Potenziare gli spazi aziendali con strumenti e funzionalità multimediali permette di esprimere al massimo il valore operativo di ogni risorsa e di ogni asset, garantire una migliore user experience agli operatori e offrire un servizio di altissimo livello agli utenti. Oggi un building davvero moderno ospita varie tipologie di ambienti smart: il primo che si incontra è proprio l’area adibita all’accoglienza degli ospiti. Digitalizzare la gestione dei visitatori all’ingresso delle sedi aziendali, abilitando la presenza di un receptionist virtuale, consente di aumentare l’efficienza e garantire un’esperienza di accreditamento semplice, rapida e fluida. Esploriamo le concrete opportunità di questo scenario insieme con Paolo Bonetti, Chief Marketing Officer di Durante, storico system integrator e digital factory specializzata nella realizzazione di soluzioni evolute per gli ambienti aziendali smart.
Il receptionist virtuale, una soluzione di remote expert per la gestione visitatori
Implementare una soluzione di remote visitor management e accettazione virtuale, in pratica, offre la possibilità di presidiare da un’unica postazione remota un numero potenzialmente illimitato di varchi aziendali, dislocati in sedi anche molto lontane geograficamente. Digitalizzazione e automazione, al tempo stesso, semplificano e velocizzano le procedure di registrazione degli ospiti (impattando quindi positivamente sull’organizzazione anche nel caso di eventi con un elevato numero di ospiti). “Per dare vita a questo scenario – commenta Bonetti – Durante ha sviluppato il sistema di gestione visitatori Agrìd Welcome. La piattaforma è parte di una più ampia gamma di soluzioni pensate per abilitare la presenza di remote expert nelle aziende di diversi settori, come Agrìd Bank e Agrìd Care, l’una dedicata al settore bancario e l’altra alle diverse declinazioni di servizio clienti. Abbiamo scelto il nome Agrìd perché, attraverso una grafia italianizzata, richiama al verbo inglese ‘agree’, che significa accordarsi e richiama il gesto di stringersi la mano, concordare su qualcosa, sancire la buona riuscita di un accordo”
La reception è virtuale, i risultati sono reali
Grazie a soluzioni di visitor management basate su piattaforme in cloud e strumenti multimediali smart, dunque, un receptionist – virtuale ma assolutamente reale – è perfettamente in grado di sbrigare da remoto tutte le pratiche di accoglienza e accreditamento, esattamente come se fosse in carne e ossa di fronte al visitatore.
“In particolare – spiega Bonetti – la reception digitale firmata Durante è composta da due moduli: uno di digital management e uno di accoglienza. Quest’ultima può essere gestita da un receptionist presente all’ingresso oppure da remoto”.
Il valore aggiunto, in questo caso, è la possibilità di gestire da un unico punto di contatto più varchi, anche lontani geograficamente. Il tutto, attraverso uno specifico software, integrato con la domotica e con il controllo accessi. La presenza dell’ospite, infatti, viene rilevata automaticamente grazie alla presenza di sensori all’ingresso e segnalata in tempo reale al personale. L’operatore, quindi, si connette al sistema e, attraverso un monitor, esegue le procedure di accreditamento insieme all’ospite, mettendolo poi in contatto con il referente aziendale e gestendo eventuali scenari di domotica e building automation come l’apertura delle porte o dei varchi. “In questo modo, l’azienda massimizza il lavoro delle persone, non dovendo più impiegare gli operatori in via esclusiva per la reception, e riesce nel contempo a fornire un servizio d’eccellenza ai propri ospiti” sottolinea Bonetti.
Efficienza operativa e user experience: i benefici di una reception virtuale
Da quanto fin qui accennato, emerge come l’implementazione di una reception virtuale apporti benefici concreti sul fronte dell’efficienza operativa e dell’esperienza d’uso, sia degli addetti a questa mansione che dei visitatori. Il vantaggio più evidente dal punto di vista dell’ottimizzazione delle risorse è quello relativo alla possibilità di impiegare per le mansioni di accreditamento ospiti operatori connessi da remoto e non assegnati in via esclusiva a questa attività: in questo modo, le persone possono occuparsi di attività a più alto valore aggiunto, impiegando al meglio il proprio tempo e il proprio talento, per concentrarsi sulla gestione visitatori sono quando necessario.
Il sistema di visitor management da remoto permette inoltre di gestire da un’unica postazione centralizzata i varchi aziendali, senza limiti dettati dalla distanza. “Non solo: nei casi di maggiore affluenza di utenti esterni in azienda – aggiunge Bonetti – l’operatore può anche scalare automaticamente su un team di colleghi via via più ampio, assicurando così una risposta immediata alle specifiche necessità di ogni occasione. Dal canto loro, gli ospiti usufruiscono di un servizio innovativo e di estrema praticità. Un assetto multimediale evoluto, con strumenti di digital signage di ultima generazione, consente di non rimpiangere nemmeno per un secondo l’esperienza di accreditamento analogica. L’interazione tra il receptionist connesso da remoto e l’ospite, infatti, risulta essere estremamente naturale”.
