Il lockdown ha reso l’espressione Smart Working parte del lessico comune, ma non tutte le organizzazioni erano pronte a farvi fronte. Il prefisso smart ha infatti un significato più ampio rispetto al semplice lavorare da casa: di fatto, esso significa poter svolgere tutte le attività lavorative, accedere a dati e applicazioni aziendali, collaborare e comunicare senza l’assillo di dover essere in un luogo preciso, che per decenni è stato l’ufficio, con le sue sale riunioni, le scrivanie e i PC collegati alla LAN. Dal punto di vista del dipendente, Smart Working significa produrre di più, ma soprattutto un empowerment maggiore che determina benefici in termini di collaborazione, proattività e rapidità di esecuzione.
Alcune imprese erano pronte a fronteggiare il lockdown, altre sono state colte alla sprovvista e hanno reagito distribuendo laptop, permettendo l’accesso ai sistemi aziendali con dispositivi personali (BYOD) e acquistando licenze SaaS di tool di collaboration: hanno così preservato la continuità operativa, ma hanno usufruito solo parzialmente dei benefici del lavoro agile e hanno tollerato rischi di sicurezza non da poco, tra cui l’impennata dello Shadow IT e l’impiego di dispositivi personali non aggiornati.
Requisiti di un Digital Workspace perfetto: non solo employee experience
Digital Workspace è un concetto diverso e più pervasivo, che significa avere tutti gli strumenti di lavoro a portata di mano, a prescindere da dove ci si trova e dal dispositivo in uso: nel Digital Workspace convergono il desktop e le applicazioni Windows, i tool di comunicazione e di collaboration, le applicazioni SaaS, i propri dati e molto altro, cui va dato accesso – e garantita una buona user experience – ovunque ci si trovi e a prescindere dal device.
In un ottimo Digital Workspace, ai benefici per l’end-user si sommano quelli per l’IT: gli utenti beneficiano delle nuove dinamiche lavorative, di un’esperienza coerente su tutti i device e di funzionalità self-service che abbattono i costi dell’help desk, mentre l’IT può attivare nuovi workspace in tempi record, distribuire le applicazioni in modo efficiente, ridurre i costi dello Shadow IT, gestire la security e le policy di accesso a livello centralizzato e porsi come motore di innovazione.
Quali sono dunque i requisiti essenziali di un ottimo Digital Workspace? Per prima cosa, l’employee experience ottimizzata, ovvero completa, fluida, mobile e smart: su questo punto si gioca il successo dell’iniziativa in termini di adoption e si vince (o si perde) la battaglia con lo Shadow IT. Al suo interno devono poi rientrare tutti gli strumenti di lavoro, comprese le applicazioni legacy, ma anche tecnologie di device management e strumenti di automazione per semplificare il lavoro dell’IT, dalle procedure di onboarding all’applicazione di patch e aggiornamenti.
Gli strumenti VMware per il Digital Workspace
Passiamo dunque alle soluzioni. Tra i grandi player dell’universo tech, VMware offre un completo portafoglio di soluzioni dedicate alle aziende che vogliono sviluppare ambienti di lavoro digitali sicuri, accessibili e scalabili. Per esempio, tra le soluzioni per l’infrastruttura desktop virtuale (VDI), Horizon 7 nasce proprio per ridurre i costi e la complessità di distribuzione e gestione dei desktop e delle applicazioni virtuali, permettendo agli end user di usufruire dei tradizionali strumenti di lavoro ovunque e su qualunque dispositivo. Fanno parte del DNA della soluzione VMware i concetti di piattaforma unica, di gestione centralizzata e di provisioning rapido di desktop virtuali completamente personalizzati, cui si sommano funzionalità avanzate di protezione dei dati e di semplificazione della compliance.
Centrale nella proposta VMware è Workspace ONE, la piattaforma integrata per la distribuzione e la gestione di applicazioni su qualsiasi dispositivo con funzionalità integrate di controllo dell’accesso, gestione delle applicazioni e degli endpoint. Workspace ONE si pone quindi come elemento cardine di tutta l’esperienza di workspace digitale, ottimizzata per ogni tipo di device e semplificata sia a livello di end-user, grazie al single sign-on, al catalogo unificato di app e agli strumenti di collaboration, ma anche dal punto di vista gestionale. Workspace ONE fornisce una tipica esperienza consumer all’end user, cui somma funzionalità di tipo enterprise relative alla security, all’automazione e all’intelligence.
Digital Workspace in azione: Città Metropolitana di Roma Capitale e InfoCamere
In che modo le tecnologie VMware traducono in risultati concreti l’esigenza di un Workspace digitale? Per scoprirlo, un buon punto di partenza sono le implementazioni concrete, cioè quei casi virtuosi in cui l’ente o l’azienda hanno capito, indipendentemente da quello che sarebbe poi successo con la pandemia, che far crescere la produttività e ridurre i costi – cioè, aumentare l’efficienza – non sarebbe mai stato possibile senza un cambio di paradigma a livello di strumenti e modalità di lavoro.
Caso eloquente è quello di Città Metropolitana di Roma Capitale, che a inizio anno ha abilitato una smart working policy per permettere ai propri dipendenti di lavorare da casa. Quasi superfluo sottolineare quanto ciò possa essere stato utile per gestire al meglio il periodo del lockdown e abbia reso l’ente un modello di riferimento nell’ambito dello smart working del settore pubblico. In un mondo che risente ancora del peso di processi manuali, cartacei e del ruolo centrale della presenza in ufficio, Città metropolitana di Roma Capitale ha avviato con convinzione il processo di affrancamento dalle modalità tradizionali di lavoro, quelle – tanto per intenderci – della scrivania fissa, del PC dell’ufficio e dell’archivio cartaceo. Questo processo, come facilmente intuibile, comporta grandi sfide dal punto di vista tecnologico (l’infrastruttura copre 121 Comuni), ma anche – e soprattutto – a livello culturale: il cambiamento deve essere assimilato, capito, ma anche facile da adottare, altrimenti le naturali resistenze potrebbero avere la meglio.
La soluzione adottata è VMware Horizon 7, che come anticipato è uno strumento pensato per soddisfare le esigenze di rapidità e immediatezza di accesso agli strumenti di lavoro (e sulle quali si gioca la grande partita dell’adoption), ma anche semplicità gestionale: non dimentichiamo che Horizon 7 permette il provisioning rapido ed efficiente di applicazioni e desktop virtuali attraverso una sola infrastruttura VDI e piattaforma di virtualizzazione delle app, il che rende i processi estremamente fluidi ed efficaci, oltre a permettere un’allocazione dinamica delle risorse (virtual storage, virtual compute e virtual network) che ha un impatto benefico e rilevante sui costi. In questo modo, chi usufruisce degli strumenti può lavorare da casa (adesso, da dove vuole) con gli stessi dati e le applicazioni dell’ufficio, mentre l’IT gestisce, protegge e distribuisce applicazioni e desktop Windows in modo pressoché immediato. Non è un caso che, tra i risultati già ottenuti o realizzabili in tempi brevi vi sia più agilità, produttività e una generale accelerazione della trasformazione digitale, senza dimenticare – cosa tutt’altro che trascurabile – il minor traffico nelle strade della città e quindi la riduzione dell’impatto ambientale.
Altro esempio virtuoso è quello di InfoCamere, il braccio tecnologico delle Camere di Commercio, ovvero la società incaricata di gestire il prezioso patrimonio informativo delle Camere, ma anche di sviluppare servizi informativi, semplificare la collaborazione tra gli attori dell’ecosistema e gestire attività di backoffice e documentale. L’azienda eroga dal 2012 un servizio di Virtual Desktop a circa 600 persone su piattaforma Horizon Enterprise, ma all’aumento delle richieste e alla costante crescita del numero di utenti coinvolti si è reso necessario un potenziamento dell’infrastruttura, sia per garantire buone prestazioni del servizio VDI, sia per ottimizzare i costi di gestione dell’infrastruttura che stavano crescendo in modo più che proporzionale.
Date queste premesse, InfoCamere si è orientata verso un’architettura iperconvergente al servizio del VDI, che andasse ad estendesse la virtualizzazione alle risorse di storage così da valorizzarle al meglio e garantire quella giusta miscela di costi e prestazioni richiesta dal servizio e dalle sue prospettive future. La transizione verso il paradigma SDDC (Software Defined Data Center) basato su tecnologia VMware Horizon Enterprise, vSphere, vSAN e piattaforma Fujitsu ha permesso, grazie a componenti di automazione, un’implementazione molto rapida e la migrazione di 600 desktop virtuali in due settimane, ma anche un avvertibile incremento prestazionale che rende gli attuali tempi di risposta paragonabili a quelli dei PC fissi. Altri aspetti determinanti sono stati la semplificazione gestionale dell’infrastruttura, nonché la riduzione degli spazi nel data center, dei consumi e delle competenze richieste: a differenza del passato, oggi per gestire la VDI basta una persona, poiché l’impatto dell’automazione è decisamente rilevante, con riflessi importanti sull’abbattimento dei silos.
