Si moltiplicano le iniziative sullo smart working da parte di grandi Comuni, fa notare Claudia Bonatti, Responsabile Microsoft Office Italia, che porta ad esempio, oltre a Major Cities of Europe Conference di Firenze, eventi promossi a Milano, Genova e Bergamo.
“Le amministrazioni locali sono mosse dalla consapevolezza degli effetti della trasformazione digitale non solo al loro interno ma anche sul territorio e sulle imprese, soprattutto le piccole”, spiega. La digitalizzazione aiuta le Pmi a raggiungere i mercati internazionali e i Comuni a riorganizzare gli spazi urbani, grazie, ad esempio, alla creazione di centri di co-working che recuperano location inutilizzate e attirano persone.
Il caso del Comune di Firenze è stato presentato da Microsoft come esempio di innovazione del modo di lavorare in una amministrazione locale. Al centro della trasformazione c’è l’adozione di Office 365 in cloud che consentirà a oltre 4mila dipendenti dell’amministrazione di lavorare in una logica smart working, condividendo informazioni e collaborando, grazie all’accesso anche in mobilità, alla posta, agli applicativi e alla comunicazione integrata in sicurezza. Sarà in particolare garantito un back up sicuro e la compliance rispetto alla privacy. Il punto di partenza era una situazione di 5mila caselle di posta elettronica, 4mila desktop e attività distribuite su più sedi all’interno della città, con diverse applicazioni open source: una situazione complessa da integrare, aggiornare, monitorare. L’adozione di Office 365, a cui erano migrati a fine maggio il 50% degli utenti, ha mitigato la complessità aggiungendo, fra l’altro, l’accesso multidevice e le nuove funzionalità di collaborazione. “Per la collaborazione un aspetto fondamentale è la condivisione dei documenti; in alternativa le persone li inviano via mail o scambiano le chiavette”, precisa Bonatti ricordando le caratteristiche delle soluzioni Microsoft per lo smart working. Share Point o One Drive for Business consentono di salvare i documenti nel cloud, di modificarli, tracciando chi ha fatto cosa, di decidere con chi condividerli. Grazie a Skype for Business è possibile organizzare meeting collegando in tempo reale un numero elevato di persone, fino a 250 nella versione base, fino a 10mila in una prossima release.
“I dati in cloud sono protetti e non si rischia di smarrirli; inoltre è possibile definire chi può accedere a cosa: può farlo l’utente al momento della creazione o l’It, sulla base delle policy dell’organizzazione”, spiega Bonatti.
L’It, come anche l’esperienza del Comune di Firenze evidenzia, si libera dagli aspetti più ripetitivi, mantenendo la governance, e potendosi dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
“Lo smart working introduce un modo nuovo di lavorare. Ma per sfruttare pienamente questi strumenti, l’adozione andrebbe accompagnata da progetti di change management, necessari soprattutto per le organizzazioni che privilegiano un controllo formale della presenza rispetto a uno basato sui contenuti e dove sono presenti processi di comunicazione fortemente gerarchici”, sottolinea Bonatti, che evidenzia l’interesse da parte degli interlocutori per l’adozione di stili di lavoro più flessibili non solo perché favoriscono la collaborazione e la produttività ma anche perché stimolano la creatività.
