Mentre i mercati diventano sempre più competitivi e imprevedibili, le aziende si affidano alla digital transformation per massimizzare la propria efficienza operativa, fornire eccellenti customer experience e costruire un ecosistema digitale collaborativo con tutti gli stakeholder. La sfida è quella dell’Enterprise Collaboration.
Il ruolo dell’Enterprise Collaboration
La trasformazione digitale è un tassello fondamentale nel cammino verso la business agility, che a sua volta rappresenta per molte imprese non tanto un modo per differenziarsi, quanto una reale necessità. In tutto ciò, il ruolo della Enterprise Collaboration, e dei relativi strumenti che la abilitano, è centrale perché le aziende non possono più ragionare in termini di silos e compartimenti stagni, ma devono trovare un assetto che permetta loro una distribuzione organizzata della conoscenza tra persone, funzioni, partner, collaboratori, clienti, employee e chiunque altro graviti nell’ecosistema aziendale. Lì, il flusso di idee, conoscenze, rumor, feedback e spunti d’innovazione è enorme e circola a una velocità impressionante: progredire significa riuscire a intercettarlo, razionalizzarlo e a metterlo a disposizione delle strategie dell’azienda, dell’esperienza dei clienti e dei partner.
Ecco perché le soluzioni di Enterprise Collaboration sono abilitatori di trasformazione digitale. Esse permettono la condivisione delle informazioni, incoraggiano la collaborazione, permettono di creare community dentro e fuori dall’azienda, perfezionano l’employee experience (che si riflette sulla produttività) e, soprattutto, abbattono le barriere e le strutture organizzative che hanno sempre limitato il passaggio delle informazioni confinandole in dinamiche e schemi predefiniti.
Lo stato dell’arte: un mercato molto frammentato
Forrester, nello studio Knowing The Enterprise Collaboration Landscape Is Essential To Digital Transformation , ci presenta un quadro attuale piuttosto frammentato. I grandi vendor, nella fattispecie Microsoft e Google, offrono un ampio spettro di piattaforme cloud based e tecnologie; queste, dal canto loro, possono essere ripartite in due categorie: il content development e le comunicazioni. Il portfolio di entrambi, però, è piuttosto complesso, e questo determina sovrapposizioni e feature gap che generano opportunità per centinaia di provider di soluzioni specifiche e verticali. Il risultato, appunto, è un panorama piuttosto frammentato.
Per esempio, la proposta Microsoft ruota attorno a Office 365, è indubbiamente completa ed efficace ma gli interrogativi per le aziende non mancano: SharePoint o OneDrive? Yammer o Teams? Come migrare le conversazioni Skype verso Teams? Ci sarà sempre più sinergia tra i componenti? In che modo verrà sviluppata? Microsoft, forte di un’esperienza pluridecennale a livello di strumenti di office productivity, può contare su un vantaggio competitivo importante, ma c’è una solida alternativa da considerare: G Suite. User Experience di alto livello, workflow basati sulla cloud collaboration, e una solida ricchezza di funzionalità pongono Google come unica importante alternativa a Microsoft, pur differente sotto diversi aspetti e con meno esperienza di dinamiche enterprise rispetto alla controparte: pesa molto a suo favore, però, la forte adozione dello strumento a livello consumer. Poi c’è Workplace by Facebook, che però è formalmente un Enterprise Social Network e viene considerato da molte aziende come una soluzione complementare alle altre, attivata su impulso dell’HR per sviluppare engagement tra gli employee più giovani. Nella lista potrebbe entrare agevolmente Amazon, ma per il momento il portfolio tecnologico e di soluzioni è agli albori: si contano Chime per la comunicazione e WorkDocs per la collaborazione documentale.
Il mercato Enterprise Collaboration di domani: veloce, innovativo e piuttosto affollato
All’interno dello studio citato, Forrester definisce il mercato delle Enterprise Collaboration dei prossimi tre anni come “fast-moving, diverse and innovative”: alcuni vendor scompariranno e il consolidamento sarà un tema piuttosto centrale. Il punto è che certi segmenti dell’Enterprise Collaboration, come Team Collaboration e Collaborative Work Management, offrono già oggi un numero immenso di soluzioni e questo porta da un lato al consolidamento ma anche alla specializzazione in soluzioni di nicchia. Si assisterà così a un proliferare di soluzioni specialistiche come virtual deal room, eLearning e smartboards, mentre le piattaforme più generaliste cercheranno di differenziarsi mediante un approccio verticale e verso specifici use case. Inoltre, un trend da tenere sott’occhio sarà la sempre maggiore integrazione di funzionalità collaborative all’interno di ogni applicazione di tipo enterprise.
Peraltro, gli analisti di Forrester non si tirano indietro quando si tratta di definire il mercato Enterprise Collaboration dei prossimi tre anni come un “confused sea”, letteralmente un mare confuso. All’interno di questo scenario, una tendenza interessante, peraltro già viva da qualche tempo, è quella della ricostruzione della Intranet in chiave collaborativa per una migliore employee experience, mentre le app di Team Messaging continueranno ad essere un elemento cardine della produttività per via del loro allineamento con metodologie di sviluppo Agile, ma più semplicemente per la loro capacità di semplificare le comunicazioni, favorire dialogo, condivisione, efficienza e anche creatività. Altre caratteristiche interessanti dello scenario dipinto da Forrester sono una profonda accelerazione delle piattaforme di Unified Communications in cloud e la necessità crescente, per le aziende, di estendere la cloud-based collaboration al di fuori del proprio perimetro, poiché le esigenze di collaborazione dovranno supportare non solo la produttività dei team interni, ma anche i rapporti con clienti, fornitori e partner esterni.
Una collaboration intrisa di AI e Analytics
Nel panorama dell’Enterprise Collaboration, si registrerà un investimento continuo in intelligenza artificiale da parte delle principali piattaforme cloud come Amazon, Google e Microsoft. Tutto ciò non solo porterà le grandi enterprise ad adottare le loro soluzioni, favorendo il consolidamento del mercato, ma creerà un nuovo paradigma di collaboration che gli analisti di Forrester definiscono Analytics-infused: parliamo di tool che filtrano e aggregano contenuti da diversi canali, analizzano le interazioni e elaborano sintesi per semplificare e accelerare il lavoro delle singole persone e dei team; ma parliamo anche di meeting assistant che analizzano il contenuto delle riunioni, che ne gestiscono proattivamente l’organizzazione, e si basano unicamente (o prevalentemente) su interazioni vocali, assecondando uno dei maggiori trend tecnologici del momento. I consigli personalizzati diventeranno una pratica standard delle soluzioni di Enterprise Collaboration: l’utilizzo continuo delle piattaforme permetterà loro di comprendere cosa è importante per chi le usa e cosa non lo è, enfatizzando la visibilità dei primi per ottimizzare tempi e produttività.
Il focus rimane lo stesso: l’employee experience
Nello studio citato, Forrester fornisce poi qualche utile raccomandazione alle aziende che desiderano affrontare con grinta il tema dell’Enterprise Collaboration ma che, logicamente, si trovano un po’ in difficoltà rispetto a un mercato così variegato e complesso. Nonostante ci sia molta attività in questo terreno, i principi cardine cui occorre ispirarsi sono sempre gli stessi e vanno tenuti a mente nella definizione di qualsiasi strategia e nella selezione degli strumenti di supporto:
- focalizzarsi sempre sull’employee experience e sulla produttività, non sulle funzionalità – che ormai sono pressoché infinite e non necessariamente tutte utili -,
- limitare le collaboration apps allo stretto necessario in funzione delle esigenze aziendali,
- soppesare sempre i vantaggi di produttività promessi da una soluzione particolarmente innovativa rispetto al rischio di adozione,
- usare la social network analysis per misurare i comportamenti collaborativi
- fare molta attenzione ai claim relativi all’AI, poiché nonostante i vendor promettano analytics utili ai fini della revisione dei contenuti e delle citate recommendations, gli approcci sono differenti e talvolta si traducono in un livello di complessità che non tutte le aziende sono in grado di accogliere.
