MILANO – Una distribuzione bilanciata dello staff It tra le varie sussidiarie europee garantisce a Olympus Europa una It governance a livello corporate e, nel contempo, consente di rispondere alle specifiche esigenze delle sussidiarie locali. È quindi nell’ambito di questa strategia che è nato il progetto di una piattaforma tecnologica di governance It che, partita in Italia come progetto pilota, si va ora estendendo a tutte le sedi europee, e del quale Giorgio Leone, Project Manager di Olympus Europa, Marco Spina, Responsabile Is di Olympus Italia, e Cristiano Secci, coordinatore dell’Help Desk e responsabile del progetto pilota italiano, hanno illustrato a ZeroUno genesi e caratteristiche peculiari.
Produttore di classe mondiale di strumentazione opto-digitale, Olympus opera nel ramo consumer (macchine fotografiche e dispositivi associati) e in quello medicale (microscopia, endoscopia medicale e chirurgica, diagnostica). Olympus conta oltre 28.000 dipendenti, con baricentro in Giappone e oltre 3400 dipendenti in Europa. Il quartier generale di Amburgo, oltre a controllare il business, coordina con un gruppo di International Project Management i sistemi informativi della varie sussidiarie e fornisce guida funzionale ai rispettivi responsabili It per i progetti di rilevanza corporate.
Giorgio Leone, Project Manager di Olympus Europa
Cristiano Secci, Coordinatore Help Desk e Responsabile del progetto Pilota italiano della soluzione di It governance
Il bilanciamento corporate-locale
Nel contesto Olympus Europa si persegue una distribuzione strategicamente bilanciata dello staff It fra le varie sussidiarie europee, puntando a un rapporto ottimale tra soluzioni corporate e soluzioni locali che Leone, chiama con orgoglio “la nostra chiave di successo: un sistema che funziona a due marce, corporate e locale”.
Le sussidiarie europee hanno quindi a disposizione un’unica piattaforma per l’IT governance configurabile a livello locale e condivisibile a livello corporate. Questo è stato possibile anche grazie ad un attento studio della Naming Convention. Un esempio del “sistema a due marce” è il Knowledge Database del modulo di Help Desk dove ogni sussidiaria è libera di inserire soluzioni sia valide solo localmente e partecipare al repository europeo. In questo modo si raggiunge un altissimo livello di condivisione dei processi e degli asset, rendendo possibile un notevole aumento della qualità ed una sostanziale riduzione dei costi.
Liberare risorse per i nuovi progetti
Ecco dunque, nelle parole di Giorgio Leone, gli obiettivi strategici del progetto “integrazione corporate dell’It management” Olympus: “Soluzione pienamente integrata a livello corporate [nelle aree di It governance rappresentate in figura 1 n.d.r.], pur garantendo flessibilità per le esigenze locali; alta accettazione dell’utenza, grazie alla grande importanza che è stata data alla facilità di apprendimento e uso; alta integrazione dei vari moduli con reportistica per poter continuamente controllare e migliorare soluzioni e processi”.
C’è un valore cruciale dell’integrazione e automatizzazione a livello corporate delle 11 aree di “governo operativo It”, sottolinea Leone: consentire ai sistemi informativi delle sussidiarie di liberare le risorse per la dodicesima, i Nuovi Progetti. In Olympus infatti, come in tutte le aziende, il peso dell’operatività corrente è tale che i Nuovi Progetti possono contare, se tutto va bene, su “uno, forse due giorni alla settimana” del lavoro degli operatori It.
L’obiettivo era dunque quello di sviluppare una piattaforma di governance dell’It che coprisse, con specifici moduli integrati, tutte le aree operative consentendo alle risorse umane IT di dedicarsi ai nuovi progetti.
Il progetto pilota parte dall’Italia
Olympus Italia, il cui team It è composto da quattro persone (amministratore di rete, specialista Erp, coordinatore Help Desk e operatore Help Desk) che affiancano il responsabile, si è trovata a condurre il gioco sull’It governance integrata a livello europeo per il tempestivo investimento del suo responsabile dei sistemi informativi, Marco Spina, che ha dedicato il coordinatore Help Desk, Cristiano Secci, al miglioramento del servizio all’utente in un’ottica locale, ma aperta all’integrazione a livello corporate.
Il primo passo è stato quello di confrontare processi e soluzioni presenti in tutte le sussidiarie europee e categorizzarle per funzionalità e qualità. Uno step necessario per poter confezionare e proporre un concetto di IT governance che potesse soddisfare tutte le esigenze e gli obiettivi operativi e strategici.
Dopo aver analizzato varie piattaforme è stata scelta la soluzione Track-It! di INTUIT ) e si è partiti con il progetto pilota in Italia. Obiettivi di questa fase, durata circa un trimestre, sono stati la stabilizzazione della configurazione, la verifica dei processi, e lo sviluppo del knowledge a fini didattici e formativi per il successivo roll-out europeo. Alla messa in produzione per la sede italiana è seguita la migrazione dell’ambiente da Segrate (dove ha sede la filiale nazionale) ad Amburgo, quartier generale europeo della società. Proprio in questa occasione è stata realizzata una struttura che ha consentito un’unica installazione utilizzabile da tutte le sussidiarie della Wan europea. Al server di Produzione, al quale accedono oggi circa 20 paesi con 1000 utenti e 30 tecnici di Help Desk, è stato affiancato un ambiente di test utilizzato per consolidare le nuove release e fornire training alle sussidiarie che aderiscono al progetto, ciascuna delle quali può autonomamente decidere quali moduli utilizzare.
Misurare il ROI
Il sistema è configurabile dall’It locale Olympus in sottoinsiemi geografici e funzionali e consente di tenere sotto controllo il ritorno degli investimenti delle diverse attività grazie alla soluzione integrata di business intelligence. I destinatari delle informazioni prodotte dal sistema (la soluzione adottata dispone di 85 report preconfigurati) possono essere utenti di differenti livelli (utenti finali, manager It, auditor corporate ecc.) oppure i tecnici dei sistemi informativi. In un caso e nell’altro l’interazione con il sistema avviene nel “linguaggio” che questi utenti sono abituati ad utilizzare per la loro attività.
Già dal progetto pilota è stato possibile rilevare alcuni dei risultati raggiungibili con la nuova soluzione: le chiamate all’help desk, per esempio, sono in discesa costante, il sistema consente di esercitare una manutenzione proattiva dell’It che riesce molto spesso ad anticipare le chiamate utente. L’installazione centralizzata in Wan ha consentito poi di consolidare l’armonizzazione del sistema, aumentando la qualità e diminuendo considerevolmente i costi.
Efficienza e miglioramento dell’It governance. Questi i primi evidenti risultati, per non parlare del valore di integrazione su base europea che un progetto di questo tipo ha determinato.
