Avere per missione aziendale l’incarico di gestire, sviluppare e mantenere l’efficienza dell’intera infrastruttura ferroviaria nazionale, e quindi un reticolato composto da oltre 16.200 km di linee e 28.000 km di sviluppo complessivo, circa 2.700 stazioni per il servizio viaggiatori e 479 impianti per il servizio merci, 375 fra centrali e sottostazioni elettriche, significa dover coniugare tre componenti fondamentali: sicurezza, spinta innovatrice e valorizzazione delle risorse e competenze in dotazione. Nell’agenda di chi siede ai vertici di RFI – Rete Ferroviaria Italiana SpA (costituita il 1° luglio 2001 a conclusione del processo di riorganizzazione del Gruppo Ferrovie dello Stato) oltre a priorità quali l’aggiornamento tecnologico dei sistemi e delle componenti dell’esercizio ferroviario e l’ottimizzazione e l’estensione della capacità complessiva della rete esistente, c’è anche quella legata all’evoluzione della funzione It e alla sua sempre più marcata incidenza sulla revisione e sull’organizzazione dei processi.
NICOLA MANDARINO
Direttore strategia,
qualità e sistemi di rfi
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Il salto in avanti di Rfi in fatto di informatizzazione è collimato infatti con l’istituzione di una Direzione Strategia, Qualità e Sistemi alle dirette dipendenze dell’amministratore delegato, un cambiamento strategico che ha portato nella mani del Cio non solo il presidio delle tematiche relative al change management, ma anche il coordinamento dei comitati interfunzionali cui spettano le valutazioni (anche economiche) dei progetti di sviluppo strategico. Ecco quindi un Chief Information Officer che, coerentemente al suo “nuovo” ruolo evoluto e allargato in fatto di responsabilità operative, ha intrapreso una profonda riorganizzazione interna per riportare alle sue dipendenze competenze funzionali e di processo in precedenza disperse presso le singole unità periferiche, lasciando invece a queste stesse o all’outsourcer (nel caso specifico Tsf, la società di Telecom Italia incaricata di gestire le risorse informatiche del Gruppo Fs) le responsabilità inerenti la gestione delle infrastrutture e lo sviluppo di applicazioni “non core” in chiave di recupero di efficienza e flessibilità.
Nicola Mandarino, direttore dell’unità di cui sopra, ci ha riassunto i tratti salienti del suo operare in Rete Ferroviaria Italiana, sottolineando innanzitutto come “il ruolo del Cio di Rfi è abbastanza anomalo in quanto, la struttura It è posta organizzativamente all’interno delle attività di pianificazione strategica e di marketing. L’obiettivo che ha spinto a costituire questa figura composita è quello di gestire la pianificazione di medio-lungo termine usando la leva tecnologica per reingegnerizzare i processi”.
Dal modello funzionale a quello centralizzato per linee di business
Nella struttura verticale per business/divisioni di Rfi, che contempla Circolazione e Manutenzione & Infrastrutture (che rappresentano il core business dell’azienda) da una parte e Direzione Commerciale e Direzione Tecnica dall’altra, la funzione It è stata sempre presente a livello di organigramma, ma solo nell’ottica della nuova visione di governance voluta dal vertice aziendale ha assunto un ruolo più accreditato e più allineato alle esigenze di sviluppo strategico.
L’attuale struttura It, che come detto risponde, tramite Mandarino, direttamente all’amministratore delegato, fa leva su 90 addetti ripartiti fra sede centrale (30) e unità periferiche (60) che fanno riferimento a un responsabile Ict con marcate competenze business. Rispetto al modello precedente, frammentato nelle varie aree in quanto prevedeva, come ci ha spiegato Mandarino, “l’It strutturata per funzioni orizzontali, con ogni singola funzione incaricata di gestire la propria applicazione dialogando direttamente con Tsf”, in seguito all’implementazione di Sap, a livello di infrastruttura applicativa, i processi sono stati rivisti per organizzare risorse e sistema informativo per linee di business. Niente più potere decisionale ai responsabili delle strutture IT territoriali, quindi, ma un sistema di tipo gerarchico espressamente pensato per centralizzare il controllo di attività che vedono interessate soluzioni firmate Microsoft, servizi gestiti da Deloitte e Kpmg, sistemi di Help Desk per il supporto degli utenti delle 15 unità sparse sul territorio e l’utilizzo di standard comuni in chiave applicazioni. Se, come ci ha illustrato Mandarino, “la visione strategica e la conoscenza dei processi e delle tematiche di business e di sourcing sono, nelle figure di responsabilità, caratteristiche più importanti rispetto alla formazione tecnica, l’obiettivo finale è quello di integrare queste figure con personale con competenze tecnologiche dedicate in materia applicativa”. Quanto, infine, alla relazione tra la funzione It e le altre unità organizzative e la partecipazione della stessa alle logiche di governance, l’attuale “modus operandi” di Rfi prevede una struttura dedicata deputata ad interfacciarsi con gli utenti delle unità periferiche per negoziare e definire i budget di spesa e la presenza del vertice direttivo area Strategia, Qualità e Sistemi al cosiddetto Comitato degli Investimenti.
Il ruolo dell’It a supporto della governance aziendale
Detto che l’incidenza della spesa Ict sul fatturato di Rfi è oggi nell’ordine dell’8% e che al momento non si fa ricorso a “insourcer”, il coinvolgimento della funzione It nei processi di pianificazione strategica dei nuovi investimenti (nel 2004 sono ammontati a 57 milioni di euro, di cui 37 dedicati alle tecnologie) è cresciuto esponenzialmente per peso specifico ed è arrivato a seguire direttamente anche l’iter dei finanziamenti erogati dal Ministero al Gruppo FS.
Quello del Cio in Rfi è quindi un ruolo che si può definire a tutti gli effetti “esteso” e con un importante potere decisionale anche nel processo di budgetting. Le parole di Mandarino in proposito, del resto, lo confermano: “La nostra struttura It centrale negozia con le divisioni di business il livello della spesa It rispetto alla pianificazione triennale e quinquennale e alle periodiche revisioni del budget. Il sistema è tirato nel suo complesso da noi secondo un livello di priorità definito in base ai progetti innovativi approvati dal Ministero dei Trasporti e un secondo livello più legato alle esigenze di natura operativa degli utenti locali”.
L’evoluzione della componente It in chiave governance ha quindi rappresentato per Rfi un deciso cambiamento di “mentalità” rispetto al recente passato e si manifesta oggi concretamente attraverso due direttrici principali: realizzare progetti in modo proattivo portando preventivamente in dote all’azienda potenziali benefici legati all’adozione di nuove tecnologie e implementare soluzioni in funzione di specifici input suggeriti dagli utenti.
Il commento conclusivo di Mandarino ha chiarito infine quali sono gli obiettivi sostanziali perseguiti dalla rinnovata figura del Cio: “Le nostre priorità sono il rispetto dei budget allocati e l’affidabilità delle soluzioni implementate, voci del resto fondamentali rispetto al sistema di valutazione e incentivazione della funzione It, che vede come riferimenti più importanti i livelli di risultati aziendali raggiunti, il rispetto delle milestone e il positivo collaudo dell’applicazione implementata”.
L’azienda: RFI, Rete Ferroviaria Italiana, è stata costituita come società nel luglio 2001 a coronamento del processo di riorganizzazione del Gruppo Ferrovie dello Stato del quale rappresentava la business unit Rete. Il fatturato dell’ultimo esercizio sfiorava i 900 milioni di euro e il numero dei dipendenti è attualmente intorno a 30.000. A RFI è affidata l’attività di progettazione, costruzione, messa in esercizio, gestione e manutenzione dell’infrastruttura ferroviaria; gestisce i sistemi di controllo e di sicurezza, i contratti con le imprese ferroviarie e definisce l’orario della rete ferroviaria. Con la controllata TAV, RFI sta realizzando un imponente programma di investimenti che ha per cardine la messa in esercizio delle nuove linee ad Alta Velocità/Alta Capacità.
Lo sviluppo della funzione it: In una situazione che registrava un basso livello di informatizzazione, l’It ha avuto in questi anni un ruolo strategico per catalizzare la revisione dei processi in chiave di miglioramento della qualità e dell’efficienza. Di qui la decisione di creare una Direzione Strategia, Qualità e Sistemi alle dirette dipendenze dell’amministratore delegato con compiti di presidio delle tematiche relative alla qualità e al change management e di coordinamento dei comitati interfunzionali che svolgono la pianificazione di lungo periodo. Il conseguente profondo processo di riorganizzazione interna ha riportato alle dipendenze dirette del Cio competenze funzionali (Circolazione, Infrastruttura e Manutenzione) e di processo in precedenza disperse presso le singole unità periferiche.
Le prospettive: Dopo essere stato il driver per il cambiamento organizzativo e il recupero di efficienza e qualità, l’It diventerà in futuro una leva fondamentale di innovazione, contribuendo all’evoluzione integrata di processi e prodotti. La funzione It, in modo particolare, ha l’obiettivo dichiarato di un maggior presidio sugli aspetti tecnologici, per il momento lasciati a TSF, Tele Sistemi Ferroviari, la società di Telecom Italia oggi incaricata di gestire le risorse informatiche del Gruppo Fs.
