Negli ultimi 5 anni la burocrazia è cresciuta, sono gli stessi dipendenti della Pubblica amministrazione a riconoscerlo nell’inchiesta annuale sulla Pa (che ha coinvolto quasi 1700 dipendenti pubblici, per lo più di amministrazioni comunali e centrali) svolta da Fpa, società del gruppo Digital360, che delinea un quadro caratterizzato dalla burocrazia difensiva. Il tema sarà approfondito a FORUM PA 2017 (Roma Convention Center “La Nuvola” 23-25 maggio).
Chiamiamo burocrazia difensiva quell’atteggiamento, comunissimo tra i dipendenti pubblici, per cui è solo non facendo che si evitano rischi. È burocrazia difensiva pretendere un doppio canale digitale, ma anche cartaceo per i documenti, perché ‘non si sa mai’. È burocrazia difensiva chiedere cento pareri prima di prendere una decisione e poi comunque rimandarla al proprio superiore diretto o alla politica e non far nulla se non si ricevono esplicite direttive. È burocrazia difensiva non usare le banche dati, ma chiedere ai cittadini informazioni che l’amministrazione ha già e così via.
Ecco le cause della burocrazia e le sue conseguenze
Le leggi sono troppe. Il rallentamento dell’azione amministrativa e i comportamenti rigidi dei dipendenti pubblici derivano più da questo fattore che dai controlli: il 67,2% del campione lamenta l’eccessiva produzione di regole che genera confusione o crea sovrapposizioni. Un freno è rappresentato anche dal continuo mutamento delle norme (57,9%) e dall’eccessiva frammentazione delle responsabilità (53%).
Inoltre, la formazione sulle novità normative non aiuta a risolvere il problema: per la maggior parte dei dipendenti i corsi proposti sembrano inadeguati (37%) oppure non ci sono proprio (25%).
L’uso delle tecnologie come strumenti che facilitano non è capillare: c’è ancora un 21% di persone che utilizza raramente o mai le tecnologie per accelerare i processi e i servizi. Inoltre, persistono delle resistenze (“spesso” per il 49,3%, “sempre” secondo l’11,6%) nello scambio e nell’uso di documenti digitali da parte di colleghi dello stesso ente o da altre amministrazioni.
Il risultato in chi lavora nella PA è una completa mancanza di comprensione del senso strategico del proprio lavoro (45,3%), la demotivazione (35,9%), il senso di sfiducia nel cambiamento (18,3%).
Dal punto di vista dei dipendenti pubblici, le nuove procedure per la semplificazione dei processi nella PA non sempre sono riuscite a semplificare, anzi, alcune sembrano aver aumentato la complessità. In particolare, la complessità è aumentata per le misure anti corruzione (62,9%), le modalità di formalizzazione di contratti e incarichi (52,9%) e le nuove procedure d’acquisto (50,7%).
Meglio lo sportello. Nonostante i tanti anni di lavoro sul miglioramento della relazione tra le amministrazioni e i cittadini capita “spesso” o “sempre” di non avere informazioni chiare sulle procedure e sulla documentazione da produrre per ricevere un servizio (74%). Quasi il 55% dei rispondenti dice che la complessità di una procedura è tale che non resta che rinunciare o rivolgersi ad un esperto. Solo l’8% di chi ha risposto al sondaggio non ha mai sperimentato questo “effetto rinuncia”.
I tempi lunghi e i blocchi delle amministrazioni determinano rallentamenti ai progetti delle persone almeno per 63 rispondenti su 100. Nonostante ciò, oltre il 63% dei rispondenti non ha mai, o solo raramente, richiesto a distanza, via web o mail, un servizio senza andare allo sportello. Non arrivano a 40 su 100 i rispondenti che lo fanno “spesso” o “sempre”.
Quali possibili misure adottare per semplificare la Pa
La principale misura anti-burocrazia è individuata nella scelta meritocratica dei dirigenti (lo dice il 50,7% del campione). Un dirigente con le giuste capacità e competenze è la figura-chiave per innescare il cambiamento delle amministrazioni pubbliche; chi ha risposto al sondaggio pensa che i dirigenti debbano essere valutati per i risultati e gli effetti che sono in grado di produrre, non per l’affiliazione politica o il ruolo nel balletto delle responsabilità all’interno dei processi decisionali.
Importanti anche altre due misure anti-burocrazia: lo snellimento delle regole (citato dal 43,5%), e il completamento della digitalizzazione di servizi e procedure (41,9%). Occorrono anche nuove assunzioni per inglobare più competenze (31,5%) o forza lavoro giovane (19%).
Una PA libera dalla burocrazia difensiva è solo un sogno? Proiettandosi nel 2030, il 45,3% del campione dice che per quell’anno la PA non sarà del tutto paperless. Però l’81,8% pensa che nel 2030 finalmente non dovrà ridare mille volte alle amministrazioni i dati che lo riguardano e che potrà gestire tutte le comunicazioni con le PA da un unico punto di accesso (77%); i pagamenti saranno semplici, tracciabili e sicuri (ne è convinto l’87,4%) e dagli smartphone si avrà accesso a tutti i servizi e a tutte le informazioni della PA (78%).
