Come evolvono in una media azienda italiana la funzione It, il suo modo di relazionarsi con la proprietà e il top management, e le metodologie di lavoro? Un caso paradigmatico è quello del Salumificio Fratelli Beretta (www.fratelliberetta.it), noto marchio italiano della produzione e commercializzazione di salumi. Da poco meno di un anno, alla guida della struttura IT è arrivato Tarcisio Zacchetti, un professionista con alle spalle diverse esperienze nel mondo della vendita ed implementazione di sistemi gestionali complessi.
La realtà Beretta è costituita da un gruppo di aziende sparse sul territorio del nord Italia, ognuna focalizzata sul business dei propri prodotti tipici: si sta parlando di una decina di stabilimenti, di un polo logistico centrale ed un organico di più di 900 persone.
La gestione del gruppo è in mano alla famiglia Beretta e lo stesso Zacchetti ha come referente un membro della famiglia. Anche questo aspetto caratterizza l’importanza della figura del responsabile sistemi informativi che vengono gestiti ai più alti livelli perché si ritiene fondamentale la loro funzione per lo sviluppo e la crescita evolutiva del gruppo.
Come ci si trova a operare in un’impresa così tipica del tessuto economico italiano, cioè di tipo “padronale”?
Devo dire che, a dispetto di quanto si potrebbe pensare, mi trovo molto bene. Le mie esperienze precedenti sono state per la maggior parte in realtà multinazionali, dove la relazione con il top management non era sicuramente “a portata di mano”. L’aspetto principale della realtà Beretta, che ho conosciuto dapprima come consulente ed ora come manager, che mi ha profondamente colpito è la concretezza delle persone rivolte al risultato e alla crescita dell’azienda. Il fatto di avere come referenti i membri di una famiglia ha i suoi lati positivi, perché i rapporti sono informali, diretti e anche piacevoli. Godo di una profonda autonomia operativa e dal punto di vista economico stiamo introducendo anche nel mondo dei sistemi informativi un concetto di budget che è sicuramente uno strumento molto efficace in una realtà complessa per mettere ordine nella gestione dei vari progetti in corso.
Com’era la situazione quando è arrivato?
Da circa un anno e mezzo, la figura del responsabile sistemi informativi era stata assunta ad interim dal management interno. Era in corso la migrazione dall’Erp Worldsoftware di J.D. Edwards a EnterpriseOne di Oracle (www.oracle.com), progetto complesso vista la realtà del gruppo e le peculiarità delle singole aziende.
Quello che ho subito cercato di fare è stato mettere un po’ di ordine nei rapporti tra i sistemi informativi e gli altri enti aziendali, stabilendo delle priorità ed un modo organico nell’affrontare i problemi. Si era instaurata l’abitudine dei responsabili di funzione di rivolgersi direttamente alle singole persone It per chiedere servizi in modo poco organico rispetto alle effettive priorità aziendali e con risultati sicuramente migliorabili.
Al tempo stesso ho cercato di fare crescere all’interno dell’area IT il concetto di servizio e di rapporto cliente-fornitore. I sistemi informativi aziendali devono vedere gli utenti come loro clienti, ai quali occorre dare un servizio di livello perché devono essere soddisfatti e se sono soddisfatti riescono a fare il loro lavoro con meno sforzo e più profitto. Un altro concetto fondamentale che ho cercato di far capire ai miei collaboratori riguarda l’utilizzo da parte dell’utente delle procedure informatiche: per un uomo Edp, sviluppare una procedura informatica complessa è il fine del proprio lavoro, mentre per un utente questa diventa uno strumento, un mezzo per fare qualcos’altro. Questo aspetto è molto importante per cercare di capire le “lamentele” dell’utente, le richieste di miglioramento che quasi sempre sono vere e sono un indice molto importante del grado di fruibilità e di efficacia di una certa procedura.
È chiaro che in tutto questo una buona organizzazione ed il rispetto dei ruoli aziendali è fondamentale, perché nel rapporto cliente-fornitore di cui parlavo prima il cliente deve fare il cliente esplicitando il più chiaramente possibile i propri bisogni senza invadere l’area del fornitore “arrogandosi” il diritto di dare indicazioni anche su come sviluppare la soluzione. In questo ambito la visione che i sistemi informativi devono avere, molto focalizzata sui processi, deve mettere in luce tutti gli aspetti che impattano sull’implementazione di una singola funzionalità o di un progetto complesso. La visione globale dell’azienda, il puzzle che deve prendere forma secondo una big-picture che deve essere chiara in mente al responsabile dei sistemi informativi ed ai suoi collaboratori è fondamentale per una crescita organica dell’azienda.
Il vostro ruolo è solo reattivo o anche proattivo? Entrate anche nel merito delle problematiche di business?
Durante la migrazione dell’Erp è stato soprattutto reattivo, di risposta ai problemi che di volta in volta si presentavano. L’approccio ai nuovi progetti è completamente diverso. Ritengo che per affrontare in modo efficace un qualsiasi progetto aziendale occorre seguire in sequenza questi passi:
1. Che cosa Voglio: cioè esprimere in concreto il bisogno; nel rapporto Cliente-Fornitore di cui parlavo prima, questa è la parte principale riservata al cliente. In questo ambito i sistemi informativi possono essere d’aiuto sia per far emergere le richieste implicite, sia per dare organicità alle richieste.
2. Come lo faccio: verificare se i processi aziendali già attivi devono essere modificati oppure se occorre prevederne di nuovi. Questo è il punto dove declino il “Che cosa voglio” nella realtà aziendale. Nella logica della big-picture, in questa fase l’apporto dei sistemi informativi è fondamentale per mantenere una coerenza di processi all’interno di tutta l’azienda.
3. Con chi lo faccio: occorre verificare l’impatto del nuovo progetto sulla struttura e sull’organizzazione.
4. Con che strumenti lo faccio: questo è il livello dei tool, del software, dei partner di implementazione che vanno scelti in sintonia con quanto definito nei punti precedenti.
Spesso nelle scelte aziendali si parte in modo confuso dal basso: individuate in linea di massima due o tre bisogni principali, si ricerca sul mercato lo strumento software che più o meno li soddisfa; oppure i sistemi informativi vengono chiamati in causa solo quando si tratta di scegliere il software o magari addirittura a scelta già fatta dovendo gestire solo “problemi tecnici”. Nel mio ruolo, ma anche seguendo quella che è la volontà aziendale, i sistemi informativi devono essere chiamati in causa fin dall’inizio e quindi essere profondamente propositivi nell’affrontare le nuove sfide.
Non ritiene che anche gli utenti dovrebbero sforzarsi di più di capire la tecnologia?
Mi rifaccio a quanto ho già detto sul rispetto dei ruoli. Gli utenti devono sforzarsi di capire la tecnologia ed anche in questo ambito noi stiamo facendo training per sfruttare al meglio gli strumenti che abbiamo a disposizione. A questo livello, la conoscenza della tecnologia è fondamentale; mentre esiste il rischio che l’utente prenda la deriva e si voglia fare le cosa in casa, magari con il consulente che conosce che gli sviluppa la “procedurina Access” in poco tempo, mentre “quelli dell’ Edp” non hanno mai tempo. Ecco questo è il tipico esempio in cui la tecnologia fai-da-te diventa dannosa per l’azienda e a questo punto il puzzle della big picture non produrrà mai una figura armoniosa. Abbiamo avuto in azienda esempi molto soddisfacenti di strumenti presentati bene agli utenti, con training mirati, inseriti in un contesto globale che hanno portato in poco tempo a risultati apprezzabili e ad una indipendenza operativa dell’utente quasi completa.
Come dovrebbe essere impostato il rapporto con i fornitori?
Uno dei ruoli di una struttura It è quella di fare da cuscinetto tra i diversi fornitori e i diversi ambiti di utilizzo delle tecnologie. Per questo è fondamentale che i sistemi informativi abbiano la completa conoscenza dei processi aziendali e la capacità di far confluire l’apporto dei diversi fornitori verso una unica vista della big picture di cui si è parlato in precedenza. Visto l’orientamento delle aziende di tenere le strutture interne il più “leggere” possibile, è fondamentale che all’interno dei sistemi informativi ci siano persone in grado di “gestire” i fornitori, che significa dare input chiari, saper misurale le performance e condurre il fornitore a rispettare gli impegni presi nella massima soddisfazione del cliente.
Secondo lei, qual è il ruolo dell’It in un’azienda come la sua?
Per usare una frase fatta si potrebbe dire che l’It è il “fattore abilitante dell’azienda”. Senza l’apporto dei sistemi informativi nessuna azienda, ma soprattutto un’azienda delle dimensioni equiparabili alla nostra può gestire il proprio business. Nella nostra azienda è stata implementata una forte automazione industriale nei vari stabilimenti che se opportunamente integrata con il sistema informativo può fornire una serie di informazioni di estremo valore per il controllo dei vari processi produttivi. L’It quindi deve essere in grado da una parte di gestire i processi e le informazioni ai vari livelli e dall’altra di sfruttare in modo strategico le soluzioni tecnologiche per arrivare ad un controllo sempre più integrato e sempre più efficace del business aziendale.
Quali sono i prossimi obiettivi?
Pur nella difficoltà delle tante attività quotidiane, riuscire a mantenere sempre presente il concetto di Cliente-Fornitore all’interno del gruppo dei sistemi informativi per avere il giusto approccio ai problemi. Un altro aspetto importante riguarda la documentazione: viste le dimensioni e la complessità del nostro gruppo è fondamentale che venga prodotta e mantenuta una documentazione di processo al livello adeguato a mantenere il controllo sull’esistente e a sviluppare nuovi progetti in modo organico. È fondamentale poi sviluppare la collaborazione con gli altri enti aziendali per capire sempre più a fondo come è fatta e come si evolve l’azienda, ma soprattutto per essere propositivi nella crescita.
Infine, stiamo sviluppando una vista direzionale del contributo dei sistemi informativi, per portare sul tavolo della proprietà una nuova vista della situazione aziendale più snella, efficace ed in “tempo reale” per permettere di prendere le decisioni giuste nei tempi giusti.
