Recuperare efficienza e soprattutto trasparenza. Il diktat imposto alle Pubbliche Amministrazioni dalla Digital Transformation obbliga gli organi operativi dello Stato a dotarsi di strumenti digitali sempre più innovativi e in grado di far rispettare tutte le procedure di gestione del Protocollo di Legalità, come sottoscritto dal Ministero dell’Interno e Confindustria il 10 maggio 2010.
Legalileo, la piattaforma software di gestione delle gare d’appalto e di controllo della legalità sviluppato da TopNetwork, nasce con il preciso compito di supportare le PA e le stazioni appaltanti dello Stato sulla strada dell’innovazione. Il fine è quello di contrastare eventuali turbative d’asta e infiltrazioni della criminalità organizzata, nonché creare una connessione sicura ed efficiente con l’organo di controllo principale, la Prefettura.
Legalileo si pone infatti al centro della rete costituita da Ente Appaltante, Prefettura, Aggiudicatario ed Esecutore. La gestione documentale integrata permette di centralizzare e velocizzare lo scambio dei dati tra tutti gli attori coinvolti e questo fin dalla prime fasi di acquisizione digitale dei documenti cartacei. Ma è nelle fasi successive, verifica e corrispondenza ai criteri richiesti, tracciamento dei processi di consultazione, archiviazione di tutta la documentazione, controllo degli accessi e autenticazione Cantieri che Legalileo esprime la sua utilità. Vediamone le caratteristiche più in dettaglio.
Protocollo Legalità con Legalileo: più efficienza e trasparenza
Per prima cosa ricordiamo che tra le stazioni appaltanti rientrano le Pubbliche Amministrazioni, gli enti pubblici, enti e aziende vigilati dallo Stato o da altro ente pubblico, i concessionari di lavori e pubblici servizi. Si tratta di un numero molto elevato di organizzazioni che possono sviluppare un impatto economico estremamente positivo sull’economia del Paese se opportunamente supportate fin nelle fasi iniziali della gara d’appalto.
Una delle maggiori criticità nelle procedure di appalto è da sempre la difficoltà, per la gestione appaltante, di acquisire tutta la documentazione antimafia ai sensi dell’articolo 84 del decreto legislativo 159/2011 e questo prima di stipulare, approvare o autorizzare qualsiasi forma di contratto o subcontratto.
La piattaforma Legalileo permette non solo di avere un’interazione diretta con gli organi di controllo come la Prefettura, ma di espletare anche tutti quei processi di verifica delle anagrafiche, dei dati fornitori ed eventuali sub-appaltatori necessari al rilascio della certificazione Antimafia, in conformità Protocollo di Legalità sottoscritto dal Ministero dell’Interno e Confindustria. Una procedura estremamente importante e che necessita della massima trasparenza.
Gestione integrata di tutta la documentazione
Legalileo mette a disposizione delle PA una serie di strumenti utili a mantenere il completo controllo sulla documentazione di ogni stakeholder che partecipa alla fornitura (aggiudicatario e sub-appaltatori) e questo sia che avvenga per gara, sia per aggiudicazione diretta.
Tramite Legalileo le PA possono gestire con facilità non solo tutta la parte anagrafica dei fornitori e degli eventuali sub-appaltatori (imprese, RTI, ATI, consorzi e così via), ma anche l’iter di qualificazione dei medesimi presso l’azienda appaltatrice. Questa funzione consente ai diversi profili aziendali, a partire dall’ufficio acquisti, passando per amministrazione e controllo qualità, di garantire la massima sicurezza e trasparenza, effettuando in modo appropriato le valutazioni necessarie.
Per semplificare il processo di acquisizione della documentazione e favorirne il continuo aggiornamento, Legalileo mette a disposizione dei fornitori un portale di caricamento di tutti i documenti necessari (iscrizione CCIAA, D.U.R.C., certificazioni, polizze assicurative, LUL ecc.). Il software di gestione appalti abilita in questo modo gli utenti a organizzare in autonomia le informazioni di propria competenza, registrando al contempo tutti i dati inseriti, le eventuali modifiche e lo storico delle medesime e delle avvenute ricerche mediante un sistema di log.
Questa automatizzazione permette di snellire i processi interni delle PA, migliorando l’efficienza dei reparti di controllo, incrementandone puntualità e precisione. Il costante monitoraggio consente, oltre al doveroso rispetto delle procedure e relative scadenze, anche di effettuare il rating dei fornitori che verranno misurati in termini di puntualità e qualità delle consegne.
L’integrazione della piattaforma di gestione con i sistemi già presenti nelle aziende, per esempio ERP e CRM, migliora sensibilmente la comunicazione tra tutti i settori coinvolti, in particolar modo quello finanziario. Legalileo mette infatti a disposizione un modulo di controllo di gestione per i flussi finanziari tra aggiudicatario e le imprese sub-appaltatrici.
Tecnologia evoluta per il controllo e la gestione Cantieri
Di grande importanza è poi la gestione del Giornale di Cantiere, che deve consentire la visualizzazione e riscontro della filiera delle imprese impegnate, nonché delle persone e mezzi al lavoro. Legalileo permette di pianificare con efficienza e semplicità gli accessi di persone e mezzi precedentemente registrati, inviando alla Prefettura sia gli ingressi programmanti, sia quelli consuntivati abilitando anche la registrazione in loco con un’app dedicata, in un’ottica mobile first che permette la veloce trasmissione e condivisione delle informazioni.
L’eventuale mancato riscontro di un profilo di un dipendente può lanciare un alert agli organi di controllo incaricati della sicurezza in cantiere, ma anche notificare all’organo preposto (Prefettura/Forze dell’Ordine) l’intrusione e l’inosservanza delle procedure. La piattaforma permette anche l’identificazione delle Interferenze e la redazione del D.U.V.R.I. (Documento Unico per la Valutazione dei Rischi da Interferenze).
All’occorrenza Legalileo può essere integrato con tecnologie avanzate, come la Computer Vision, che permettono l’autenticazione del personale e il riconoscimento oggetti e dei mezzi in transito mediante telecamere dotate di Intelligenza Artificiale. In modo analogo viene effettuato il rilevamento dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) al fine di monitorare l’osservanza dei parametri di sicurezza all’interno del cantiere e il controllo che tutto il personale addetto stia rispettando quanto imposto dalle normative.
Dotare le PA e le stazioni appaltanti dello Stato di strumenti avanzati come Legalileo consente di velocizzare non solo le operazioni di archiviazione e controllo di tutta la documentazione, ma imprime una profonda accelerazione alla realizzazione di servizi e strutture dell’interno sistema Paese.
