Lo stallo della crescita economica è considerato uno dei problemi principali per la maggior parte delle aziende di tutto il mondo le quali, oltre a dover fare i conti con le turbolenze economiche, devono trovare nuovi driver competitivi per guadagnare terreno nel mercato odierno. Le aziende però non si limitano a reagire, ma hanno iniziato a vedere questi cambiamenti di mercato come “campanello d’allarme”, e opportunità al tempo stesso, per mettere ordine nei propri processi di Performance Management (Pm).
È ciò che emerge, in sintesi, da una dettagliata analisi che la società di ricerche di mercato Barc ha condotto su un campione di circa 600 aziende in 27 Paesi in tutto il mondo, con focalizzazioni in Europa e Nord America (vedi metodo di ricerca*).
Una miglior vista sulle variabili che determinano i continui cambiamenti di mercato, si legge nel documento di sintesi, consente alle aziende di capire e interpretare tempestivamente i segnali di pericolo (riadattando di conseguenza in modo continuo le proprie azioni e valutazioni strategiche) così come concorre ad un maggiore allineamento con il mercato una miglior gestione dei processi interni di performance management.
I fattori di cambiamento
Lo studio rileva come sia i cambiamenti interni sia quelli esterni abbiano aumentato in modo significativo la necessità per le aziende di dotarsi di sistemi di gestione delle performance.
“Fra i fattori interni di criticita’ evidenziati – dice Carsten Bange, Managing Director di Barc – emergono la necessità di fornire maggiori informazioni al Ceo, la maggiore richiesta di dati, contenuti e informazioni da parte degli utenti, continue ristrutturazioni e riassestamenti societari (vedi figura 1).
Figura 1 – Fattori interni che impattano sul performance management (fonte: Barc)
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La compliance, le procedure di auditing e controllo, insieme con la flessione della domanda dei consumatori, sono invece i principali fattori esterni che hanno creato una maggiore complessità nei processi di gestione delle performance (vedi figura 2)”.
Figura 2 – Impatto dei fattori esterni sui processi di performance management (fonte: Barc)
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Il tutto all’interno di un quadro dove le sfide aumentano: “Il rallentamento della crescita economica è considerato la sfida più grande per la maggior parte delle aziende (nel 35% dei casi turbolenze economiche e crisi finanziaria sono la causa principale degli attuali problemi)”, fa notare Bange. Ad aumentare la complessità, inoltre, pare ci sia anche la consapevolezza che la competizione è e sarà sempre più il driver principale nelle scelte di business (vedi figura 3).
Figura 3 – Sfide e driver del performance management (fonte: Barc)
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Una criticità molto frequente nelle organizzazioni è il divario esistente tra le funzioni di business e l’area It circa la comprensione e l’attuazione delle strategie di Performance Management (vedi figura 4).
Figura 4 – Risposte alla domanda: “Business e IT sono allineati sulle scelte legate al performance management?” (fonte: Barc)
La mancanza di una visione comune espone l’azienda al pericolo che tali aree orientino le loro iniziative secondo direzioni differenti. Questo si traduce, a livello aziendale, in maggiore complessità, inefficienza e soluzioni incoerenti. “Un approccio condiviso nella gestione delle performance è, invece, la strada auspicabile”, solleva Bange.
Crescono le persone coinvolte
“La crescente complessità nel Performance Management è riconducibile anche al considerevole aumento del numero di persone coinvolte nella gestione e controllo delle performance”, aggiunge Bange, “ma questo dimostra anche che le aziende sono seriamente impegnate a governare questo aspetto". Nel corso degli ultimi tre anni si è registrato un aumento medio di circa il 30% delle persone coinvolte in tutti i processi di business (vedi figura 5) e l’andamento evidenzia che le piccole imprese stanno recuperando terreno in molti processi mentre le medie e grandi aziende si concentrano su specifiche lacune e/o sulle attuali priorità (strategy management, compliance e pianificazione)” (vedi figura 6).
Figura 5 – Persone coinvolte nei processi di performance management (fonte: Barc)
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Figura 6 – Persone coinvolte nei processi di performance management; crescita generale per dimensione d’azienda (fonte: Barc)
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Nei prossimi anni, si legge nell’analisi Barc, ci si aspetta un’ulteriore espansione del Performance Management, specialmente nelle medie imprese, unitamente ad un processo di consolidamento che pur estendendo il controllo delle performance alle diverse aree dell’impresa rappresenti uno strumento efficace di governance complessiva.
Strumenti e tecnologie: in evoluzione
Dalla ricerca è emerso che mentre Excel è ancora ampiamente utilizzato in tutti i processi, il ricorso a software di Pm ha superato gli spreadsheet nell’area del consolidamento e del reporting finanziario, anche se i sistemi Erp sono ancora in gran parte utilizzati sia per la gestione del consolidamento sia per quella del reporting. Tra le aziende intervistate, risulta che il 20% non utilizza alcun software per gestire compliance e risk management e il 31% non ne utilizza alcuno nell’area dello strategy management (vedi figura 7).
Figura 7 – Software utilizzati dalle aziende per la gestione delle performance (fonte: Barc)
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In generale, lo studio evidenzia come gli strumenti utilizzati per gestire i processi di performance management cambiano a seconda della dimensione aziendale e dell’architettura tecnologica implementata: più grande è un’azienda, maggiore è il numero di sistemi software che utilizza. Tra le persone intervistate, la maggioranza (51%) lavora attualmente su 1-3 sistemi mentre la media complessiva è di 4,9 strumenti per azienda (vedi figura 8).
Figura 8 – Numero di differenti tools utilizzati per la gestione delle performance (fonte: Barc)
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Maggiore è il numero di sistemi per la gestione delle performance, più alta è anche la probabilità di incorrere in problemi, motivo per cui è alta anche la percentuale degli intervistati che dichiara di voler migliorare la gestione dei processi e delle operazioni legate al performance management.
In particolare, oltre l’80% degli intervistati ritiene che i processi di Pm gestiti nella propria azienda necessitino di migliorie; in particolare, sono ancora i processi di planning, budgeting and forecasting sotto i riflettori, dato che sono i principali processi su cui intendono focalizzarsi gli intervistati nell’immediato futuro (vedi figura 9).
Figura 9 – Processi di Pm che necessitano di miglior gestione (fonte: Barc)
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Un strada in salita ma su un percorso ormai intrapreso
Nell’analisi conclusiva dello studio Barc, Bange fa emergere alcune importanti riflessioni.
La complessità del business è in forte aumento (il 93% degli intervistati dichiara che anche la complessità del loro ruolo è cresciuta) e questo comporta una maggiore attenzione al Performance Management quale ambito chiave per avere informazioni più rilevanti ai fini decisionali, da un lato, e garantire la trasparenza e la conformità alle normative, dall’altro.
Una consapevolezza che, però, si scontra con una realtà che vede ancora più dell’80% delle aziende credere nella necessità di un miglioramento nei propri processi di Pm, anche passando dalla tecnologia (le aziende stanno cominciando a sostituire Excel quale strumento dominante per adottare, invece, software specializzati in gestione delle performance).
Quanto alla questione processi, anche se gli intervistati vedono nell’unificazione di questi il principale vantaggio, è molto rara la presenza nelle aziende di una soluzione in grado di coprire molteplici processi per semplificare la complessità del business (ancora oggi, ci si focalizza sui processi di planning, budgeting and forecasting).
Ma il messaggio finale è positivo: lo studio evidenzia che migliorare e unificare i processi di Performance Management è diventata una priorità a livello aziendale che ne intuisce e apprezza i benefici.
Scarica la ricerca BARC completa
*Metodo di ricerca: questionari sottoposti a 580 persone in 27 paesi diversi, anche con invio di e-mail personalizzate. La maggior parte delle risposte sono arrivate dalla Germania (22%), dal Regno Unito (22%), dagli Stati Uniti (20%), dall’Italia (15%) e dall’Austria (7%).
Si sono indagati diversi settori di mercato: IT/Telecomunicazioni (22%), Industria/Energia (15%), Servizi (14%), Consulenza (13%), Commercio/Beni di consumo (12%), Finanza (8%) e Sanità (3%).
La dimensione delle aziende è stata definita in base al numero di dipendenti: "small", meno di 500 dipendenti (37%), "medium", 500-5.000 dipendenti (36%) e "large", più di 5.000 dipendenti (27%).
Quanto al ruolo ricoperto dalle persone intervistate all’interno della propria azienda, il panel è così distribuito: CFO/funzione Finanza (30%), CIO/funzione IT (19%), CEO/Amministratore delegato (17%).
