Quello che non si misura non si migliora

Sulla spinta di una visione più eco-sostenibile (e sempre business oriented) dell’economia, si sta accelerando l’implementazione di diversi progetti di innovazione tecnologica. Tra questi, anche quello della gestione documentale e, più in generale, del patrimonio informativo dell’azienda. “Il consumo di carta nelle aziende è ancora molto diffuso e, in certi contesti, rappresenta una voce di costo estremamente significativa”, esordisce Enrico Bonatti (in foto), direttore divisione Information Worker di Microsoft. “Le aziende oggi, un po’ per il tema dell’eco-sostenibilità, un po’ perché si rendono conto che esistono aree di forte miglioramento, si stanno ponendo il problema di come gestire in modo diverso le informazioni strutturate (quelle tipiche che troviamo su un documento)”.
Esempio calzante è quello della PA. In ogni amministrazione pubblica si producono documenti: certificati, delibere, bandi di gara, oppure progetti o semplici comunicazioni di posta elettronica. Ognuno di questi documenti raccoglie informazioni che costituiscono risorse importanti ma ancora oggi rimangono spesso sulla carta. Citando alcuni dati del Cnipa, Bonatti fa notare come la gestione dei documenti amministrativi vale per il “Sistema Italia” oltre il 2% del Pil e un obiettivo di trasferire appena il 10% della carta su supporti digitali genererebbe un risparmio annuo di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni esercizio successivo.
Il taglio dei costi presuppone però una misurazione, soprattutto di attività e risultati. Avere un sistema di misurazione obiettivo e bilanciato (“Quello che non si misura non si migliora”, dice Bonatti) permette di individuare le aree sulle quale intervenire e capire quali processi devono essere resi più efficienti, senza bloccare le attività fondamentali dell’azienda stessa. “Queste attività di misurazione e controllo possono a volte essere svolte anche con strumenti semplicissimi; in certi contesti è sufficiente un foglio elettronico come Microsoft Office Excel, in altri ci si avvale di strumenti completi per la mappatura dei processi aziendali come Microsoft Project”, asserisce Bonatti.
Una delle aree di miglioramento in termini di efficienza è, come si diceva, quella della gestione del patrimonio informativo aziendale. “Le tecnologie per passare ai supporti digitali sono già disponibili; le normative spingono in questa direzione e i benefici nel lungo periodo sono garantiti, in termini di recupero di efficienza, ma anche di tutela ambientale, in quanto la carta pesa e va spesso movimentata su gomma, e quindi di risparmio dei costi”, afferma il manager di Microsoft. “Archiviare e conservare in forma digitale i documenti, per esempio, fa risparmiare sia denaro sia tempo (con i motori di ricerca e la protocollazione elettronica i documenti sono più facilmente recuperabili e le informazioni più accessibili). Anche i costi di gestione si riducono dato che la conservazione digitale permette di risparmiare sui costi di immagazzinamento e mantenimento dei documenti”.
Lo stesso vale quando si parla di disponibilità e scambio dei documenti (Collaboration). “Aiutare i lavoratori a risparmiare anche soltanto 2 ore alla settimana per trovare le informazioni significa ridurre i costi, destinando le persone ad attività più redditizie”, dice Bonatti. Microsoft in quest’area punta decisamente su Office SharePoint Server 2007, per la condivisione delle informazioni, documenti, contatti, ecc.
Esiste anche l’area della Unified Communication che aiuta a ridurre facilmente i costi di comunicazione grazie alla tecnologia VoIP e al Web. “Anche in questo caso, i risultati per le aziende vanno in due direzioni – precisa Bonatti -. Da un lato, si riducono i costi (di telefonia, con il software Office Communications Server 2007, e di viaggi, con l’uso della videoconferenza via web); dall’altro, si ottengono risultati concreti in termini di impatto ambientale; come la riduzione delle emissioni nocive dovute ai viaggi – fino a 150kg di CO2 all’anno per persona se si viaggia frequentemente in aereo – ma anche, attraverso strumenti come Microsoft Office Live Meeting, del consumo di carta (grazie all’organizzazione di riunioni virtuali condividendo, voce, video e documenti e collaborando da remoto in tempo reale).