Unified Conferencing: – viaggi, – costi, + green

I responsabili ambiente di Aviva, colosso assicurativo globale, hanno fatto un po’ di conti. Confrontando le spese di viaggio dei propri executive nei nove mesi successivi l’installazione di sistemi di telepresenza con quelle dei nove mesi precedenti hanno scoperto di aver ottenuto una riduzione del 25% delle emissioni di CO2 attribuibili a voli aerei. Il dato è contenuto nello studio “The Telepresence Revolution” realizzato da Verdantix, società di consulenza specializzata in sostenibilità del business, per conto di Carbon Disclosure Project, un ente no-profit che gestisce un database di informazioni sui cambiamenti delle emissioni di grandi organizzazioni. Secondo lo studio, la telepresenza è in grado di far diminuire di 2.271 tonnellate, nell’arco di cinque anni, le emissioni di CO2 in un’azienda con un fatturato superiore a un miliardo di dollari. Sempre in una realtà di questo tipo, l’investimento in telepresence si ripaga in 15 mesi, consente di risparmiare circa 874 viaggi business in un ano e garantisce un Roi tra il 77% e l’85% annuali.
In sale appositamente attrezzate, con video ad alta definizione, massimo livello di qualità audio e la possibilità di condividere software, applicazioni, ecc., nel corso della riunione, la Telepresenza consente una comunicazione immersiva tra gruppi di lavoro che si trovano in città diverse, in continenti differenti e rappresenta l’ultima frontiera dei sistemi per la comunicazione e la collaborazione aziendale, un settore che annovera anche soluzioni e servizi di videoconferencing più accessibili, piattaforme per realizzare team workspace e social network. Più passa il tempo e più queste tecnologie tendono a convergere. Dopo l’affermazione dell’Unified Communication and Collaboration, oggi si parla di Unified Conferencing, una tecnologia che consente di aggregare in modo mirato, pianificato e senza soluzione di continuità funzionalità presenti in un ambiente di comunicazione unificata per rispondere al meglio alle esigenze di uno specifico workflow. Un modello sposato, per esempio, da vendor di videoconferencing come Polycom o Avaya e abilitato da una tecnologia come Microsoft Office Communications Server 2007 R2.
Oggi la videoconferenza permette di comunicare e collaborare in modo efficace senza spostarsi dalla scrivania anche con interlocutori che stanno al di là del firewall aziendale. Queste tecnologie assecondano le attuali esigenze di scambio di conoscenza a livello globale riducendo la quantità di spostamenti fisici delle persone.
Cambia anche il modo di lavorare insieme. Cresce la propensione a mettere a fattor comune le esperienze e le informazioni personali. Con i nuovi strumenti di social networking il focus si sposta dal connettere le persone ai contenuti presenti nei sistemi It (il proprio desktop, il sito aziendale, il Web) al connettere tra loro le persone che posseggono o generano la conoscenza. La convergenza tra social network (in cui è quasi l’informazione che cerca le persone e favorisce la creazione di comunità che collaborano senza vincoli di tempo e di spazio) e telepresenza e altri sistemi di videoconferencing (con cui oggi si possono indire riunioni da un momento all’altro, allargare in modo quasi infinito il numero dei partecipanti, permettere anche a chi non era disponibile in un dato momento di vedere una registrazione delle riunioni, condividere presentazioni, documenti, file audio video e così via) consente di allargare gli orizzonti dei processi aziendali, estenderli a livello globale, abbattendo nel contempo le emissioni di CO2 dovute alle trasferte e migliorando l’equilibrio tra vita lavorativa e privata.
Le nuove tecnologie di telepresenza e collaborazione non vengono oggi utilizzate solo per favorire le riunioni virtuali. Con la nuova soluzione Cisco Collaboration for Events, per esempio, si possono organizzare conferenze e convention virtuali in cui sono superati i limiti fisici di una location tradizionale. La nuova piattaforma offre molte opzioni per chi deve pianificare, organizzare e condurre un evento e consente di coinvolgere più facilmente speaker importanti, senza farli spostare, aumentando l’appeal di un evento.
I sistemi di telepresence danno impulso anche al telelavoro. Di recente, per esempio, il vendor specializzato in telepresenza Teleris ha lanciato una soluzione che sfrutta qualsiasi tipo di monitor e qualunque connessione a banda larga. Il panorama dell’offerta di telepresence è molto ricco e in grado di soddisfare diverse esigenze, comprese quelle delle Pmi (nel mirino soprattutto di Polycom) e dei professionisti o lavoratori da casa, corteggiati, tra gli altri, da Vu Telepresence.
La società di analisi Frost & Sullivan prevede che il mercato della telepresenza raggiungerà i 4,7 miliardi nel 2014. Idc stima in circa 1 miliardo il fatturato 2010 e ritiene che il mercato crescerà del 36% medio annuo fino al 2014.
Se finora l’utilizzo dei social network nelle aziende era legato soprattutto all’iniziativa personale (spesso all’insaputa del top management e del dipartimento It) aumentano le imprese che decidono di creare social network aziendali. Le organizzazioni oggi possono farlo appoggiandosi su siti pubblici (come Facebook, Twitter o LinkedIn) o utilizzando piattaforme per realizzare team workspace e siti aziendali (la più usta è Microsoft SharePoint) o software e managed service per costruire company social network. Utilizzando la soluzione best-of-breed Socialtext, con un investimento di 50.000 dollari il Cto di TransUnion, un’importante società di credit rating, ha costruito un social network che ha permesso di ottenere un Roi di 5 milioni di dollari nel primo anno di utilizzo. La piattaforma ospita profili personali, un Wiki, un sistema di Instant Messaging, forum per facilitare la soluzione di problemi o effettuare sondaggi.
Come adottare le nuove tecnologie di comunicazione e social networking con la maggiore probabilità di successo? Tra i consigli principali c’è quello di adottare una visione “olistica” di persone, processi e risorse. Occorre prima di tutto capire le necessità degli utenti e dei processi, per evitare di offrire strumenti che non servono a nessuno, nonché analizzare le caratteristiche delle infrastrutture esistenti e i diversi requisiti di sistema delle tecnologie. È auspicabile anche selezionare soluzioni in grado di integrarsi facilmente con applicazioni già esistenti in azienda, o che si prevede di adottare in futuro, quali Learning management system, Crm, Active Directory per il Single Sign On, eccetera.
Un capitolo molto importante, infine, è quello della sicurezza e della gestione delle performance e della disponibilità. Soprattutto se si prevede di utilizzare reti non dedicate, ma condivise con altre risorse It, e aperte su Internet. Un’eventualità, quest’ultima, sempre più inevitabile. È ormai un dato di fatto che viviamo e lavoriamo contemporaneamente in due mondi, quello fisico e quello virtuale.