Per una struttura ospedaliera operante nella regione Emilia Romagna, Clinica Digitale – Savino Digital Health ha implementato una piattaforma (protagonista del progetto dal titolo Automazione dei Servizi Trust in una struttura sanitaria, risultato finalista ai Digital Awards 2022 per la categoria Machine Learning e Intelligenza Artificiale) che ha consentito di integrare i sistemi informatici con la rete Sole (Sanità On LinE) regionale.
Il sistema permette di certificare e allineare i nuovi processi documentali digitalizzati attraverso un’infrastruttura di back end che garantisce un processo efficiente, sicuro e a norma di legge, per la distribuzione dei certificati di firma ai medici e l’automatizzazione dei processi di firma digitale.
La situazione e i dubbi iniziali
Quando Clinica Digitale è stata ingaggiata per il progetto, la struttura ospedaliera gestiva flussi di accettazione, prenotazione, refertazione in chiave digitale, mentre la gestione della cartella clinica era ancora legata alla carta. Era stata fatta una precisa scelta aziendale volta alla stampa e alla firma “a inchiostro” delle cartelle cliniche redatte a chiusura del processo di degenza.
Questa scelta si basava, essenzialmente, su una ponderazione focalizzata sui cosiddetti “costi collaterali” della digitalizzazione, con particolare riferimento alla necessità di distribuire certificati di firma elettronica a tutti i medici e relative soluzioni per l’apposizione delle firme stesse sui documenti digitali.
In pratica, il management era arenato tra la volontà di rendere la clinica “full digital”, considerati, tra l’altro, gli investimenti in asset digitali compiuti negli anni, e i costi legati al coinvolgimento del personale amministrativo nel seguire le procedure richieste dalle comuni Certification Authority per l’assegnazione delle firme. Procedure spesso invasive sul piano burocratico, con un mix di passaggi digitali e analogici che avrebbero trovato una scarsa applicazione da parte del personale, con una valutazione dei costi eccedenti rispetto ai benefici.
Un’ulteriore valutazione riguardava la produttività relativamente al fatto che il personale medico avrebbe dovuto continuamente apporre PIN di firma (come previsto dalle normative inerenti al valore probatorio dei documenti digitali).
Un terzo dubbio concerneva le attività di assistenza ed help desk. Munire tutti i clinici di strumenti “classici” per l’apposizione di una firma digitale, come smartcard e relativi dispositivi di lettura, significava mettere in conto un certo impatto sull’help desk per i motivi più disparati. Per esempio: mancata connessione estemporanea tra lettore e postazione di lavoro tramite porta USB, smarrimento o indisponibilità delle smartcard, oppure ancora dimenticanza dei PIN di firma.
Insomma, le ricadute economiche collaterali analizzate dal management, lasciavano la clinica in una sorta di “limbo”. Da una parte il completamento del processo di digitalizzazione presentava delle non sostenibilità importanti per completare l’ultimo miglio, dall’altra questa condizione si trascinava dietro ulteriori conseguenze “anti economiche”. A quest’ultimo proposito, in particolare, la frammentazione dei repository documentali e la persistenza di costi relativi allo stoccaggio, alla gestione e alla messa in sicurezza del cartaceo contenente documenti e informazioni più che sensibili.
L’eterogeneità dei diversi output documentali provenienti dai sistemi richiede, in generale, la stampa e conservazione fisica complessiva in un singolo fascicolo dii vari documenti che compongono la cartella clinica. E questo rappresenta una difficoltà oggettiva per tutti gli operatori sanitari.
A rinnovare l’interesse verso la digital transformation anche sul fronte delle cartelle cliniche, è intervenuto il fatto che i referti specialistici afferenti alla cartella stessa e la lettera di dimissione non risultavano compliant alle ultime specifiche della Regione Emilia-Romagna, che, nel frattempo, aveva adottato la firma digitale tipo PAdES per l’integrazione alla rete Sole per la popolazione del FSE (Fascicolo Sanitario Elettronico), cosi come richiesto dal Decreto Rilancio.
Gli obiettivi
In ottemperanza all’articolo 11 del D.L. n°34 del 19/05/2020 (Decreto Rilancio), si è riscontrato il bisogno di alimentare il FSE in maniera continuativa e tempestiva con i dati degli eventi clinici (in particolare i referti specialistici e le lettere di dimissione) rispettando gli standard regionali richiesti per l’integrazione con la rete Sole regionale.
Quindi, tra gli obiettivi della struttura ospedaliera vi era quello di certificare e allineare i nuovi processi documentali digitalizzati alle complessità normative in termini di integrità, sicurezza e immodificabilità, rendendo ogni singolo documento digitale “opponibile a terzi” con garanzie pari o superiori a quelle fornite dal cartaceo.
Ancora, si è deciso di realizzare un’infrastruttura, per raggruppare dati documenti in un unico canale, mettendo il personale medico in condizione di consultare, firmare digitalmente e conservare a norma i dati dematerializzati, senza doverli ricercare all’interno di diverse piattaforme che sono inevitabilmente strutturate sulla base di diverse tecnologie appartenenti a diversi fornitori.
A tutto ciò si aggiunga il desiderio di creare un processo efficiente per la distribuzione dei certificati di firma ai clinici, attraverso procedura full digital e Self Service, per far fronte alle pratiche amministrative e altamente burocratiche normalmente richieste dalle Certification Authority.
Infine, si è puntato ad automatizzare i processi di firma digitale attraverso tecnologie basate su algoritmi, in modo da evitare perdite di produttività da parte degli operatori sanitari, risparmiando loro la digitazione di “PIN” di firma a ogni validazione, bypassando l’utilizzo di supporti quali token o smart card, che oltre a rappresentare un ulteriore costo a carico del budget dei sistemi informativi, rappresentano anche un potenziale costo in termini di richieste di assistenza.
Che cos’è e come funziona Clinica Digitale
Clinica Digitale è una piattaforma pensata per lavorare in modalità SaaS (opzionalmente anche on premise), interamente progettata Web based e web responsive con uso prevalente di tecnologie Angular, basata su Mongo DB.
Evoluti algoritmi intervengono nell’apposizione automatica delle firme digitali. Nello specifico, a seguito di un’opportuna istruzione, essi permettono al sistema di capire in quale momento del processo è necessario apporre una firma digitale e come predisporre il set di dati in modo propedeutico a una corretta archiviazione e conservazione legale del documento, al fine di garantirne e certificarne i massimi standard di valore probatorio. Vengono così apposti anche i metadati necessari e le marcature temporali.
Protagonista di questo progetto è anche la metodologia di integrazione di apposite firme remote HSM – Hardware security model. Si tratta di una tipologia di firma per cui il quadro normativo permette un’applicazione totalmente automatizzata. Grazie a questa, è cioè possibile apporre la firma di un medico all’interno di un documento senza alcuna operazione “fisica” compiuta dall’operatore, il quale visualizza semplicemente un “alert” di firma, visualizzato direttamente sul gestionale di cartella clinica scelto dall’azienda.
Per garantire una distribuzione massiva dei certificati di firma a ciascun medico, Clinica Digitale dispone di un sistema di accreditamento self-service che consente di ottenere un certificato di firma in modo del tutto autonomo, in pochi passaggi, senza il coinvolgimento invasivo dello staff amministrativo, che graverebbe sui costi a carico dei budget IT in modo più che sostanzioso.
Una volta ottenuto il certificato, esso si propaga all’interno di tutto il sistema informativo ospedaliero, per mezzo di avanzate metodologie di system integration. In questo modo, quando gli algoritmi “richiamano” una firma, il sistema è in grado di rispondere fornendo all’algoritmo stesso il certificato di firma corretto del medico che sta operando in Cartella Clinica Elettronica, o sul sistema di Refertazione.
Uno dei vantaggi di questo sistema, consiste nella possibilità di fornire comunque un PIN a ciascun medico, consentendogli l’uso del certificato di firma anche per documenti personali fuori dal contesto della clinica, per esempio, quando lavora nel proprio studio privato.
Come si è svolto il progetto e il ruolo del Digital Trust Expert
Definiti gli obbiettivi principali il progetto è stato caratterizzato da diverse fasi, partendo da un’analisi dello stato e del contesto attuale (As-is), dall’individuazione dei fornitori coinvolti, da una serie di meeting tra tutti gli attori per la condivisione degli obbiettivi, per poi passare alla valutazione e reingegnerizzazione dei processi, all’analisi e progettazione della System Integration e, infine, ai test di funzionamento.
Il punto di arrivo è stato il completamento della digital transformation dell’azienda, trainata da una linea guida che ha fatto da filo conduttore a tutto il processo di completamento del percorso di digitalizzazione, e ottenuta per mezzo di una user experience frictionless per il paziente, per i clinici, per lo staff amministrativo e per il dipartimento Sistemi Informativi Aziendali.
Fondamentale è stata l’individuazione di un Digital Trust Expert (Clinica Digitale). Quest’ultimo si pone come partner di riferimento al centro del percorso di digitalizzazione, in quanto conosce leggi, normative, tecniche e tecnologie per mettere in sicurezza l’intero sistema informativo, la produzione documentale dell’azienda, e la produttività dei clinici, facendosi carico interamente dei rischi e delle responsabilità dei processi propedeutici alla produzione di documenti il cui valore probatorio deve essere assicurato per gli anni a venire.
Non di secondaria importanza è stata la conoscenza delle esigenze operative e quotidiane del medico, attore principale dell’intero processo di produzione documentale, con particolare focus sulle attività di produzione, stampa, ricerca e consultazione documentale non ottimizzate, che vanno a sottrarre tempo alle attività più nobili di cura verso il paziente.
Una volta completata la transizione digitale delle diverse tipologie di documenti sanitari, la struttura ospedaliera può contare un archivio legale dove ha la certezza di raccogliere e custodire un patrimonio documentale dal valore probatorio solido. Cartella cliniche, allegati, referti ambulatoriali e tutti i documenti sanitari devono essere preservati nel tempo per sempre, con garanzia di inalterabilità, leggibilità, nonché sicurezza fisica e logica.
Per questo non basta un semplice storage, ma è necessaria la conservazione a norma del contenuto, secondo standard stabiliti dalla norma in continua evoluzione (tra questi quelli di AGID). Solo così la transazione digitale mantiene il suo valore probatorio e la sua opponibilità a terzi nel tempo.
La progettazione dell’ecosistema di Clinica Digitale non nasce specificatamente per questo progetto, ma prende forma molti anni prima e si è evoluta nel tempo implicando, secondo quanto dichiarato dagli uomini Savino Solution, un investimento di circa 400.000 euro in circa 8 anni.
I vantaggi del passaggio dalla carta al digitale
Con la realizzazione di questo progetto, la graduale transizione dalla carta al digitale della struttura ospedaliera sta permettendo di proseguire il programma di digitalizzazione dei referti specialistici e dei processi afferenti la Cartella Clinica Elettronica, con una drastica diminuzione delle problematiche legate al cambiamento.
In tale contesto, il personale medico ha immediatamente colto i benefici intrinsechi alla produzione di documenti digitali il cui valore probatorio è certificato, reso a prova di errore grazie alle responsabilità assunte dal fornitore di servizi Trust.
Il fattore “sicurezza normativa” ha portato inoltre enorme giovamento anche sul fronte della “sicurezza aziendale”. La certificazione dei processi documentali, affidati a tecnologie basate su algoritmi, non solo deresponsabilizza i medici, ma anche la Direzione Sanitaria e i Legali Rappresentanti, sui quali non grava più la minaccia, con possibili strascichi civili e penali, legata alla non conformità dei documenti sanitari prodotti (con conseguenti problemi possibili in sede di contenzioso medico-paziente e nei rapporti con enti assicurativi).
I servizi digitali portati da Clinica Digitale non hanno richiesto una formazione specifica né numerosi interventi da parte dell’Help Desk.
La possibilità, poi, di eliminare definitivamente la presenza del cartaceo grazie alla firma digitale, oltre alla comodità, determina ulteriori vantaggi in termini di costi per la stampa, l’archiviazione e la gestione logistica dei documenti cartacei. Gli archivi sono consultabili in digitale da più persone autorizzate simultaneamente (cosa che la carta non rendeva attuabile), ed è possibile estrapolare direttamente da essi le informazioni necessarie in tempo reale. I vantaggi riconducibili alla soluzione riguardano anche il paziente dal punto di vista della trasparenza delle informazioni e della possibilità di consultazione e conservazione dei dati nel proprio FSE.
L’integrazione di Clinica Digitale con i gestionali aziendali già in uso, ha permesso di sfruttare appieno i benefici della digitalizzazione applicata ai processi organizzativi, che sono stati ulteriormente rivisti e ottimizzati, superando limiti di efficienza.
I benefici ottenuti con questo progetto possono sintetizzarsi in riferimento a 3 interlocutori.
Direzione Sanitaria e Proprietà: essa ha la garanzia di aver imboccato un percorso di Digitalizzazione teso alla totale deresponsabilizzazione legale dei vertici aziendali, grazie all’intervento di un partner specializzato in Document Compliance Risk, in grado di progettare e contribuire all’implementazione di un processo documentale compliant, di cui il partner stesso diventa responsabile.
Clinici: essi stanno sperimentando la possibilità di interagire con procedure informatiche decisamente meno invasive e meno impattanti per la loro quotidianità. I medici sono infatti persone che mediamente non dispongono di elevate competenze tecnologiche e che vogliono avere un maggior focus sul paziente, senza perdere produttività a causa di complicate procedure e non si possono permettere blocchi di operatività.
Management: direzione IT e direzione amministrativa possono contare su un impatto ridottissimo concernente le attività di distribuzione e maintenance dei certificati di firma e della gestione delle Identità Digitali dei medici.
