Quando a decidere di digitalizzarsi è un’azienda di dimensioni internazionali, con un business che coinvolge numerosi fornitori e utenti finali consumer, è necessario immaginare un processo di innovazione tecnologica ampio e multiforme. Un’impresa non banale, ma che porta benefici a tutte le parti coinvolte, migliorando anche la vita dei dipendenti.
Il progetto è tra i finalisti dei Digital360 Awards,entrando nella cerchia dei selezionati per la categoria Soluzioni B2B e di e-Supply Chain.
Processo acquisti fluido e agile
Puntando molto sulla tecnologia Push, Docsweb, la piattaforma di Enterprise Content Management & Process Management implementata, riesce a
ottimizzare la gestione dei documenti e, allo stesso tempo, a velocizzare i processi di business, garantendo che tutti i documenti restino conservati in linea con le norme e le esigenze interne.
Integrando la Firma Elettronica, con AgileSign, la Fatturazione Elettronica, con Fattura Semplice, riesce a essere anche semplice, facile da utilizzare e flessibile.
Con questa mossa innovativa, affidandosi a SB Italia, Salov, ha centralizzato la propria infrastruttura ICT in Italia, ridefinendo vendite, supply chain & operation, finance e control: i processi fondanti dell’azienda.
Questa società internazionale, attiva nella produzione e nella commercializzazione dell’olio extra vergine di oliva in oltre 75 paesi, aveva la forte necessità di rivoluzionare il processo degli acquisti, rendendolo più fluido e veloce. Di andare oltre alla gestione assicurata dai classici gestionali, per renderlo completamente paperless, ma allo stesso tempo sicuro, tracciabile, accessibile, efficiente e sostenibile.
L’unico modo per ottenere tutto ciò era trovare un partner per costruire una piattaforma fruibile, compliant e integrata con il proprio sistema informativo, perché fosse possibile creare un processo end-to-end con un’interfaccia unica. Lato fornitori, questa innovazione ha offerto loro un portale strategico per gestire e aggiornare documenti, recall/alert legati alle scadenze, ordini e contratti tramite, fatture d’ingresso con firma del dirigente e distinte di pagamento.
Docsweb e il procurement del futuro
Il nucleo della soluzione implementata permette di gestire il ciclo Procure-to-Pay in modo completamente digitale. È la practices di Docsweb dedicata al processo di procurement delle aziende, si chiama Docsweb Digital Procurement e porta innovazione, integrandosi con i sistemi esistenti.
Grazie alla sua “posizione” nel panorama IT aziendale, rappresenta un riferimento unico per la gestione digitale delle varie interazioni con i fornitori, dalla qualifica, alla richiesta di offerta, fino alla gestione delle richieste di acquisto, alla conferma d’ordine, erogazione servizio o invio merce, fatturazione e approvazione ed esecuzione pagamento. Questa sua multifunzionalità si basa sull’integrazione nativa della firma elettronica, sui BPM, sul document content management e sulla conservazione digitale, sull’integrazione della fatturazione elettronica (semplice) e sull’automazione dei processi.
La stessa piattaforma impatta positivamente anche sulla collaborazione con fornitori esterni e sui processi estesi, favorendo il dialogo tramite tecnologia Push Attiva. Via e-mail o sms, questa funzionalità invia notifiche agli stakeholder permettendo con pochi clic di accettare offerte, modificarle, firmarle e mandare avanti il processo. Questo “trucco” migliora la comunicazione azienda/fornitore e regala efficienza e velocità, flessibilità e dinamicità. Tutti aspetti molto apprezzati anche da stakeholder interni all’azienda, non necessitando nemmeno di una particolare formazione.
Un’altra specifica della soluzione di SB Italia è la multicanalità, che si traduce nella possibilità di collegarsi a un unico portale per vedere i vari passi compiuti fino a quel momento, compresi gli eventuali problemi che possono sorgere con i fornitori, in modo da risolverli a tempo record.
