La stampa di documenti in ambito aziendale rappresenta un aspetto importante dei processi di lavoro e ha un’incidenza non indifferente sui costi. Dall’analisi della survey illustrata nelle pagine precedenti, emerge un quadro a chiaroscuri su come il tema viene trattato oggi dalle aziende. In particolare colpisce quanto le imprese sembrino coscienti della necessità di razionalizzare il numero di stampanti (è la prima priorità per il prossimo futuro, indicata da 55,9% degli intervistati), ma allo stesso tempo risulti carente la consapevolezza di quali siano i consumi e i costi effettivi del printing nelle rispettive aziende, soprattutto per quanto concerne la carta utilizzata, il toner e le cartucce consumate. E questo si verifica soprattutto nelle medie e grandi aziende. Da segnalare, comunque, che la seconda priorità indicata dal panel (39%) delle risposte riguardi proprio l’acquisizione di soluzioni di reporting e monitoraggio per l’analisi dei consumi e dei costi.
Meno stampanti, ma nei posti giusti
Marco Lanfranchi, PPS Channel Director di HP Italia“Il fatto che le aziende pongano al primo posto nelle priorità che concernono il printing la razionalizzazione del numero di stampanti – commenta Marco Lanfranchi, Printing and Personal Systems Channel Director in HP Italia – non rappresenta una minaccia per chi, come noi, opera in questo settore e in quello dei consumabili. Per le aziende, razionalizzare non significa solo ridurre di numero, ma anche dislocare i prodotti giusti nei punti giusti dell’impresa. Quindi si tratta di impostare una gestione corretta del printing e da anni HP fa della razionalizzazione la propria filosofia”. Il problema è che spesso nelle imprese, e non solo nelle Pmi dove di frrequente non c’è alcuna risorsa dedicata all’It, c’è poco interesse verso il mondo del printing. “E così – rileva Lanfranchi –pochi si rendono conto di quanto, con opportuni accorgimenti, si possa risparmiare”.
Riguardo alle risultanze per cui la scarsità di conoscenza dell’impatto dei consumabili sui costi di printing è maggiore nelle realtà più grandi rispetto alle piccole, il PPS Channel Director in HP Italia aggiunge: “Dovremmo aspettarci il contrario, dato che le Pmi, proprio perché hanno un numero limitato di stampanti, potrebbero permettersi di non sapere quanto spendono per il printing. Il problema vero è che molte grandi imprese, non solo non tengono sotto controllo i costi legati all’uso delle stampanti, ma non sanno nemmeno quante ne siano installate e quanto spendono in manutenzione. Il tutto in presenza di più marchi diversi di dispositivi”. L’eccesso di brand diversi presenti, peraltro, viene indicato dal panel della ricerca ZeroUno / NetConsulting come il primo ostacolo all’adozione di strategie di printing più efficienti. “Consce di questa problematica, le imprese – sottolinea il manager HP – tendono oggi a dotarsi di un parco omogeneo di dispositivi, non solo per marchi, ma anche per modelli. Questa razionalizzazione consente di ottenere risparmi nei costi di management, manutenzione e relativi ai consumabili, in quanto è possibile limitarne la quantità a magazzino e gestire in modo più efficiente i riordini. Nel contesto dell’ottimizzazione della gestione delle stampanti va segnalato, peraltro, il rilascio, da parte di HP, di un firmware unico per tutti i modelli di stampanti laser. Grazie a questa tecnologia è possibile, con una singola azione, aggiornare tutti i dispositivi”.
Security a 360° gradi e consumabili originali
Altrettanto ignorati sono i problemi di sicurezza che si celano dietro a una gestione semplicistica del printing. “Tutti – sottolinea Lanfranchi – installano antivirus, firewall e compiono investimenti anche ingenti per prevenire le intrusioni dall’esterno. Grazie alle soluzioni di data loss prevention molte imprese oggi riescono anche a prevenire la copia dei file dai pc. Pochi però si rendono conto che il modo più semplice per sottrarre dati all’azienda è stamparli e portarli fuori in una borsa. Diventa quindi essenziale l’utilizzo di strumenti tecnologici come sistemi di pull printing con Pin o smart card; così come è fondamentale la gestione delle identità e degli accessi/autorizzazioni nelle operazioni di stampa, copia, invio, fino all’utilizzo di Pin per la gestione dei processi di printing, oltre a sistemi di crittografia dei dati in transito e l’utilizzo di protocolli di trasmissione sicuri”.
Per quanto riguarda i consumabili, è aumentata la consapevolezza che utilizzare prodotti originali si traduce in un risparmio. “La maggior parte dei toner rigenerati – spiega Lanfranchi – non offrono garanzie sulla quantità e sulla qualità del materiale utilizzato. Le particelle di inchiostro, che sono più grandi di quelle che HP riesce a ottenere con i propri processi, possono staccarsi dalla carta, provocando una cattiva qualità di stampa, e rovinare roller e fusori della stampante. Tutti i nostri prodotti, inoltre, sono sottoposti a un test ISO che ci permette di dichiarare quante pagine vengono garantite rispetto a uno standard. Grazie a queste certificazioni, che i prodotti compatibili non hanno, gli utenti possono calcolare l’esatto costo pagina dei consumabili. Una ricerca comparativa fra le cartucce HP e quelle rifillate, condotta dall’istituto Quality Logic, ha dimostrato che l’utilizzo dei materiali originali consente maggiori risparmi economici ed evita problemi di qualità della stampa”.
Che dire della principale causa dei malfunzionamenti citata nella ricerca Zerouno/NetConsulting, ovvero gli inceppamenti? “A provocarli – risponde con sicurezza Lanfranchi – è la carta non conservata in luoghi asciutti. Quella a bassa grammatura è ancora più sensibile all’umidità. Un’altra causa di inceppamenti è l’abitudine di non ‘smazzare’ la carta prima di inserirla nella stampante e utilizzare stampanti HP”. Un’ulteriore riprova che sia giunto il momento sia di acquistare soluzioni di qualità sia di diffondere cultura sul printing.
