Continuare ad aggiornare il DURC, il Documento Unico di Regolarità Contributiva dei fornitori in modo manuale non ha senso, oggi. Non lo ha per la maggior parte delle aziende che rischiano solo di perdere tempo e “annoiare” le proprie risorse umane con questa incombenza evitabile.
Per digitalizzare questo processo, però, servono soluzioni a cui potersi affidare con serenità. Una l’ha realizzata Anda, del Gruppo Arsenalia, conquistando l’attenzione del mercato ma anche un posto come finalista ai Digital360 Awards nella categoria Automation.
Prima e con DurcOnLine
Semplice e incisivo, il progetto proposto permette di ridurre i costi e anche il numero di step dei vari processi dei fornitori. L’approccio scelto non è specifico, non vale per un solo settore, è facilmente replicabile e si basa su tecnologie di intelligenza artificiale, implementandole in modo efficace e sicuro.
Lo si può descrivere come un sistema con tecniche di AI+RPA+OCR in grado di recuperare i DURC online e aggiornare l’albo fornitori integrandosi nell’ERP. Con questo iter, Anda, con DurcOnLine, ha voluto proporre un’alternativa digitale alle aziende stufe di occuparsi di un’attività a basso valore aggiunto e che creava spesso problemi e disagi. Si può accedere a questa soluzione tramite API o tramite un PDF situato sul sito INPS. Molto più semplice che dover gestire l’intero processo direttamente collegati a un portale fornitori o aggiornando le informazioni in SAP, come si doveva fare finora. Prima di DurcOnLine.
SAP e la soluzione step by step
La soluzione proposta da Anda prevede l’utilizzo di un’estensione su SAP S/4 per la gestione delle informazioni del DURC sull’anagrafica fornitore e lo sviluppo di un job lato S/4 per attivare il processo di verifica per quei fornitori con scadenza DURC nel passato.
C’è anche una parte di sviluppo di un flusso di lavoro RPA su tecnologia SAP BTP che interagisce con il sito dell’INPS per recuperare il documento DURC, estrarre i dati e aggiornare le informazioni su SAP S/4. Un passaggio obbligato ma che, così gestito, ruba molto meno tempo di prima. Tutto questo processo di solito parte durante la fase di controllo della registrazione fattura o in quella di approvazione di milestone.
Replicabilità dei vantaggi
La natura della soluzione pensata e proposta da Anda per rendere agile il processo legato al DURC regala a chi la adotta tutti i benefici legati all’automazione di lavoro a basso contenuto. C’è tanto tempo “liberato” che può essere investito meglio dalle persone, in compiti e attività a valore aggiunto.
Dal punto di vista dei fornitori, i processi diventano compatti e a bassa varianza. Tutto l’iter diventa sistematico, l’azienda svolge un ruolo proattivo e può gestire il flusso di passaggi obbligati reagendo on time alle situazioni. Effettuando il processo giornalmente, si riesce anche ad allertare il fornitore della scadenza del DURC con tempi ragionevoli, segnalando la necessità di rinnovarlo non solo all’ultimo momento. Se poi ci si scorda, non è necessario alcun intervento umano affinché l’anagrafica del fornitore venga aggiornata automaticamente.
Il lato più innovativo di DurcOnLine è senza dubbio la presenza di tecniche di AI e OCR per la lettura dei PDF e la sua capacità di gestire in modo agile il processo di automazione RPA.
Questi vantaggi sono da immaginare in qualsiasi settore li si voglia ottenere, soprattutto se prevede un alto numero di fornitori. DurcOnLine permette di controllare il DURC e automatizza anche altri processi con strumenti RPA, innescando l’automazione di una serie di processi funzionali a un ambiente composto da architetture sempre più eterogenee.
