“A partire dagli ultimi cinque-sei anni, dopo la legge Bassanini, la legislazione è andata sempre nella direzione di spingere le amministrazioni pubbliche a innovarsi, razionalizzare e, soprattutto, risparmiare”, ricorda Ivana Manduchi, responsabile Unità organizzativa ausiliaria economato del Comune di Rimini. “Appena abbiamo saputo della disponibilità di strumenti per effettuare le gare online, ci siamo interessati a questa opportunità pensando a perseguire tre obiettvi: ridurre il prezzo di acquisto grazie al meccanismo della gara; risparmiare tempo e risorse umane; sfruttare il meccanismo telematico per realizzare un accentramento degli acquisti con conseguenti ulteriori risparmi”.
Gestione gare in Asp
L’idea del Comune di Rimini era e resta analizzare, da un lato, le proposte di Consip (società per azioni del Ministero dell’Economia e delle Finanze e “centrale acquisti” per le pubbliche amministrazioni italiane, www.consip.it), verificando la convenienza di una centrale acquisti esterna e, dall’altro, dotarsi di uno strumento per gestire in modo autonomo gli acquisti on line. Si è sperimentata una prima piattaforma di procurement, poi abbandonata in quanto scarsamente flessibile e troppo costosa a favore di quella sviluppata da Thesia (www.thesia.it), azienda del gruppo Sia specializzata in sitemi di e-procurement e marketplace.
La gara, che ha potuto seguire la procedura della trattativa privata avendo un valore a base d’asta sotto la cosiddetta soglia comunitaria, è stata aggiudicata a Thesia, in competizione con altre due società per la combinazione del punteggio qualitativo ed economico.
La stessa piattaforma verrà utilizzata sia dal Comune di Rimini sia da quello di Castel S.Pietro, consentendo ai due enti locali di realizzare economie, grazie alla messa in comune del patrimonio informativo relativo all’albo fornitori e alle categorie merceologiche nell’ambito delle quali fare acquisti, ma garantendo a ciascuno la conservazione della propria autonomia nelle gare. L’investimento si è dunque caratterizzato per un’attenta valutazione delle possibilità di ottimizzazione dei costi, ottenuta, appunto, attraverso la collaborazione tra le due realtà amministrative.
I due Comuni non hanno però acquistato il sistema, per il costo iniziale eccessivo e per la difficoltà di garantirne la continua evoluzione, ma hanno preferito avvalersi del servizio in una modalità Asp. Il sistema è dunque residente presso la sede Thesia di Milano.
La scelta dei due Comuni è quindi in linea con alcuni degli elementi che caratterizzano la “via italiana” all’e-government, che vede con particolare favore forme di aggregazione tra entità amministrative diverse, al fine di ottimizzare gli investimenti, e l’utilizzo della modalità Asp per la fruizione delle soluzioni per quelle realtà per le quali la gestione interna sarebbe troppo impegnativa sia in termini di risorse umane sia di investimenti.
La soluzione di e-procurement è operativa fin dal giugno 2004 anche se tuttora in fase di assestamento sia sul versante dell’organizzazione interna al Comune sia su quello dei fornitori.
Ivana Manduchiresponsabile unità organizzativa ausiliaria economato del comune di rimini
Trasformazioni organizzative
L’implementazione della soluzione ha comportato la revisione di alcuni aspetti organizzativi: “Inizialmente le gare venivano fatte da una sola persona, ma stiamo andando nella direzione di coinvolgere tutte le persone dell’economato con l’obiettivo di creare un luogo virtuale dove accentrare gli acquisti, attenuando però gli effetti negativi della centralizzazione, come le perdite di tempo nella consegna o di controllo da parte degli uffici che necessitano dei materiali da acquistare”, sottolinea Manduchi.
L’accentrazione ‘virtuale’, realizzata grazie alla gara telematica consente di diminuire i tempi e, all’uffico interessato, di partecipare a tutte le fasi potendo seguire direttamente tutte le operazioni di gara.
“In questo modo vengono attuate anche le linee europee che prevedono un aumento di trasparenza”, commenta ancora Manduchi.
Il sistema prevede infatti l’abilitazione dei fornitori (registrazione dei fornitori al sistema di e-procurement e successivo processo di autorizzazione a entrare nell’Albo dei Fornitori), secondo quanto disposto dal Dpr 101/2002, che prevede e regola le fasi di abilitazione aperte al pubblico necessarie per partecipare alle procedure telematiche.
Gare più veloci, fornitori più preparati
Anche se il sistema è ancora in fase di rodaggio, lo svolgimento della gara telematica è molto più veloce di quella tradizionale.
“Escludendo il procedimento di preparazione, ossia il capitolato che dipende dalla complessità degli oggetti da acquistare, per espletare le fasi che vanno dall’invito alle aziende fino alla conclusione della gara si impiegano circa tre giorni”, dichiara Manduchi. “Ma prevedo che nel giro di un anno questo strumento aumenterà la sua efficacia anche in seguito alla maggior familiarità delle imprese che concorrono”.
Un effetto di contorno, ma non secondario è infatti l’impulso all’innovazione che le amministrazioni pubbliche possono dare al sistema delle imprese. “Abbiamo presentato il progetto nel corso della manifestazione EuroPa invitando tutti i nostri fornitori; quest’anno abbiamo organizzato un corso con un convegno di presentazione in collaborazione con Assindustria per coinvolgere anche le imprese associate. Il corso sarà diretto inizialmente ai dipendenti pubblici e poi si rivolgerà anche ai privati”.
Alla luce dell’esperienza…
Alla luce dell’esperienza fatta, Manduchi fornisce qualche consiglio agli enti pubblici, che intendono seguire un percorso analogo, consigli che, a nostro parere, sono validi anche per aziende private.
In primo luogo evitare, come è successo a Rimini nel caso della prima piattaforma adottata, prodotti preconfezionati, che risultano difficilmente personalizzabili. “La soluzione attuale forse non è perfetta, ma si può adattare alle nostre esigenze anche se per farlo nel modo ottimale si deve maturare una certa esperienza”, nota Manduchi, che sottolinea come all’inizio della trattativa vada ben chiarito questo punto.
Soluzioni come quella adottata dal comune di Rimini sono molto convenienti per gare a ribasso dinamico, che richiedono però capitolati molto precisi e rigidi. Il lavoro di preparazione è dunque molto importante.
I fornitori, almeno all’inizio, vanno convinti, seguiti e sollecitati senza aspettarsi che siano in grado da soli di comprendere lo strumento.
