Videoconferenza: Roi certo e misurabile

L’80% delle aziende in Europa è pienamente consapevole che i viaggi aziendali prosciugano budget e tempo in modo significativo. Secondo i decision maker europei, solo il 55% del tempo impiegato nelle trasferte è effettivamente occupato in attività lavorative. Il rimanente 45% si disperde tra attività quali ad esempio l’attesa del volo successivo o in camere d’albergo tra una riunione e l’altra. Sono dati emersi da una recente indagine online effettuata da Easynet Global Services, fornitore internazionale di soluzioni gestite per reti, hosting e telepresence per aziende e corporate, in collaborazione con la società di ricerca Toluna. Oltre al risparmio di tempo, il 60% degli intervistati ritiene che le videoconferenze possano essere uno strumento importante per ridurre sensibilmente i costi relativi ai viaggi. Un’azienda su quattro considera che i risparmi potenziali potrebbero superare il 30% dei budget destinati ai viaggi.
Eppure, la ricerca commissionata da Easynet ha mostrato inoltre a sorpresa che due terzi delle aziende europee non hanno ancora preso in considerazione o sperimentato la videoconferenza, anche se l’87% è conscio del risparmio economico che questa tecnologia consente (percentuale che in Italia sfiora la totalità assestandosi al 94%). Più di un quarto delle imprese è preoccupata dei costi iniziali per adottare la tecnologia o dei tempi e dei costi necessari per migrare i propri sistemi a soluzioni di videoconferenza più avanzate.
Commentando questi dati, Sergio Barbonetti, amministratore delegato e direttore generale di Easynet Italia, afferma: “È evidente che ci siano ancora molti freni all’adozione di queste tecnologie, alcuni forse puramente di carattere culturale dovuti alla mancanza di conoscenza della tecnologia stessa e delle sue potenzialità. A tal proposito è interessante notare come circa un quarto delle aziende intervistate ha espresso dubbi sul fatto che le videoconferenze siano troppo impersonali per effettuare riunioni confortevoli e proficue”.
La “mission” per Easynet in questo caso diventa dunque in una fase come quella evidenziata, soprattutto “fare cultura” e dimostrare alle aziende com’è cambiata di fatto la tecnologia e quali siano i benefici che se ne possono ottenere (anche dal punto di vista di contatto umano, del tutto simile e comparabile ai meeting reali).
Sul tema del “too expensive”, invece, Barbonetti spende qualche parola in più perché, in questo caso, i numeri sono la dimostrazione stessa delle potenzialità della tecnologia. “A differenza di molti altri investimenti in tecnologia, il ritorno dell’investimento (ROI) legato alla videocomunicazione è facilissimo da calcolare ed è quindi misurabile quantitativamente, non solo qualitativamente”, spiega l’amministratore delegato. “Questa tecnologia ha un impatto immediato e diretto sulla riduzione delle trasferte, quindi sulle spese di viaggio e di soggiorno. Voci del budget chiare, visibili e riconoscibili e, quindi, facilmente comparabili”. E per dare dei numeri concreti, Barbonetti porta ad esempio l’esperienza avuta direttamente all’interno di Easynet: “Noi stessi, dopo aver implementato un’avanzata soluzione di telepresenza, abbiamo ottenuto una riduzione dei costi dei viaggi di oltre il 20% confermando un pay-back in poco più di un anno e un ritorno dell’investimento di oltre il 50% in tre anni. Pay-back e ROI ulteriormente migliorabili con l’adozione di tecnologie di videocomunicazione ad alta definizione, il cui valore di investimento è inferiore rispetto alla tecnologia di telepresenza”.
Il secondo impatto importante è sulle cosiddette spese indirette, forse più difficili da calcolare economicamente, ma facilmente intuibili: “Durante i viaggi, esistono tempi “morti” o tempi d’attesa che, nonostante le tecnologie di mobilità oggi disponibili, le persone non occupano con attività lavorative – spiega Barbonetti -. Il costo indiretto, in questo caso, è dato dal “tempo” speso dalla persona in viaggio e dal calo di produttività”. “Non vanno poi dimenticati i vantaggi “green” come la riduzione delle emissioni di CO2 dovute ai viaggi, oggi sempre più all’attenzione delle aziende che sono chiamate responsabilmente a contribuire alle politiche eco-sostenibili a livello mondiale”, conclude Barbonetti.