Garantire il rispetto delle disposizioni in tema di compliance e antiriciclaggio è una priorità per le compagnie assicurative, al fine di operare in linea alle norme di settore ed evitare possibili sanzioni amministrative con conseguenti ripercussioni sulla propria reputazione.
Tuttavia, i processi necessari per espletare gli adempimenti richiesti possono risultare lunghi e articolati, motivo per cui spesso l’obbligo viene avvertito dai sales come un ostacolo alla proficua sottoscrizione di contratti commerciali con i clienti.
L’automazione permette di superare questi fronti problematici, rendendo più snella e flessibile la procedura di verifica del cliente, permettendo da un lato di rispettare le indicazioni di legge e dall’altro di velocizzare l’iter burocratico.
Compliance e antiriciclaggio per contratti, il contesto
La normativa in materia, del resto, è sempre in evoluzione. Ente di riferimento per le compagnie assicurative è IVASS, in base alle cui disposizioni vengono definite, in ogni assicurazione, due funzioni di controllo: la compliance e l’antiriciclaggio, organi interni deputati a garantire che la gestione delle attività sia in linea con quanto IVASS richiede.
“Nello specifico, la funzione compliance deve garantire che i comportamenti delle assicurazioni siano adeguate alla normativa, a tutela degli assicuratori sia per evitare sanzioni che danni reputazionali” spiega Fabio Paggiaro, Direttore Operations & Delivery di Datlas. “Una compagnia che non ottemperasse agli obblighi di legge, per esempio non rispettando i tempi previsti per la gestione delle pratiche dei sinistri, potrebbe avere infatti anche danni alla propria reputazione e venire avvertita dai clienti come poco affidabile”.
Negli ultimi anni poi l’approccio metodologico è cambiato: mentre in passato la compliance interveniva su fatti già accaduti, oggi si lavora molto sulla prevenzione per evitare la compagnia possa commettere errori. La funzione compliance sta estendendo inoltre il proprio ambito di responsabilità anche sulla definizione dei prodotti assicurativi e sul loro contenuto, sulla commercializzazione e sulla gestione.
La funzione antiriciclaggio punta invece a verificare l’adeguato controllo della clientela, chiamata per legge a compilare moduli in fase di sottoscrizione dei contratti al fine di verificare la sussistenza di potenziali rischi: “Questo adempimento ha molta importanza nel processo di vendita dei prodotti di investimento, sia in ambito assicurativo sia in quello bancario, in quanto la massa finanziaria che il contraente muove è spesso molto significativa e potrebbe dunque comportare rischi sul fronte del riciclaggio di denaro” sottolinea Paggiaro.
Per questo motivo, prima di avviare un rapporto contrattuale devono essere effettuate tutte le verifiche del caso, tra cui:
- Indentificare il cliente.
- Identificare il titolare effettivo, cioè la persona fisica per cui si fa l’operazione.
- Ottenere informazioni sulla natura del rapporto continuativo, dunque perché si è deciso di avviare l’investimento e qual è l’origine dei soldi.
Tale verifica oltretutto deve essere ciclica, va infatti ripetuta a distanza di tempo.
Le sfide per le aziende
Dal punto di vista pratico, quindi, le compagnie assicurative vivono una situazione difficile. Da un lato devono ottemperare agli obblighi previsti dalla normativa e cercare di rendere i processi a essi legati i più snelli possibile. Dall’altro, bisogna vendere i prodotti in maniera efficace. Sia l’agente che vende il prodotto, sia l’area commerciale della compagnia avvertono talvolta questi obblighi come un ostacolo al processo di vendita.
Non è mai semplice mantenere un equilibrio: non si può certo aggirare l’obbligo ed è importante che le aziende riescano a trasmettere agli intermediari il messaggio che gli adempimenti siano necessari in un’ottica di tutela per la compagnia e il cliente. Sicuramente l’opinione diffusa è che si tratti di processi lenti e macchinosi, almeno con la tradizionale gestione cartacea.
Perché l’automazione migliora le attività di compliance e antiriciclaggio
Considerando questi aspetti, appare evidente come l’automazione aiuti a ottimizzare il processo di verifica. Consente infatti di andare nella direzione di renderlo meno pesante, più rapido e semplice da gestire. Il processo viene ridisegnato totalmente rispetto al classico utilizzo di un modulo cartaceo contemplando queste fasi:
- Mettere a disposizione del cliente strumenti digitali a supporto della raccolta di informazioni, come un sistema di onboarding accessibile via web app. In questo modo si rende il cliente autonomo, può identificarsi da solo compilando le schede quando e dove vuole. Inoltre, il processo viene scorporato e reso indipendente da quello di vendita.
- Generazione del contratto: sulla base delle risposte fornite dal cliente viene costruita la scheda di adeguata verifica, realizzata direttamente dal sistema stesso.
- Firma digitale: stampare e firmare il modulo può appesantire ulteriormente il processo, per cui la firma digitale semplifica la fase di sottoscrizione.
Il processo digitale è più comodo, soprattutto nell’ottica di doverlo reiterare nel corso del tempo: “Con la piattaforma Dome è possibile integrare una base dati esterna, avviare l’automatizzazione della raccolta dei dati dal modulo ai sistemi aziendali, lasciare che la piattaforma si occupi della gestione degli scadenziari inviando in automatico alert e avvisi per ricordare che bisognerà ricompilare il modulo di verifica”, commenta Paggiaro.
“Non solo – prosegue il manager -: può essere messa a disposizione un’utile dashboard di controllo del processo e un efficiente workflow sottostante che permetta, per esempio, di portare all’attenzione della funzione compliance schede di verifica inerenti soggetti particolarmente esposti, al fine definire controlli ulteriori”.
Automazione per l’antiriciclaggio, ma non solo
L’adozione di strumenti di automazione consente di garantire il rispetto delle normative e mettere l’azienda al sicuro da eventuali problemi nella gestione degli aspetti più “spinosi”. L’utilizzo di una soluzione dedicata, però, offre anche altri vantaggi.
“La nostra piattaforma Dome ha un focus particolare sulla configurabilità e sull’automazione del processo. Il primo aspetto è fondamentale per gestire l’iter di verifica antiriciclaggio: senza la caratteristica della configurabilità non si potrebbe avere un prodotto flessibile per andare incontro alle esigenze delle compagnie assicurative. Va ricordato infatti che ogni compagnia, pur aderendo alle indicazioni IVASS, ha comunque delle proprie peculiarità e può decidere per esempio di effettuare workflow diversi o aggiungere domande”.
Oltre che per compliance e antiriciclaggio, l’ecosistema “è però a disposizione per qualunque tipo di processo, in base alle esigenze del cliente: per esempio una compagnia potrebbe servirsi di Dome al contempo sia per l’antiriciclaggio sia per la gestione dei nuovi contratti sottolinea Paggiaro. “In questo modo, la relazione tra cliente e assicurazione è più veloce e semplice. Infatti, accedendo a un portale, il cliente potrà avere il quadro completo e ordinato di tutto il suo rapporto con la compagnia assicurativa, in quanto Dome si integra con i portali clienti delle diverse compagnie per scambiare più agilmente i dati. Ad assicurare questi vantaggi sono le caratteristiche tecniche di Dome, una piattaforma in cloud, dunque scalabile e flessibile” conclude il manager.
