Si alza tra le 5:30 e 6 perché è il momento della giornata che dedica a sé stesso e alla sua passione: le automobili. Stefano Tomasini, Direttore centrale e Responsabile sistemi informativi di Inail, si definisce un “ingegnere meccanico mancato” e ama seguire video e trasmissioni sull’automotive e il restauro delle auto, soprattutto delle parti meccaniche.
Sposato con un figlio, vive a Tivoli e quando si mette in macchina inizia la sua giornata lavorativa: “Abito praticamente in campagna e normalmente impiego circa un’ora e mezza per arrivare in ufficio. Tempo che dedico a quelle telefonate che non riuscirei a fare durante la giornata”.
Arriva in ufficio verso le 9 per essere poi di nuovo a casa verso le 20/20:30. Naturalmente la routine quotidiana è molto diversa oggi da quella che era prima dell’emergenza sanitaria. A capo di una direzione che conta circa 200 dipendenti e 450/500 consulenti, per Tomasini erano importanti quei momenti informali, prendendo un caffè o facendo due chiacchiere in corridoio, che consentivano però di socializzare con i diversi componenti del suo staff. “Da marzo la giornata è scandita dalle call che sono quasi a ciclo continuo”, dice Tomasini, specificando che si tratta di una modalità di relazione che ha i suoi pro e i suoi contro: “Tra i contro sicuramente questa mancanza di contatto fisico rende più difficile la socializzazione, lo scambio informale di idee, opinioni ecc. La seconda cosa è che si viene coinvolti molto più spesso. Sul fronte dei pro c’è sicuramente il fatto che c’è una maggiore organizzazione, si è più puntuali con gli orari e la durata delle riunioni fisiche è più contenuta”.
Con una carriera professionale quasi tutta interna alla Pubblica Amministrazione, Tomasini è considerato una delle voci più innovative nella gestione della “cosa pubblica”. Un percorso, il suo, non scevro di difficoltà, ma che gli ha dato anche tante soddisfazioni e del quale dice “un percorso molto positivo che non cambierei”.
Lasciamo quindi spazio a questa intervista che ci permette di conoscere meglio Stefano Tomasini.
Esiste un’organizzazione IT ideale?
ZeroUno: Qual è la tua organizzazione IT ideale? Quella attuata oggi in Inail corrisponde al tuo modello ideale?
Stefano Tomasini: Non credo esista una organizzazione ideale in assoluto: indubbiamente ci sono modelli organizzativi ai quali potersi ispirare che vanno poi calati nello specifico contesto, di settore e aziendale, in cui si opera. Un modello IT va sempre riequilibrato anche in base al potenziale umano che lavora nell’organizzazione, elemento che nel pubblico non è una variabile, come può essere nel privato, e che quindi bisogna far crescere ed evolvere.
La nostra è un’organizzazione che negli anni ha perso tantissime competenze [mancato rimpiazzo di pensionamenti ndr] e quando sono arrivato in Inail il rischio era di implodere perché c’era una componente tecnica ancora sufficientemente forte, ma che nell’arco di pochissimi anni si sarebbe persa.
Era quindi indispensabile avviare un importante processo di revisione che prevedesse un forte investimento nel disegno strategico e nella governance, fino a quel momento scarsamente esercitata, per lasciare la parte più tecnico-operativa ai fornitori. Inoltre, era fondamentale condividere questa visione strategica con i nostri stakeholder.
Quindi, andando alla seconda parte della tua domanda: quella in Inail è l’organizzazione ideale dal mio punto di vista? Probabilmente no, perché sarebbe necessario far leva anche su altri strumenti di, gestione delle risorse umane un po’ diversa con sistemi di motivazione e di carriera diversi. Per alcuni aspetti ci siamo riusciti, ma siamo un ente pubblico e con le regole del lavoro presso una pubblica amministrazione.
ZeroUno: Hai detto che in parte siete riusciti a introdurre cambiamenti nella gestione delle risorse. Cosa significa?
Stefano Tomasini: Stiamo introducendo, all’interno dell’organizzazione IT, un approccio al lavoro per obiettivi. È una scelta che abbiamo compiuto prima che si scatenasse la pandemia, ma indubbiamente la fase di lockdown ha accelerato questo processo.
Quella fase, pur nella tragicità della situazione, è stata un’esperienza fondamentale perché l’organizzazione è diventata trasparente anche nell’apporto che le singole persone hanno dato al valore di questa struttura. Alcuni lavoravano già per obiettivi, utilizzando una rendicontazione settimanale su Excel, durante il lockdown questo approccio è stato generalizzato e strutturato con il supporto di Power Apps [suite Microsoft di app, servizi, connettori e piattaforma dati che offre un ambiente di sviluppo rapido per la creazione di app personalizzate per le esigenze aziendali, ndr] e Teams è diventato un po’ il nostro hub. La nostra idea è quella di partire con l’area IT per poi generalizzarne l’utilizzo nelle altre aree di Inail emulando quello che è successo con Office 365: anche in questo caso, l’utilizzo era partito prima dell’emergenza sanitaria per tutto l’ente, ma era sporadico; il lockdown ha dato un’enorme accelerazione nel processo di adozione.
ZeroUno: Certo, ma mentre con Office 365 si parla di strumenti che facilitano l’attività lavorativa, in un approccio per obiettivi si interviene sui processi…
Stefano Tomasini: Siamo assolutamente consapevoli che in questo caso si tratta di intervenire su aspetti organizzativi e gestionali più che sulla tecnologia. È un cambiamento importante, potremmo definirlo epocale perché introduce nelle singole persone questo concetto di misurarsi per obiettivi individuali. La risposta che abbiamo avuto finora dalla maggior parte delle persone dell’organizzazione IT è stata ottima: ho riscontrato proprio una voglia di misurarsi, quasi come se ne venisse fatta una questione di percezione personale del valore del proprio lavoro. Certo, da parte di alcuni questo cambiamento è stato accolto con minore entusiasmo, ma questo rientra nella normalità. La sfida sarà estendere questo approccio a tutto l’ente.
Uno stile di management partecipativo
ZeroUno: Il lockdown ha fatto emergere una realtà della Pubblica Amministrazione molto diversa dal normale percepito di noi cittadini. I dipendenti pubblici non solo hanno continuato a garantire l’operatività delle amministrazioni lavorando da casa, ma lo hanno fatto utilizzando le proprie dotazioni informatiche e con un impegno la cui cartina di tornasole è stato il generalizzato mantenimento dell’efficacia lavorativa che spesso è risultata addirittura aumentata. In sostanza, i dipendenti sono stati pronti, un po’ meno la dirigenza, soprattutto intermedia…
Stefano Tomasini: È vero e questo succede perché nel manager si insinua una componente di responsabilità che finisce spesso per paralizzare un po’ le sue azioni. Per questo nella mia direzione abbiamo proprio avviato un percorso di coaching finalizzato alla crescita del manager digitale. Anche se siamo in una direzione IT, nella figura del manager digitale il tema tecnologico è secondario, questi manager devono essere sostenuti nella valorizzazione dei propri soft skills e nella gestione dei propri collaboratori. È un tema delicato e molto importante. Per questo progetto di coaching siamo partiti da una assessment dove, attraverso un questionario, i manager hanno avuto una valutazione tra pari, da parte dei loro collaboratori e mia in modo da avere una vista a 360° sulla percezione da parte degli altri del proprio modo di operare.
Questi aspetti nelle pubbliche amministrazioni sono oggi ancora poco curati anche perché vengono ritenute attività che portano via tempo al lavoro (e in effetti anche io ho finito con lo svolgere questa attività di valutazione nei week end), ma è molto importante che il manager si senta sostenuto e accompagnato in questo processo di cambiamento.
ZeroUno: A questo punto mi viene spontaneo chiederti come definiresti il tuo stile di management, come ti relazioni con i tuoi collaboratori…
Stefano Tomasini: Il mio stile di management è sicuramente partecipativo: cerco di definire la strada da percorrere in modo condiviso, poi naturalmente il mio ruolo impone che io faccia da collettore delle varie idee e ne faccia una sintesi, ma la partecipazione e la condivisione sono fondamentali.
È stato così fin dall’inizio. Quando venni chiamato in Inail nel 2012, il direttore generale formulò due ipotesi dandomi mandato di intraprendere l’una o l’altra: la prima era di condurre questa struttura verso un full outsourcing, diventando in pratica solo una divisione amministrativa di gestione dei diversi contratti; la seconda era di andare a definire un percorso di cambiamento che, facendo emergere il potenziale delle persone dell’organizzazione IT, potesse farne assumere un ruolo strategico.
Io sono stato molto chiaro su questa scelta sia con le persone della mia direzione sia con i fornitori. Sul versante interno abbiamo quindi avviato la condivisione delle linee strategiche e questo lungo e impegnativo percorso di cambiamento; sul versante esterno è avvenuto lo stesso con i partner tecnologici che ci affiancano sia sotto il profilo tecno-operativo sia sotto quello strategico.
ZeroUno: E le relazioni con i vostri “clienti” interni?
Stefano Tomasini: Abbiamo prima di tutto creato la figura del demand manager che, nel 2018, abbiamo fatto evolvere in quella di business relationship manager: abbiamo indentificato alcune nostre persone che non si limitassero a raccogliere le richieste del business, ma che fossero capaci di accompagnarlo nel processo di trasformazione.
Contestualmente vorremmo che nel tempo venissero identificate all’interno del business dei product manager con una maggiore competenza digitale in modo che le due figure possano interfacciarsi parlando lo stesso linguaggio.
Nel periodo del lockdown abbiamo visto che i gruppi misti sono riusciti a creare valore grazie alle sfaccettature emerse nel confronto, cosa che all’interno di una unica struttura non può essere garantita.
Una PA nativa digitale
ZeroUno: Inail ha attivato da qualche tempo anche la fornitura di servizi ad altre pubbliche amministrazioni, in questo caso come si caratterizza questa relazione?
Stefano Tomasini: Abbiamo avviato questo percorso verso le PA esterne da più di un anno e lavoriamo con diverse realtà come Istat, Consap, Agid dove siamo principalmente nell’ambito dell’housing. Con il Ministero della Salute abbiamo poi avviato quello che definiamo un hosting evoluto dove non c’è solo l’attivazione di servizi classici legati agli spazi, alla security ecc., ma una modalità condivisa di definire i servizi, anche di tipo architetturale, da rilasciare. L’idea è di non essere percepiti come un fornitore esterno, ma di offrire nel tempo servizi condivisi tra pubbliche amministrazioni diventando un abilitatore di modernizzazione anche nell’offerta al cittadino di servizi diversi. L’obiettivo è contribuire a trasformare la pubblica amministrazione in modo che sia sempre più nativa digitale con un’offerta crescente di servizi e non si limiti ad informatizzare servizi esistenti.
ZeroUno: Una trasformazione importante per la Pubblica Amministrazione, a questo punto mi viene spontaneo chiederti qual è la tua idea di innovazione?
Stefano Tomasini: Per me l’innovazione è una tensione costante a migliorare le cose giorno dopo giorno: migliorare e far evolvere quotidianamente il patrimonio che devi amministrare. All’interno della mia direzione abbiamo istituito un programma di open innovation, individuato un responsabile dell’innovazione e c’è sicuramente una forte attenzione all’innovazione di carattere tecnologico. Attraverso questa funzione cerchiamo di seguire tutti i trend per capire prima di tutto quali possono avere un senso per la nostra realtà.
Ma credo che il tema principale debba essere quello del miglioramento continuo, non accontentarsi mai dei traguardi raggiunti e pensare sempre a cose nuove che facciano fare passi avanti.
ZeroUno: La tua è una carriera professionale che si è svolta quasi interamente nella Pubblica Amministrazione…
Stefano Tomasini: In pratica si. Dopo la laurea in Economia e commercio ho fatto un paio di esperienze in realtà private, poi in modo assolutamente casuale ho partecipato a un concorso presso la Ragioneria generale dello Stato. Prima mi sono occupato di statistiche economiche e poi ho passato cinque anni molto intensi e importanti per la mia crescita personale e professionale in Aran, l’Agenzia che rappresenta il governo nei rapporti con le organizzazioni sindacali e che sottoscrive i contratti collettivi di lavoro per il pubblico impiego. Sicuramente risale a questa esperienza la valorizzazione dei miei soft skill, cosa che mi ha aiutato nelle sperienze successive: direttore del personale sempre in Ragioneria generale, poi direttore dei sistemi informativi al MEF presso il Dipartimento delle Finanze, infine dal dicembre 2011 qui in Inail. Sono poi stato in vari organismi come revisore dei conti, sindaco ecc., tutte esperienze collaterali che sono comunque servite ad arricchire il mio bagaglio di conoscenza.
Quindi anche se la mia crescita è stata tutta interna alla PA, in realtà ho svolto mansioni e ricoperto incarichi molto diversi e nonostante la fatica, unita alla frustrazione che a volte si vive come pubblico dipendente, è stato un percorso molto positivo che non cambierei.
Nel bene e nel male…
ZeroUno: Ricordi un momento particolarmente positivo, entusiasmante dal punto di vista professionale?
Stefano Tomasini: Me ne vengono in mente due in particolare.
Il primo risale al mio primo anno di attività in Inail. Anche noi abbiamo il nostro “click day” che riguarda la procedura di finanziamento alle imprese per progetti sulla sicurezza negli ambienti di lavoro. È una procedura molto importante e l’anno precedente il mio arrivo le cose non erano andate come ci si aspettava che andassero, si erano verificate problematiche diverse che hanno poi richiesto una gestione amministrativa impegnativa. Quindi in quel famoso incontro dove il direttore generale mi ha posto davanti all’alternativa da scegliere per il futuro della direzione IT, è stata anche posta l’attenzione su questa procedura. Ci siamo immersi sulla revisione di questa procedura con la consapevolezza che non poteva fallire, abbiamo posto un’attenzione spasmodica ai test prestazionali e nel giorno di “click” tutto si è svolto senza problemi. È stata una grande soddisfazione personale e per tutto il mio team.
La seconda è più recente. Devo premettere che il lavoro che abbiamo fatto negli anni passati non è sempre stato vissuto in modo positivo da altre componenti dell’Istituto, il fatto di avere forzato nel passato certi passaggi ha procurato anche dei malumori perché venivamo accusati di voler portare avanti processi innovativi a tutti i costi senza ragionare sul quotidiano. Nella fase del lockdown abbiamo fatto un lavoro imponente e tutti i colleghi si sono resi conto che se non fossero state fatte prima determinate scelte, la continuità operativa dell’Istituto non sarebbe stata garantita così come è avvenuto. Il momento di grande soddisfazione è stato quindi quando, in un management team a maggio, il direttore generale, davanti a tutti i direttori regionali, ha fatto un resoconto delle attività svolte nel periodo di emergenza sanitaria. Nel sottolineare che tutto questo è stato possibile proprio grazie a scelte tecnologiche e organizzative fatte negli anni, il direttore generale Giuseppe Lucibello ha esplicitamente invitato tutti i presenti a non lamentarsi più se “la direzione organizzazione digitale anticipa i tempi e avvia percorsi di cambiamento”. Un riconoscimento molto esplicito del lavoro fatto.
ZeroUno: E momenti negativi?
Stefano Tomasini: Certo, ci sono stati e sono legati soprattutto a questa incomprensione iniziale alla quale ho accennato. Quando abbiamo avviato il cambiamento dovevamo, come facciamo ovviamente anche oggi, gestire il quotidiano e nel contempo muoverci su un terreno ancora sconosciuto, anche dal punto di vista tecnologico.
Quando si intraprende un percorso di questo tipo è inevitabile ci siano dei malfunzionamenti e questo inizialmente ha procurato lamentele, non si capiva il disegno complessivo. Poi questa pandemia ha, come dicevo, fatto percepire più chiaramente ai colleghi il valore del nostro lavoro e la cosa bella è che questo è stato recepito anche dalle organizzazioni sindacali.
ZeroUno: Mi piace chiudere queste interviste con un messaggio per i giovani. Cosa consiglieresti a un giovane che si affaccia oggi al mondo del lavoro?
Stefano Tomasini: Gli direi di non dimenticare mai l’aspetto emozionale: non lasciarsi troppo trascinare dal brand importante o dallo stipendio, ma sentirsi coinvolto in quello che fa. Gli altri riconoscimenti poi arrivano, l’importante è, nei limiti del possibile, vivere il lavoro dando spazio alle proprie emozioni, alle proprie aspirazioni il resto verrà.
