric, Pratt & Whitney e Rolls-Royce per le turbine a bassa pressione, i sistemi di combustione e postcombustione, le trasmissioni di potenza (per turboelica ed elicotteri), le trasmissioni di comando accessori e altro ancora, il gruppo Avio è presente nel settore spaziale civile, con lanciatori e propulsori per satelliti (realizza il 14% di Ariane 5 ed è capo commessa del lanciatore Vega) e militare, con motori per razzi e missili d’impiego tattico. È presente inoltre in campo navale, anche qui civile e militare, con sistemi di propulsione, di controllo della plancia comando e di automazione delle funzioni della nave e sommergibili, e fornisce infine servizi di manutenzione, revisione e assistenza tecnica, rivolti specialmente all’utenza militare.
In una realtà come quella descritta, la gestione del personale impone esigenze particolari non solo in quelle attività che possiamo definire di ‘strategia’, come il recruiting o l’aggiornamento e la formazione professionale, ma anche per quei compiti che in altre aziende sono, per così dire, di ‘normale amministrazione’, come la gestione delle presenze e delle trasferte. La prima è resa complessa non solo dalle stringenti norme di sicurezza relative all’accesso e ai movimenti delle persone negli uffici e negli stabilimenti, ma anche e soprattutto dal fatto che, essendo Avio una società che lavora molto su commessa, presenze e ore di lavoro di ogni dipendente vanno correlate alle diverse commesse oggetto della sua attività in modo d’avere una corretta attribuzione dei costi. Quanto alle trasferte, basti dire che la dimensione globale della società porta a dover gestire una media di 650 spostamenti al mese e che questi, a seconda dei ruoli delle persone e degli scopi del viaggio, seguono diverse modalità amministrative e sottostanno a dettagliate procedure di autorizzazione articolate su due livelli, uno interno all’azienda e uno per gli enti esterni coinvolti.
Come ricorda Gualtiero Mina (nella foto), responsabile Gestione amministrativa e Costi del personale di Avio, «quando la società era parte del gruppo Fiat i servizi di amministrazione del personale erano forniti da una società di servizi del Gruppo. Successivamente abbiamo affidato questa attività con piattaforma hardware e software all’interno dei nostri sistemi informativi».
Ciò che cercava Avio era un outsourcer in grado di garantirle un servizio globale, dalla timbratura delle presenze (che, dice Mina, «sembra una banalità, ma significa dover seguire 140 terminali in tutta Italia») alla busta paga. Posto il problema a diverse società, la scelta è caduta su Byte proprio perché «era quella che riusciva a fornire sia l’orologio che l’installazione, la manutenzione e così via sino al prodotto finale, compresa la gestione delle trasferte integrata con quanto elaborato, in tema di prenotazioni viaggi, da parte dell’agenzia di viaggio che, d’intesa con Byte, sta automatizzando il suo ciclo operativo allo scopo d’integrarsi con il sistema di gestione delle trasferte Avio ed eliminare così i tempi morti ed il rischio di errori dovuti all’immissione di dati che oggi le arrivano via e-mail». Ciò permetterà di chiudere il processo di trasferta con la verifica dei giustificativi di spesa da parte di un’ufficio centralizzato Avio, l’approvazione del rimborso, con una procedura che s’interfaccia con l’applicazione payroll (gestita anch’essa in outsourcing da Byte) per i relativi accrediti o addebiti in busta paga, e infine, l’invio ‘a consuntivo’ dei dati economici al sistema di contabilità generale.
Come si è detto, a Byte è stato affidato anche il cosiddetto Time Management, ovvero il controllo e gestione delle presenze. I lettori di badge scaricano i dati rilevati sul sistema dell’outsourcer, al quale poi Avio si collega per ricevere le informazioni necessarie ai propri sistemi che gestiscono l’avanzamento di produzione e altri processi aziendali. Tra questi è importante l’attribuzione delle ore-commessa. Infatti gran parte delle attività di Avio, sia di ricerca sia di produzione, si svolgono in consorzio con altre società secondo accordi di partnership che prevedono una partecipazione in parte finanziaria e in parte in conto d’opera. Ai fini quindi di una corretta corporate governance e di una trasparente relazione con i partner è vitale sapere esattamente chi ha lavorato, su quale cosa e per quanto tempo. Tutto il traffico dati tra Avio e Byte avviene su una linea dedicata messa a disposizione da Byte e il cui costo è compreso nel canone del servizio ma con tutte le ‘normali’ garanzie di sicurezza che offre una Vpn.
Per svolgere questo lavoro, che si è definito nel 2005 e operativamente è iniziato il primo gennaio 2006, Byte ha assorbito a seguito di trasferimento di ramo d’azienda le circa venti persone dedicate al servizio che, presso le varie sedi Avio, si occupavano di queste attività. A questo punto, va detto che nel percorso che ha portato alla decisione di affidarsi all’outsourcer, Avio aveva anche valutato l’ipotesi di fare tutto in casa. La comodità di avere un servizio offerto da un interlocutore unico, e per di più ad un costo inferiore, è risultata vincente.