Migrazione in cloud dell’ERP significa cambiare approccio al governo e alla fruizione della suite di Enterprise Resource Planning. Passando da una logica proprietaria a una logica As a Service, la migrazione in cloud del software può facilitare la gestione e portare a una riduzione dei costi. Per trarne pieno vantaggio e finalizzare il change management le aziende devono capire nel dettaglio cosa vuol dire entrare nel cloud. La migrazione in cloud, infatti, non consiste solo nello spostare l’ERP esistente nell’ecosistema on demand. Il passaggio dall’on premise locale alla nuvola richiede un’attenta attività di analisi e di pianificazione per mappare, identificare e comprendere cosa cambia a livello infrastrutturale, funzionale e operativo. Prima e dopo la transizione.
Gestione on premise vs migrazione in cloud: le differenze
Nella migrazione in cloud dell’ERP un’azienda può scegliere di:
- Gestire il sistema in un cloud privato, acquistando l’ERP in modalità on premise che gira su data center esterni e accessibili online
- affidare il proprio ERP legacy affidando la gestione dell’infrastruttura a un cloud provider pubblico con una formula IaaS
- passare a una modalità 100% SaaS
Sebbene durante la pandemia molte aziende si siano affidate al cloud per riuscire a gestire i carichi di lavoro legati a una forza lavoro estremamente più distribuita, è un errore pensare che l’implementazione di un ERP in cloud sia a basso impatto. Per scegliere l’opzione più opportuna è importante focalizzarsi sia sul processo di migrazione in cloud che sull’ambiente post-cloud in cui l’organizzazione si troverà a operare. Come per tutti i progetti di reingegnerizzazione, in fase di migrazione bisogna prepararsi a gestire lo stress elevato che deriva da scadenze multiple, scadenze mancate e cambiamenti imprevisti. Il tutto, considerando come dalla fine del 2010, la maggior parte dei fornitori dei gestionali ERP in cloud ha esternalizzato le proprie responsabilità di gestione della piattaforma passandole direttamente a cloud provider come Amazon Web Services, Google Cloud o Microsoft Azure. Il che significa capire bene chi fa cosa.
I principali fattori da considerare di una migrazione in cloud
La migrazione in cloud dell’ERP, soprattutto alle aziende più grandi, impone la considerazione di diversi fattori come, ad esempio, quali sono:
- i rischi associati allo spostamento delle personalizzazioni mission-critical di un sistema on-premise.
- i costi correnti del SaaS
- le vulnerabilità associate all’affidarsi al supporto dei fornitori
Eliminando la necessità di investire negli aggiornamenti e nella manutenzione della piattaforma, prendere in considerazione il cloud offre maggiore agilità e meno problemi di infrastruttura, portando maggiore efficienza al business. Il che non significa comunque che il passaggio al cloud sarà un percorso in discesa.
ERP on premise con un approccio IAAS o PAAS
Quello che le aziende devono capire è che adattare a un ambiente cloud un’ERP che si utilizza da anni, frutto di un grande lavoro a livello di adattamenti funzionali e operativi, richiede non solo energia ma anche lunga esperienza e grande competenza a livello di sviluppo. Modellare l’ecosistema di personalizzazioni associate al proprio ERP tradizionale impone da un lato capacità di analisi e di programmazione estremamente puntuali e dall’altro una profonda conoscenza delle logiche del cloud. Per questo, a oggi, nel processo di migrazione in cloud dell’ERP l’opzione migliore rimane una formula IAAS o una formula PAAS. In entrambi i casi si tratta di scegliere una modalità evoluta di outsourcing di tutte le risorse ICT.
Rivolgendosi a un system integrator specializzato, che si farà carico di tutto il lavoro necessario a traghettare l’ERP in un’infrastruttura in cloud da lui gestita, l’organizzazione ottiene tutte le garanzie di integrabilità e di scalabilità della nuvola, mantenendo i suoi livelli di personalizzazione. Le differenze tra i due approcci, in estrema sintesi, sono le seguenti:
ERP on premise e IAAS
Esternalizzando l’infrastruttura, fruita in modalità As a Service, un’organizzazione può utilizzare il proprio ERP tradizionale e gestire database, storage, reti e risorse di calcolo in modalità distribuita mantenendo tutte le sue facoltà di controllo degli ambienti grazie a un unico cruscotto centralizzato senza doversi preoccupare dei dettagli di motorizzazione, di monitoraggio, di sicurezza e di aggiornamento legati alle macchine che abilitano il servizio on line.
Attenzione anche a non confondere ERP Saas con ERP + IAAS: alcuni fornitori di ERP in cloud, infatti, a volte applicano l’etichetta cloud a software che in realtà presentano poche delle qualità uniche e distintive della nuvola, limitandosi a spostare semplicemente la posizione dell’infrastruttura IT sottostante senza modificare il codice del programma del software ERP locale: il provider ospita l’ERP nel proprio data center e l’organizzazione cliente accede al software via Web.
ERP on premise e PAAS
La migrazione del proprio ERP con una formula Platform As a Service è un’evolutiva della formula IAAS ma ancora più spinta, includendo linguaggi di programmazione, librerie, servizi e strumenti dedicati, interamente sviluppati dal cloud provider. Gli elementi che costituiscono la PaaS permettono di realizzare applicazioni ex novo, testarle e rilasciarle senza i costi e la complessità associati all’acquisto, alla configurazione, all’ottimizzazione e alla gestione dell’hardware e del software.
Nel caso dell’ERP, per sua natura modulare e integrato a una pluralità di sistemi diversi, questa formula offre massima capacità di integrazione mantenendo tutto lo storico di customizzazioni realizzate nel tempo. Il tutto in un ambiente sicuro perché presidiato dal fornitore del servizio che, in quanto cloud provider, ha come core mission di garantire la business continuity aziendale che operano negli ambienti As a Service.
Cogliere tutte le opportunità offerte dal cambiamento cloud
Un’implementazione dello ERP in cloud funge da catalizzatore per l’ottimizzazione dei processi aziendali, introducendo nuovi standard e migliori pratiche. Come fanno notare gli esperti, vince chi rinuncia all’idea di personalizzare un sistema ERP in cloud in ogni modo possibile per adattarlo alle modalità pregresse, sposando da subito le nuove pratiche di un ambiente più flessibile, dinamico e resiliente. Ecco perché è impostante capire bene come funziona più nel dettaglio il modello di migrazione in cloud dell’ERP prescelto.
#1 ERP gestito in un cloud privato: limiti e vantaggi
Migrare il proprio ERP nel cloud significa che una singola istanza del software ERP viene eseguita su un’infrastruttura cloud ospitata dal fornitore ERP o da un provider esterno. Sebbene l’infrastruttura sottostante non sia in genere condivisa, il cloud privato offre comunque alcuni vantaggi chiave della nuvola come, ad esempio, non aver bisogno di investire in infrastrutture e aggiornamenti, con la possibilità di ridimensionare le risorse in base alle esigenze. In alcuni casi, il proprietario dell’ERP ha un certo controllo sulle decisioni IT invece di delegarle tutte al provider di servizi cloud. Un cloud ERP privato può anche essere eseguito interamente in locale in un’organizzazione che dispone di una propria infrastruttura cloud.
#2 ERP SaaS: i pro e i contro di un modello multi-tenant
Un modello sempre più diffuso di ERP in cloud è il multi-tenant Software As a Service (o ERP SaaS) che generalmente è una versione semplificata (ovvero con meno moduli e funzionalità) dell’ERP locale fornito dallo stesso vendor. Nella modalità SaaS multi-tenant, più locatari utilizzano la stessa copia o istanza del software. Dal momento che lo stesso software serve clienti con esigenze diverse, questo schema tende a imporre la standardizzazione e la semplificazione ed è appunto il motivo principale per cui l’ERP SaaS tende ad avere meno moduli rispetto all’ERP locale. Un grosso vantaggio di questo approccio è che richiede meno investimenti in personale IT e infrastrutture. Uno svantaggio dell’ERP SaaS è che non può essere personalizzato, il che rappresenta un serio inconveniente per le aziende che hanno trascorso anni a personalizzare l’ERP in locale per soddisfare le proprie esigenze specifiche. Un altro punto di attenzione sono i costi di abbonamento che inizialmente possono sembrare estremamente attrattivi ma, per aziende molto dinamiche e in crescita, c’è il rischio di superare i costi delle licenze on-premise, rendendo più costosa la gestione dell’ERP in cloud rispetto a una gestione in locale. Questo rischio finanziario richiede alle organizzazioni di informarsi meglio sui modelli di abbonamento SaaS ERP che si stanno prendendo in considerazione, esaminando attentamente i piani di ciascun fornitore.
#3 ERP SaaS: i pro e i contro di un modello single tenant
Alcune aziende scelgono un modello SaaS single-tenant per motivi di privacy e sicurezza o per i requisiti legali dei Paesi in cui operano. L’ERP SaaS single-tenant consente a ciascun cliente di avere la propria partizione di software ERP in esecuzione sulla piattaforma del cloud provider: dati e il sistema ERP sono isolati da quelli degli altri clienti. Il cliente ottiene maggiore flessibilità rispetto alla potenza di calcolo a cui ha accesso ma, rispetto ai costi di abbonamento, il modello single tenant è piu caro del SaaS multi-tenant perché non ci sono economie di scala rispetto alla condivisione dell’applicazione.
ERP SaaS: le opportunità di una gestione bimodale
Oggi la differenza tra cloud pubblico e privato è sempre più liquida. La maggior parte delle offerte di ERP in cloud spesso combina le caratteristiche di entrambi gli ecosistemi. Ad esempio, i clienti che scelgono il modello SaaS single-tenant o il cloud privato possono ottenere vantaggi multi-tenant a livello di database, sistema operativo o hardware, mentre eseguono l’applicazione ERP in un unico tenant al livello superiore.
I vantaggi di una gestione ibrida dell’ERP
Al di là del modello prescelto, ad accelerare l’interesse per una migrazione in cloud di tutto il sistema ERP è la necessità delle organizzazioni di ottenere una maggiore agilità e resilienza a livello di infrastruttura e a livello di programmazione. La scelta di una migrazione in cloud dell’ERP deve tenere conto del fatto che, rispetto a una suite monolitica, difficilmente l’organizzazione accende tutti i moduli di una suite ERP.
Spesso il sistema è integrato ad altre soluzioni diverse come, ad esempio, il programma di prototipazione, lo strumento di Master Data Management, il sistema di gestione del magazzino, il CRM o la soluzione di HCM (Human Capital Management). Questo è il motivo per cui in alcuni casi si preferisce una gestione ibrida, con una configurazione dell’ERP in locale e una serie di moduli specializzati e integrati, fruiti in modalità SaaS.
Guida alla pianificazione della migrazione in cloud dell’ERP
Passare dal data center al cloud significa cambiare completamente modi di pensare e di lavorare. Chi non lo capisce si limita ad eseguire un vecchio modello su una nuova piattaforma senza vedere i vantaggi raccontati dalla letteratura che racconta il cloud come agile, economico e sicuro.
Per cogliere le opportunità del cloud è necessario cambiare il modo in cui vengono affrontati gli obiettivi strategici e le sfide aziendali considerando tutte le tecnologie abilitate da una migrazione in cloud dell’ERP. Ecco perché un’attenta pianificazione consente alla direzione di prendere decisioni strategiche su dove e come verranno modificati i processi per impostare il comportamento predefinito del sistema e comprendere appieno le ramificazioni delle decisioni intraprese.
Nel passaggio al cloud le organizzazioni devono chiedersi come sfruttare tanti nuovi strumenti associati all’AI, al machine learning o all’RPA (automazione dei processi robotici) per abilitare i propri obiettivi strategici e guadagnare valore aziendale.
Migrazione in cloud dell’ERP: 12 best practice da considerare
Rispetto al passato, le organizzazioni hanno ormai sdoganato l’adozione del cloud ma la cultura tecnologica è caratterizzata ancora da luci e ombre. Anche perché da parte dei vendor la comunicazione non è sempre chiarissima. La tendenza a mescolare e abbinare i prodotti ERP, i modelli di implementazione e i fornitori, sta portando a un cambio di paradigma nel modo in cui viene gestito l’ERP. L’ERP postmoderno offre alle organizzazioni maggiore flessibilità. Ricostruire processi legacy complessi per tradurli in soluzioni più agili e innovative è comunque una bella sfida a livello di integrazione. Di seguito i principali punti di attenzione.
#1 Non confondere rehosting con migrazione
La modalità lift & ship considera lo spostamento dei sistemi nel cloud alla stregua di un aggiornamento tecnico. Dal punto di vista della governance si tratta di un rehosting: l’ERP, con tutti i dati associati, viene migrata sulla nuvola senza alcuna modifica a livello architetturale. Senza riprogettare il software un’azienda non potrà sfruttare appieno i vantaggi del cloud nativo. Questo è il motivo per cui gli esperti consigliano di affrontare la migrazione in cloud dell’ERP come una vera e propria reimplementazione del sistema, con una rielaborazione dei processi aziendali in modo tale da poter sfruttare al meglio sia l’infrastruttura del cloud che le tecnologie connesse.
#2 Verificare la gamma dei moduli supportati nel cloud
Come per ogni progetto tecnologico le best practice di una migrazione in cloud partono da una buona progettazione e pianificazione. Il punto di partenza è che l’ERP è un sistema complesso, costituito da una serie di moduli specializzati e integrati. Rispetto agli ERP in locale, le prime versioni di ERP cloud avevano molti meno moduli. Oggi questo divario si è ridotto, dal momento che i fornitori di ERP hanno investito notevolmente nello sviluppo per garantire un’equivalenza tra la soluzione on premise e quella in cloud. Alcuni fornitori, tuttavia, hanno ancora qualche difficoltà a fornire l’analogia delle funzionalità per cui è importante capire cosa succede dietro le quinte tecnologiche dell’ERP che si sta scegliendo interrogando puntualmente i fornitori.
#3 Approfondire gli aspetti di sicurezza
Conformità e sicurezza dovrebbero essere gli obiettivi principali di una migrazione in cloud dell’ERP in quanto la nuvola trasferisce parte del controllo dal reparto IT dell’organizzazione al provider ERP cloud che, notoriamente, dedica risorse significative alla protezione dei dati dei propri clienti nonché al raggiungimento e al mantenimento della conformità. Implementazioni di successo di ERP in cloud hanno funzionato con fornitori affidabili che hanno dimostrato la loro sicurezza attraverso audit di terze parti e conformità a vari framework e standard di settore. Le aziende devono comunque adattarsi alla sicurezza del cloud provider, considerando che potrà differire sostanzialmente da quella garantita dall’ERP on-premise.
A questo proposito è importante prestare particolare attenzione ai requisiti di residenza dei dati dei diversi Paesi e seguire le normative locali sulla privacy e sulla sicurezza se i dati ERP risiedono in più data center. I problemi di sicurezza e affidabilità non possono essere risolti senza approfondire prodotti e tecnologie specifiche. Rimane il fatto che l’ERP in cloud è accessibile da remoto tramite Internet il che apre il tema del rischio di interruzioni della rete pubblica. A questo si aggiunge il fatto che alcune aziende potrebbero non sentirsi a proprio agio nell’affidare la manutenzione del software a una terza parte estranea all’azienda.
Sempre e comunque la sicurezza richiede pragmatismo: gli hacker prendono sempre più di mira le infrastrutture cloud, il che significa che scegliere l’opzione in SaaS non significa che i team IT e di sicurezza informatica potranno stare tranquilli. È fondamentale comprendere il modello di responsabilità condivisa del cloud perché, in definitiva, la sicurezza è ancora responsabilità dell’organizzazione. I team IT che passano a un modello di ERP in chiave SaaS devono essere sempre consapevoli di questi rischi, presidiando nel modo più opportuno i punti di accesso degli utenti, prevedendo revisioni periodiche. Non solo le superfici di attacco devono essere protette e monitorate ma deve essere anche predisposto per tempo un piano di risposta in caso di violazione, organizzando un servizio di help desk dedicato.
#4 Valutare le modalità di personalizzazione
L’agilità di innovare e reagire ai cambiamenti di mercato offerti dalla migrazione in cloud dell’ERP in chiave As a Service spesso è un fattore decisivo nell’anteporre il SaaS davanti all’ERP on-premise o basato su IaaS. In fase di scelta e di pianificazione è importante valutare la complessità delle personalizzazioni esistenti fa parte di questo processo. Le aziende più grandi, che hanno investito in sviluppi personalizzati per estendere la loro funzionalità ERP, nella migrazione in cloud possono avere maggiori problemi.
La strategia migliore consiste nell’applicare tecniche di refactoring delle personalizzazioni legacy utilizzando delle API collegate all’ERP in SaaS. Il processo è costoso, in particolare per quanto riguarda le personalizzazioni più ostiche, ma il risultato migliora la modularità complessiva consentendo modifiche più rapide con un aumento della flessibilità del sistema.
Tra le personalizzazioni più semplici a livello di coding, gli esperti indicano l’aggiunta di un modulo di analisi su un ERP o l’accesso a un database separato dall’ERP, che richiede solo un po’ più di lavoro. Per la migrazione delle personalizzazioni più complesse, i team IT devono prevedere risorse aggiuntive come nel caso in cui l’attività implichi l’estrazione di dati da più database o l’utilizzo di motori di regole aziendali (i cosiddetti solver engine) a supporto di alcuni processi decisionali.
#5 Aumentare le capacità di previsione
Come tutti i progetti IT, la migrazione in cloud dell’ERP comporta due rischi principali: superare i budget o fallire. Nel caso dell’ERP SaaS, ad esempio, possono subentrare costi potenzialmente imprevisti legati al fatto che le unità aziendali utilizzano il servizio in modo imprevisto o hanno un sovraccarico non intenzionale come, ad esempio, il download di un gran numero di piccoli record con commissioni di transazione associate. Inoltre, i dipartimenti possono ragionare in autonomia chiedendo servizi ausiliari e le aziende non se ne rendono conto fino a quando non arriva la fine del mese.
#6 Considerare la dipendenza dei dati
Il processo di selezione di un nuovo sistema ERP non dovrebbe concentrarsi solo sulle caratteristiche e capacità del nuovo sistema, ma anche su come l’IT può migrare i dati dalla piattaforma attuale a quella nuova. Il processo di migrazione dei dati a un nuovo sistema ERP in cloud è un processo noioso che richiede una strategia di migrazione dei dati estremamente ben pianificata. Per caricare i dati nella nuova applicazione ERP, è necessario formattare i dati estratti dal vecchio ERP in modo che corrispondano al modello di caricamento fornito per il nuovo ERP.
Per valutare la complessità della formattazione richiesta bisogna esaminare il modello in anticipo. In quest’occasione è bene rivedere la pulizia e l’accuratezza dei dati prima di migrarli nella nuova applicazione ERP. Se è necessaria una pulizia, è bene pianificarla prima dell’estrazione dei dati. L’assegnazione del tempo per questo processo garantisce che i dati che entrano nella nuova applicazione ERP siano accurati sin dal primo giorno.
Per diverse ragioni, la maggior parte dei leader di progetto sceglie di migrare solo alcuni dati al nuovo sistema ERP cloud, scegliendo di migrare solo i dati che cadono dopo una data specifica. Dal momento che i dati dell’organizzazione provenienti da vari sistemi IT sono interdipendenti, è importante non trascurare i problemi di dipendenza e integrazione delle informazioni che possono creare errori di implementazione. È altrettanto importante identificare non solo i dati che si vogliono migrare, ma anche tutte le applicazioni correnti interessate dall’implementazione ERP. Il processo di migrazione dei dati, infatti, è anche un buon momento per considerare i nuovi dati che si prevedono di acquisire nel nuovo sistema ERP. Se questi dati non esistevano, infatti, vanno creati durante il processo di migrazione in cloud.
Come parte del processo di mappatura dei dati, è necessario anche considerare tutti i tipi di dati in ciascun sistema. Ad esempio, ci potrebbe essere un ID cliente in un’applicazione che accetta caratteri alfanumerici mentre l’altra applicazione accetta solo caratteri numerici. In questo caso, bisogna decidere come accogliere questa differenza durante il processo di mappatura e migrazione. Un processo di migrazione dei dati interrotto, infatti, comporta problemi di dipendenza dai dati e guasti a cascata. Soprattutto se ci si trova in presenza di flussi di lavoro complessi su più moduli in cui la maggior parte, se non tutti i dati, devono essere migrati contemporaneamente.
È necessario definire una chiara tabella di marcia per il consolidamento dei dati, l’eliminazione dei dati duplicati, l’assegnazione di priorità ai batch di dati, la creazione di un modello di governance dei dati e il test del flusso di dati prima della ripresa della migrazione in cloud dell’ERP. Gli amministratori interni dovrebbero prestare particolare attenzione al mantenimento di una cronologia di audit o di altri dati che potrebbero essere in un formato proprietario durante la migrazione, poiché le organizzazioni utilizzano ERP come sistema di registrazione.
#7 Occuparsi dei dati che non sono stati migrati
La migrazione in cloud di una parte dei dati impone di determinare cosa succede a quelli rimasti nella vecchia applicazione ERP. Le opzioni possono essere diverse.
Se si ha ancora accesso al vecchio ERP, è possibile impostare dei permessi per la sola lettura, il che bloccherà le nuove voci ma permetterà di fare riferimento ai vecchi dati se necessario. Per l’accesso continuo all’applicazione in modalità di sola lettura, basta accordarsi con il fornitore dell’ERP legacy per una tariffa ovviamente ridotta.
Se si ritiene che i dati non migrati non serviranno e il volume di dati presenti nel vecchio ERP lo rende praticabile, è sufficiente archiviarli su dei fogli di calcolo per avere in futuro un riferimento di appoggio.
La terza opzione è quella di configurare un database per archiviare tutti i dati che non sono stati migrati nel nuovo sistema ERP, magari semplificando l’estrazione sviluppando una piccola applicazione o uno strumento di reportistica ad hoc.
Inoltre, è importante verificare prima della migrazione i processi di supporto sviluppati dall’IT e dal fornitore in modo che siano allineati. Il passaggio al cloud ha lo scopo di alleggerire l’helpdesk ERP interno, ma, perché tutto funzioni, bisogna creare processi che spieghino esattamente ciò che richiede il modello di responsabilità condivisa. Ad esempio: tutte le funzioni di supporto del sistema in locale verranno replicate nel cloud o sarà necessario che siano presenti alcuni individui quando si verificano delle interruzioni o, in generale, per gestire le eccezioni?
#8 Pianificare i tempi di migrazione
Il processo di estrazione, formattazione e importazione dei dati nella nuova applicazione ERP può richiedere giorni o settimane. Una decisione importante è determinare la data e l’ora in cui inizieranno a migrare i dati dal vecchio ERP a quello nuovo. Più tempo ci vorrà, più sarà necessaria la doppia immissione per garantire che qualcuno inserisca tutte le modifiche successive alla migrazione nel nuovo sistema. Nel frattempo, i dipendenti potrebbero dover continuare a inserire i dati nella vecchia applicazione ERP in modo da poter gestire l’attività dopo aver estratto i dati.
L’operazione richiederà di inserire manualmente nel nuovo sistema ERP tutto ciò che è stato inserito nel vecchio dopo l’estrazione dei dati. Anche cercando di automatizzare la maggior parte possibile della migrazione dei dati, ci saranno sempre delle situazioni che non giustificano l’investimento in tempo e fatica necessari. Ad esempio, nel caso in cui cinque fornitori hanno un’eccezione alla regola, anziché creare gli script di conversione per cinque fornitori, potrebbe essere più semplice inserirli manualmente o modificarne i dati nella nuova applicazione come parte del processo di migrazione.
#9 Eseguire test di prova
Il modo migliore per garantire il corretto funzionamento degli script di migrazione dei dati consiste nell’eseguire le migrazioni dei dati di prova. Se trovi errori durante questa migrazione, possono essere corretti e testati nuovamente. È comune eseguire migrazioni di prova più di una volta per essere sicuri che la migrazione finale alla produzione sia rapida e di successo. Un’implementazione di successo riduce al minimo la necessità di sistemi ombra e non richiede agli utenti di eseguire lo stesso lavoro più volte. Misurare l’uso dei processi ombra utilizzati prima e dopo la distribuzione aiuta a capire se la migrazione in cloud dell’ERP è stata funzionale o disfunzionale.
#10 Gestire il change management
Le persone manifestano in vario modo la resistenza al cambiamento, sostanzialmente perché non sono disposti a rinunciare a ciò che conoscono e gli è familiare per qualcosa che non lo è. Questo atteggiamento porta gli utenti a creare strade alternative. La mancata gestione del cambiamento è una delle cause più comuni del fallimento di un progetto di migrazione in cloud dell’ERP.
Considerando come l’ERP in cloud consenta una personalizzazione limitata, in particolare nella versione SaaS, nella gestione delle modifiche è importante far abituare i dipendenti ai nuovi flussi di lavoro e ai nuovi processi aziendali. È importante supportare le persone con attività di affiancamento e formazione affinché accettino il fatto che potrebbero non avere più accesso a una funzionalità a cui sono abituate.
ERP Software selection: i passi da fare prima di scegliere
Sbagliare la scelta dell’ERP significa andare poi a colmare le lacune sostenendo gli oneri e i costi legati alla gestione delle modifiche necessarie. Nel processo di software selection è fondamentale:
- Identificare quali sono tutti i requisiti aziendali che l’ERP in cloud deve soddisfare. Per questo è necessario definire obiettivi chiari, condivisi e verificati da tutte linee di business coinvolte nel progetto. Condivisione e collaborazione interfunzionale contribuiscono a semplificare il cambiamento. Permettere alle varie linee di business di fornire input su requisiti e pianificazione dei processi aumenta le probabilità che ognuna di esse possa diventare un main sponsor del progetto.
- Documentare in maniera quanto più possibile dettagliata almeno i requisiti indispensabili. Questo velocizza gli incontri con i fornitori: se non possono soddisfare questi requisiti, si passa al fornitore successivo, risparmiando tempo prezioso. Nel momento in cui il team di vendita del fornitore afferma che il software è in grado di soddisfare i requisiti più importanti, è bene chiedere una dimostrazione effettiva delle funzionalità in modo da capire gli eventuali limiti del software, pianificando sia la durata della dimostrazione che la presenza di product manager esperti.
- Verificare la qualità della partnership. Spesso i fornitori di software consigliano di collaborare con il proprio team di servizio o con i partner di canale. Dedicare del tempo per valutare il fornitore con cui ci si trova meglio è un altro elemento che agevola il buon andamento del progetto di migrazione in cloud dell’ERP. Le organizzazioni devono assicurarsi che processi e SLA siano in linea con l’offerta del fornitore.
Ad esempio, è opportuno verificare con quale frequenza il fornitore SaaS esegue il backup dei dati o scatta istantanee rispetto a ciò che l’IT interno ha fatto con un sistema locale. Se ci si aspetta un obiettivo del punto di ripristino a grana fine, ovvero con un’acquisizione delle modifiche ai dati ogni tre o cinque minuti, e il fornitore ritiene invece che una volta ogni ora o due volte al giorno siano sufficienti il disallineamento sarà causa di contestazioni e delusioni.
Infine, bisogna assicurarsi di mantenere un feedback continuo con il fornitore, in modo da poter coordinare le attività e presidiare tempi e costi quanto più possibile sincronizzati ai preventivi.
