Project planning, 5 passi per gestire al meglio un progetto

Il project planning è una disciplina del project management che si occupa di come completare un progetto in un determinato lasso di tempo, solitamente con fasi, milestone e risorse chiaramente definite. Il piano di progetto ha inizio dopo che un progetto ha avuto il via libera e prima che si vada in execution.

Cos’è un piano di progetto?

Un piano di progetto, noto anche come piano di lavoro, è un documento dettagliato che chiaramente definisce l’ambito del progetto, gli obiettivi, i compiti, i deliverable, le milestone, i canali di comunicazione, il budget e le scadenze.

Gli obiettivi di un piano di progetto, e quindi della pianificazione del progetto, sono di fornire una chiara roadmap o bozza per l’esecuzione del progetto e assicurare che il progetto rimanga in carreggiata verso il completamento.

I piani di progetto variano in base al progetto, ma in generale, l’attività di pianificazione è divisa in questi passaggi:

• Stabilire obiettivi misurabili
• Identificare i deliverable, o i risultati tangibili o intangibili di un progetto
• Definire lo scheduling
• Pianificare i compiti

Un project plan può essere supportato da altri piani che affrontano aree specifiche di un progetto. I piani di supporto possono comprendere ad esempio risorse umane, metodi di comunicazione e risk management.

Gli strumenti utilizzati per le parti di pianificazione includono diagrammi di Gantt e diagrammi PERT. Molti strumenti di software per la gestione dei progetti, tra cui Microsoft Project, Asana, Jira, Trello, Clickup, Monday.com, Basecamp, Zoho Projects, includono anche funzionalità di pianificazione del progetto.

Perché la pianificazione dei progetti è importante?

La pianificazione dei progetti è fondamentale perché aiuta a guidare e semplificare ogni altra fase di un progetto. Definisce le basi di un progetto, che includono:

• Ambito del progetto
• Obiettivi
• Scopi
• Calendario, milestone e scadenze
• Budget
• Risorse
• Deliverable chiave

La pianificazione permette ai project manager di trasformare un’idea in realtà in modo organizzato. Identifica chi sarà coinvolto nel progetto, chiarisce ruoli e responsabilità, e aiuta a mantenere la responsabilità durante tutto il ciclo di vita del progetto, monitorando costi e risorse.

Alcuni degli altri benefici chiave della pianificazione dei progetti includono:

• Facilitare la comunicazione e fornire una punto centrale di informazioni per le risorse che partecipano al progetto
• Aiutare gli stakeholder a sapere cosa è richiesto per eseguire il progetto nei limiti di tempo, costo e ambito
• Identificare chi eseguirà determinati compiti, e anche quando e come questi compiti avverranno
• Facilitare la gestione del progetto man mano che il progetto progredisce
• Permettere un monitoraggio e un controllo efficaci di un progetto
• Gestire, mitigare ed eliminare rischi del progetto ove possibile
• Generare feedback utile per la fase successiva di pianificazione del progetto

Quali sono i componenti di un piano di progetto?

Ogni piano di progetto include almeno tre componenti principali:

• Ambito. L’ambito determina cosa farà il team di progetto durante l’esecuzione del progetto. Tiene conto della vision dell’organizzazione e di cosa vogliono gli stakeholder. Quando si definisce l’ambito del progetto, il project manager stabilisce anche obiettivi di performance raggiungibili e misurabili (i cosiddetti obiettivi SMART: Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-bound)
• Budget. I project manager esaminano quali personale e altre risorse saranno necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto per stimare il costo del progetto e assicurare che il finanziamento sia disponibile.
• Timeline. La timeline definisce la durata del progetto, cioè la lunghezza di tempo prevista per completare ciascuna fase del progetto, e include un calendario delle milestone che verranno raggiunte.

Altri componenti importanti di un piano di progetto includono:

• Milestone. Le milestone monitorano il progresso del progetto e aiutano a mantenerlo in “carreggiata”. Un progetto può includere più milestone per mostrare chiaramente che un particolare deliverable o fase è stata completata con successo.
• Compiti. Il piano dovrebbe includere i task che devono essere realizzati per raggiungere l’ambito del progetto all’interno della timeline. Ogni compito è assegnato a uno o più membri del team di progetto a seconda delle loro competenze o ruolo.
• Allocazione delle risorse. Il piano elenca le risorse con le persone che lavorano al progetto, i loro ruoli e responsabilità, e i task che gestiranno.

In aggiunta a questi componenti, alcuni piani di progetto sono collegati ad altri documenti, come il project charter, il SOW (Statement of Work), la matrice RACI, il piano di gestione dei rischi, il piano di gestione della qualità e la struttura di suddivisione del lavoro.

Quali sono le 5 fasi di un progetto?

I progetti tipicamente attraversano cinque fasi. Il ciclo di vita del progetto include:

1. L’avvio definisce obiettivi e scopi del progetto. È anche quando si considera la fattibilità, insieme a come misurare gli obiettivi del progetto.
2. La pianificazione stabilisce l’ambito del progetto. Stabilisce quali compiti devono essere svolti e chi li svolgerà.
3. L’execution è quando vengono creati i deliverable. Questa è la fase più lunga di un progetto. Durante l’esecuzione, il piano viene tradotto in pratica.
4. Il monitoraggio e la gestione avvengono durante la fase di execution e possono essere considerati parte dello stesso passaggio. Questa fase assicura che il progetto stia procedendo secondo il piano prefissato.
5. Chiusura e review è quando i deliverable finali a contratto vengono consegnati al cliente. In questa fase si valutano successi e insuccessi.

Prendendo questi passaggi, un’organizzazione può garantire che un piano di progetto sia affidabile e ben comunicato.

Come creare un piano di progetto

Un efficace processo di pianificazione del progetto include i seguenti 10 passaggi:

1. Definire gli stakeholder. Gli stakeholder includono chiunque abbia un interesse nel progetto. Questo può includere clienti o utenti finali, membri del team di progetto, altre persone nell’organizzazione interessati alla buona riuscita del progetto
2. Definire i ruoli. Il ruolo di ciascun stakeholder dovrebbe essere chiaramente definito. Alcune persone potrebbero ricoprire più ruoli
3. Introdurre gli stakeholder. Una riunione organizzativa dovrebbe mettere introno al tavolo tutti gli stakeholder per avere una vision unica rispetto al progetto. In questo incontro vanno discussi ambito del progetto, obiettivi, budget, timeline e ruoli
4. Stabilire gli obiettivi. In base ai problemi sollevati durante la riunione sopra, un piano di progetto può essere aggiornato e raffinato. Dovrebbe includere obiettivi e deliverable che definiscono quale sarà l’output (prodotto o servizio)
5. Dare priorità ai task. Tutti i compiti necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto dovrebbero essere elencati e prioritizzati in base all’importanza e alle interdipendenze. Un diagramma di Gantt può essere utile per mappare le dipendenze del progetto
6. Creare un calendario. Dovrebbe essere stabilita una timeline che consideri le risorse necessarie per tutti i compiti
7. Valutare i rischi. I rischi del progetto dovrebbero essere identificati in modo che possano essere sviluppate strategie per mitigarli
8. Comunicare. Il piano dovrebbe essere condiviso con tutti gli stakeholder. Gli aggiornamenti dovrebbero essere forniti nel formato e con la frequenza attesi dagli stakeholder
9. Riesaminare. Man mano che le milestone vengono raggiunte, il piano di progetto dovrebbe essere rivisitato e rivisto per affrontare eventuali aree che non stanno rispettando le aspettative. Questo è un punto fondamentale perché spesso le condizioni di partenza cambiano nel corso del tempo. In quest’ottica può essere di estremo aiuto la metodologia Agile
10. Valutazione finale. Una volta completato il progetto, dovrebbero essere valutate le relative performance per imparare dall’esperienza e identificare le aree di miglioramento.

Tool e software di project planning

Gli strumenti e il software per la pianificazione dei progetti facilitano il processo di pianificazione. I migliori strumenti supportano la collaborazione tra gli stakeholder, hanno interfacce utente intuitive e forniscono tracciamento del tempo e fatturazione incorporati.

Alcuni strumenti di pianificazione popolari secondo gli esperti includono:

• Asana offre diverse visualizzazioni di progetto per adattarsi alle preferenze di un team.
• ClickUp include diverse funzionalità basate su Agile, incluso un tool di automazione personalizzato che consente agli utenti di creare modelli di attività riutilizzabili
• Freedcamp consente agli utenti di organizzare i loro progetti utilizzando diagrammi di Gantt o board Kanban
• Hive fornisce centinaia di modelli che velocizzano la pianificazione e l’esecuzione dei progetti
• Monday.com offre una vasta gamma di funzionalità, tra cui viste del carico di lavoro, personalizzazione dei campi, automazione basata su regole per semplici compiti, oltre 200 modelli di progetto
• Scoro include un sistema di gestione del lavoro unificato per gestire facilmente l’intero ciclo di vita del progetto; include anche funzionalità per la pianificazione delle risorse, il budgeting, la fatturazione e la gestione delle relazioni con i clienti
• Trello fornisce bacheche per organizzare i compiti, liste per gestire le diverse fasi di un compito e schede per mostrare lo stato del compito
• Wrike centralizza tutto il lavoro del progetto e automatizza molti flussi di lavoro; si integra anche con più di 400 strumenti aziendali popolari, tra cui Jira, Slack, Dropbox, Salesforce, Google Calendar, HubSpot e OneLogin.

Ndr: nella scelta dei tool, le fonti sono state esperti di settore, G2, Capterra, Gartner, Forrester, Software Advice