La BI migliora davvero i processi decisionali?

Come vengono percepiti i sistemi di Business Intelligence dal management aziendale? Per rispondere a questa domanda e comprendere quali sono le aspettative nei confronti di queste soluzioni e quali problematiche irrisolte esse presentano, il Gruppo di Lavoro Business Intelligence del Club TI di Milano ha svolto lo scorso anno un’indagine su 30 aziende di dimensioni medio-grandi. L’indagine ha coinvolto responsabili dei sistemi informativi ed alcuni utenti di diversi livelli dell’organizzazione.
“Attualmente – ha spiegato Antonella Ferrari, Professore incaricato al corso di Business Intelligence del Politecnico di Milano, campus di Como e vice presidente Club TI Milano – ai sistemi di Business intelligence viene riconosciuto un ruolo strategico da parte del management aziendale che ha aspettative in termini di miglioramento delle performance e della competitività di impresa. La pervasività consentita dall’evoluzione della tecnologia rende questi sistemi potenzialmente in grado di offrire un supporto alle decisioni a tutti i livelli dell’organizzazione. La domanda che ci siamo posti nell’affrontare questa analisi è stata: questo potenziale, certamente assodato dal punto di vista tecnologico, trova un riscontro effettivo nelle imprese? Ne viene riconosciuto il reale supporto per ridurre l’incertezza nei processi decisionali aziendali?”
In quale modo diminuisce questa incertezza? La risposta è nota: aumentando le informazioni disponibili e la loro capacità di elaborazione, il tutto rendendo di queste informazioni accessibili in modo semplice agli utenti aziendali. Perché ciò avvenga, i sistemi di Business intelligence si basano fondamentalmente su tre assunti: usabilità del dato, trasformazione del dato in conoscenza, condivisione e scambio di conoscenza. “Questo significa fare in modo che sia possibile un accesso mirato ai dati, garantirne la qualità, facilità di consultazione e utilizzo delle informazioni disponibili (il che vuol dire, anche, rendere l’utente sempre più autonomo dai “tecnologi”). In sostanza – continua Ferrari – è necessario disporre di una molteplicità di strumenti di analisi, implementare sistemi interattivi, migliorare la comunicazione e la collaborazione interna al fine di garantire un maggiore scambio di informazioni e condividere la conoscenza”.
Per indagare la veridicità di questi assunti nei contesti aziendali concreti e verificare quanto le soluzioni di Business intelligence possano fornire un reale supporto nell’attuare modalità di coordinamento più efficaci tra le varie entità aziendali per migliorare i processi decisionali, le domande inserite nell’indagine si sono concentrate sulle seguenti variabili: tempo di impiego del sistema di Business intelligence; funzionalità tecnico-applicative legate all’usabilità del sistema da parte degli utenti di tutti i livelli; fattori con effetti sull’efficacia del coordinamento.
I risultati della ricerca evidenziano che tutti i rispondenti hanno riconosciuto le potenzialità tecnologiche del sistema. “Si tratta di soluzioni tecnologicamente consolidate – prosegue Ferrari – e man mano che gli utenti acquisiscono familiarità con il sistema, ne apprezzano sempre più gli aspetti legati all’affidabilità, flessibilità e capacità prestazionale”. Ma la ricerca fornisce risultati abbastanza deludenti per quanto riguarda gli effetti sul coordinamento tra le diverse aree aziendali e, quindi, sul miglioramento effettivo dei processi decisionali. “Anche nei casi di un impiego più duraturo di questi sistemi, vengono rilevati benefici di lieve entità in termini di un maggior decentramento decisionale, di una riduzione dell’accentramento del potere informativo. In sostanza – afferma Ferrari – i sistemi di Business intelligence sono considerati principalmente come strumenti tecnologici che garantiscono una migliore usabilità dei dati (accesso mirato e tempestivo) e la trasformazione di dati in conoscenza facilitando quindi la standardizzazione dei processi di analisi dei dati, ma questo non significa necessariamente processi decisionali migliorati”. Infatti alle domande: la decisione è stata più rapida? La decisione è attribuibile al sistema? La risposta è stata nella maggior parte dei casi “no”. Sebbene, come ha evidenziato Ferrari, l’entità di questi benefici sia piuttosto lieve, è comunque importante sottolineare che in alcuni casi questi sistemi hanno abilitato una maggiore diffusione della conoscenza in azienda, aumentando la democratizzazione del dato e, di conseguenza, creato le condizioni per un maggior decentramento decisionale.
Concludendo la presentazione dell’indagine, Ferrari ne ricorda alcuni limiti dei quali bisognerà tener conto in ricerche future. “In primo luogo è opportuno adottare un campione di aziende più allargato e compiere l’analisi non solo considerando come variabile differenziante il tempo di impiego del sistema, ma anche il settore di attività. È inoltre importante includere variabili inerenti gli aspetti attitudinali e i comportamenti degli utenti, perché essi giocano sempre un ruolo determinante nel successo di un sistema”.