Knowledge enterprise: quale ruolo per il Cio?

Secondo quanto emerge dal Global Ceo Study 2006 di Ibm (http://www.ibm.com/ ), l’accesso inadeguato alle informazioni è considerato dal top management uno dei due principali ostacoli all’innovazione. Che ruolo può dunque svolgere il Cio per diffondere la cultura della conoscenza andando a identificare al tempo stesso strumenti e tecnologie capaci di estrarre e diffondere le informazioni rilevanti per il business in modo che arrivino alle persone corrette al momento giusto?
Lo abbiamo chiesto a due importanti organizzazioni italiane come Rina (http://www.rina.org/ ), la società operativa del Registro Italiano Navale, e Università di Bologna (http://www.unibo.it/ ), che pure nella diversità di attività e obiettivi, sono accomunate nella grande attenzione al patrimonio di conoscenze e nello sforzo di valorizzarlo (vedi in dettaglio i due casi utente a seguire questo articolo).
“È importante avere un approccio che esca dalla logica della tecnologia per affrontare innanzi tutto i processi di business. Ed è dunque particolarmente importante che il Cio sia un manager dell’azienda e non solo un uomo della tecnologia” è la premessa di Andrea Favati, Ict Manager di Rina Group. Grazie a questo approccio si è creato un forte committment da parte della direzione che ha facilitato il lavoro del responsabile dell’It nel coinvolgere le persone nella gestione delle conoscenze, un compito non facile in un’azienda molto focalizzata su competenze tecniche tradizionali, ma reso meno arduo grazie alla capacità di procedere per piccoli passi offrendo strumenti capaci di dimostrare immediatamente la propria utilità. “Il vedere risultati tangibili ha innestato una spirale virtuosa, una credibilità crescente nelle potenzialità della tecnologia per migliorare le informazioni e la loro disponibilità che ha aiutato il lavoro di tutti”, commenta ancora Favati.
“Il primo passo per svolgere un ruolo proattivo da parte del responsabile della tecnologia consiste nel riconoscere il bisogno della conoscenza come fatto nuovo e motore di cambiamento. In secondo luogo è necessario predisporre le tecnologie per supportare la conoscenza e per collaborare con le persone che la detengono spingendole a metterla in comune, anziché considerarla un fatto di potere”, sostiene Ines Fabbro, direttore amministrativo dell’Università di Bologna che svolge anche il ruolo di coordinamento delle attività It e dunque di Cio.
Ma affinché le tecnologie siano efficaci è necessario spingere l’organizzazione a ristrutturare e riorganizzare i processi di lavoro spesso statici da troppi anni e così frammentati da non consentire la creazione di filiere di conoscenza condivise fra più persone. “Spesso si creano enclave che sanno pezzi di cose, ma i singoli non conoscono gli obiettivi; non sono così padroni neppure della propria professionalità”, commenta Fabbro, riferendosi ad una situazione frequente in molte organizzazioni, ma soprattutto nelle Università a causa della frammentazione organizzativa.
La strada scelta dall’Università di Bologna è la creazione di famiglie professionali, evitando però la chiusura che rischia di ricreare la precedente frammentazione. “A questo scopo è utile la partecipazione dei diversi individui a più comunità con la creazione di reti plurime”, avverte Fabbro.
Per venire agli strumenti tecnologici impiegati dalle due organizzazioni, lo strumento primario è il portale o un insieme di portali opportunamente specializzati per le differenti esigenze che presuppone quindi un livello sofisticato di profilazione e grande attenzione alla sicurezza, visto che la conoscenza è per definizione aperta all’esterno dell’organizzazione.
E, infine, la scelta per entrambe le realtà di affidare agli utenti il ruolo non solo di attingere ma anche di alimentare il patrimonio conoscitivo, riservando all’It il compito di predisporre strumenti tecnologici adeguati. Ossia: strumenti attraenti e facili da usare; progettati dunque in modo da nascondere sotto strati di tecnologia la inevitabile complessità.
Accanto agli utenti e al Cio, si creano nuove figure professionali di knowledge/content manager, a stretto contatto con gli utenti, che svolgono un ruolo di stimolo e di supporto rispetto alle proprie comunità.
In entrambe le esperienze analizzate da ZeroUno si può constatare come, nel caso della gestione della conoscenza, la doppia natura del Cio di manager aziendale, con forti competenze organizzative, e al tempo stesso la sua visione tecnologica, sia portata alla luce in tutta la sua rilevanza.