La digitalizzazione dei processi è ormai una condicio sine qua non, una condizione necessaria e indispensabile alla sopravvivenza stessa del business.
Il contesto economico e sociale in cui operano, impone alle aziende di muoversi in modo agile all’interno di scenari competitivi molto più complessi rispetto al passato, scovando rapidamente nuove opportunità e adattandosi dinamicamente, in modo quasi fluido, al variare delle condizioni. Impensabile farlo rimanendo ancorati a modelli tradizionali di gestione delle informazioni e dei flussi di lavoro. Serve, invece, votarsi a tecnologie smart ad alto tasso di automazione, fondate su modelli di fruizione semplificati, personalizzati e altamente efficaci, che permettono di supportare le esigenze più attuali di digitalizzazione dei processi, dei flussi di lavoro e del ciclo di vita dei documenti.
Le PMI, in particolare, hanno compreso l’importanza del digitale per la gestione documentale, l’automazione dei processi e l’archiviazione sicura dei dati. Soluzioni cloud, firme digitali e piattaforme di Workflow Management sono sempre più diffuse, poiché permettono di snellire le operazioni, migliorare la collaborazione e soddisfare i requisiti normativi.
L’adozione di queste tecnologie non solo facilita il lavoro quotidiano degli operatori, ma contribuisce anche a migliorare la competitività e la resilienza delle PMI in un contesto in rapida evoluzione qual è quello che stiamo videndo.
Digitalizzazione dei processi: i vantaggi per la trasparenza, la tracciabilità e la compliance
«Se in passato la digitalizzazione era vista come un’opzione, oggi è diventata una priorità strategica per qualsiasi organizzazione, che si tratti di una multinazionale o di una micro impresa – spiega Davide Raggi, Product Manager Digital Solutions di Konica Minolta –. La rapidità di go-to-market è un aspetto cruciale della competitività, che richiede alle aziende la capacità di mettere a terra approcci data-driven evoluti e tradurre in conoscenza di valore tutti i dati che transitano in azienda, strutturati e non».
Ma non solo.
«C’è, poi, un altro aspetto che le aziende considerano sempre più rilevante – prosegue il manager –, che è la compliance. Il fatto è che la conformità porta con sé un bisogno di maggior trasparenza e tracciabilità dei processi. A gennaio, per esempio, è entrata in vigore la modifica introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 alla normativa sulla gestione delle spese di trasferta e rappresentanza, che impone l’utilizzo di sistemi di pagamento tracciabili. Noi, con il nostro DigitalEasy Expense, offriamo la garanzia di una tracciabilità totale delle spese sostenute da dipendenti e lavoratori autonomi».
La digitalizzazione dei processi nelle strategie di sostenibilità
Legato a doppio filo alla gestione dei processi c’è, poi, il presidio di tutti gli aspetti legati alla sostenibilità ambientale, oggi saldamente in cima alle agende di CIO e CEO, sempre alla ricerca di nuovi modi per ridurre l’impronta carbonica dei processi aziendali. «Questo – evidenzia Raggi – è un tema molto caro a noi di Konica Minolta. Da ormai quasi 10 anni, infatti, abbiamo affiancato al business storico del printing anche un’offerta legata ai servizi digitali, alla gestione documentale evoluta e all’automazione dei processi, con l’obiettivo di aiutare le aziende a migliorare i parametri di sostenibilità. Parliamo di Enterprise Content Management, di semplificazione dell’IT, di Robotic Process Automation e intelligenza artificiale applicata all’automazione dei flussi di lavoro. Il tutto sostenuto da un approccio consulenziale altamente personalizzato e completato da un corollario di servizi di valore».
I vantaggi di un approccio step by step che accelera il ROI
Konica Minolta si propone sul mercato come partner di riferimento per le realtà che vogliono intraprendere la transizione verso modalità di lavoro e processi operativi più moderni e digitalizzati. Lo fa forte di competenze maturate “sul campo” e anche grazie al supporto di una rete di partner fortemente radicati sul territorio.
Un network che rappresenta un asset strategico fondamentale nel modello di go-to-market di Konica Minolta, che mira a diffondere l’innovazione in chiave digitale nei processi operativi dei clienti. «Partiamo – spiega il manager – dal comprendere a fondo chi è il nostro interlocutore, il settore in cui si muove e le caratteristiche della sua organizzazione. La valutazione del contesto ci permette di creare le condizioni ideali su cui innestare le migliori soluzioni, favorendo il passaggio a modelli d’impresa data-driven e smart basati su infrastrutture cloud».
L’obiettivo è rispettare le specificità del cliente, superare le barriere tecnologiche e comprendere i vincoli di budget, ragionando in ottica step by step. «Questo ci permette di partire con budget limitati e dimostrare da subito, dati alla mano, il vero valore della trasformazione digitale per poi ampliare la portata dei progetti o innestare nuove iniziative su quelle già avviate».
Il ruolo del canale nel diffondere l’innovazione sul territorio
Konica Minolta segue direttamente con la propria struttura pre-sales le medie e grandi aziende mentre «il canale permette di servire le realtà più piccole che oggi hanno dannatamente bisogno di diventare più efficienti. Questi partner ci aiutano a diffondere l’innovazione garantendo una presenza capillare a livello geografico, una conoscenza profonda delle dinamiche settoriali e del territorio, offrendo servizi specializzati e proattivi in perfetta sintonia con i bisogni del cliente, con cui creano legami forti, stabili e duraturi».
Relazioni pluriennali che rappresentano le fondamenta solide del business di realtà come InRete Group. «Non un semplice system integrator – spiega Davide Attianese, Sales & Solutions Manager di InRete Group –, piuttosto una realtà che aiuta gli imprenditori a prendere decisioni consapevoli dal punto di vista strategico, operativo e tecnologico, facendo leva su un mix di competenze interne ed esterne altamente specializzate».
Chi è InRete Group
InRete Group offre consulenza ad hoc e capacità di system integration alle PMI nei diversi ambiti della digitalizzazione dei processi, gestione documentale, ECM, Office Automation, Print Management e RPA, con un focus particolare sulla gestione delle risorse umane e la logistica. Lo fa attraverso un approccio personalizzato, orientato al risultato e, come tiene a sottolineare Attianese, molto pragmatico e sincero. «Lavoriamo a quattro mani con il cliente – sottolinea – per individuare soluzioni innovative che ottimizzano i processi, migliorano la produttività e accelerano la crescita del business. Quando i clienti mi chiedono cosa devono aspettarsi da un progetto, io racconto in modo il più possibile veritiero i passi da compiere, facendo capire ai miei interlocutori che sicuramente ci saranno momenti complicati, ma che bisogna sempre guardare all’obiettivo più grande dell’innovazione digitale».
Un ecosistema digitale sostenibile con al centro le persone
Un’innovazione che mai come in questo periodo vede un’accelerazione dei cicli tecnologici difficile da presidiare per le realtà meno strutturate. «Nei prossimi 5 anni – si spinge a ipotizzare Attianese – assisteremo al progressivo consolidamento delle tecnologie di riferimento per la digitalizzazione dei processi: Predictive Analytics, Digital Workplace, Machine Learning, AI, Workflow Management, hyperautomation, Process Mining e Cognitive Automation. Molte soluzioni oggi in fase embrionale evolveranno e saranno sempre più integrate, per formare un ecosistema digitale sostenibile che vede al centro l’individuo». E proprio sulle persone deve essere fatto il lavoro più grande perché «la resistenza culturale e tecnologica rimane una sfida soprattutto per le aziende più piccole. InRete Group affronta queste difficoltà con un approccio customer-centrico e altamente personalizzato, che prevede la formazione degli utenti finali e l’utilizzo di strumenti come la RPA per facilitare l’integrazione delle nuove soluzioni nei sistemi esistenti». Ma non solo.
Il partner di riferimento per la digitalizzazione dei processi
Il Change Management, alla luce di questa evidenza, è dunque cruciale. Attianese e il suo team, sulla scorta dell’esperienza maturata sul campo, giocano un ruolo chiave nel supportare i clienti in tutto quel che riguarda la gestione efficace del cambiamento che, a detta del manager, si ispira a due regole base: «La prima – spiega – è non parlare mai di tecnologie ma solo di problemi e di risposte efficaci a questi problemi. Al cliente non interessa quali incastri di soluzioni, prodotti e servizi mettiamo in campo per aiutarlo a raggiungere i suoi desiderata e il nostro compito è portarlo per mano lungo tutto il percorso che va dall’analisi della situazione attuale al conseguimento dell’obiettivo. La seconda è aiutare il cliente a cercare uno sponsor forte all’interno dell’azienda, che trainerà questo cambiamento. Deve trattarsi di una persona carismatica e autorevole, ma anche operativa e pratica, un punto di riferimento che faccia capire concretamente i benefici dell’implementazione di una nuova soluzione. Solo così è possibile promuoverne attivamente l’adoption».
