Come risolvere il problema della gestione della posta interna quando i plichi da smistare sono numerosi e molteplici le persone coinvolte? Un’importante azienda del settore del lusso era alle prese con circa 200 plichi giornalieri da distribuire a più di 500 dipendenti. La gestione manuale causava ritardi e insoddisfazioni, con ricadute negative anche sul business. Da qui la richiesta al Gruppo Revobyte, che ha presentato il suo progetto ai Digital360 Awards 2023 nella categoria Automation. Si tratta, in particolare, di un’applicazione web-based personalizzata che integra dispositivi mobili per accelerare le attività di smistamento dei pacchi ai vari destinatari.
Per una gestione ottimale della posta interna
Come anticipato, l’azienda aveva bisogno di un sistema automatizzato che potesse gestire l’intero processo di ricezione, distribuzione, monitoraggio e controllo delle lavorazioni e consegne dei plichi. Tale sistema, fra l’altro, doveva essere in grado di sfruttare device mobili, come smartphone o palmari, per facilitare e velocizzare le operazioni. Inoltre, ai fini dell’efficienza del processo e della tracciabilità, era necessario conoscere lo stato di ogni plico e avere un registro dettagliato delle operazioni, degli esecutori e degli orari.
La risposta del Gruppo Revobyte si è concentrata quindi in un progetto condotto in modalità Agile, così da adattarsi agli eventuali scostamenti dalle aspettative del cliente e in cui fosse posta un’attenzione particolare all’integrazione dei dispositivi mobili nel sistema.
Soluzione tecnologica e metodo di sviluppo
La piattaforma sviluppata dal Gruppo Revobyte, fornita in modalità Software-as-a-Service (SaaS), può essere ospitata sia in cloud privati sia in cloud pubblici di riferimento come Microsoft Azure. Il front-end dell’applicazione è stato realizzato utilizzando HTML5, CSS3, React e TypeScript, mentre il back-end è stato sviluppato in C#. A sua volta, il database utilizzato è Microsoft SQL Server.
Per garantire la sicurezza, che ha rappresentato una priorità durante lo sviluppo del progetto, il codice è stato scritto seguendo le Top Ten Best Practices di OWASP. Oggi l’applicazione offre diverse modalità di accesso, inclusa l’integrazione con l’Active Directory aziendale o con OKTA per la modalità Single Sign-On (SSO). È disponibile anche un’opzione di autenticazione personalizzata che include l’utilizzo della Multi-Factor Authentication (MFA). La piattaforma, inoltre, supporta anche la localizzazione multilingue, adattandosi alle esigenze di un’ampia platea di utenti internazionali.
Revobyte ha suddiviso il lavoro in sprint della durata di una o due settimane. Durante ogni sprint, il team ha condiviso con il cliente le funzionalità da sviluppare, fornendo user story chiare e semplici che illustravano i flussi da implementare. Al termine di ogni sprint, il lavoro svolto veniva presentato al cliente e i feedback raccolti permettevano di apportare eventuali modifiche e adattamenti. Il progetto è stato completato in 8 settimane, coinvolgendo un team di quattro persone (un Product Owner e tre sviluppatori) e seguendo il framework Scrum per applicare i principi Agile.
I vantaggi della piattaforma di Revobyte
Il primo beneficio ottenuto dall’azienda è stata l’automazione completa delle attività precedentemente svolte manualmente, con un notevole miglioramento dell’efficienza, una maggiore precisione del processo di gestione dei plichi e la riduzione degli errori e dei tempi di lavorazione. Ulteriori vantaggi sono stati l’implementazione dello smartphone o palmare per gestire le diverse fasi di lavorazione dei plichi, la conferma dell’avvenuta consegna tramite firma digitale del destinatario e la possibilità per il management di monitorare le performance del processo attraverso diversi KPI.
La soluzione, progettata con un’architettura modulare e flessibile, può essere scalata facilmente in diverse realtà aziendali e settori di mercato. Grazie, infatti, all’utilizzo di tecnologie standard e alla modalità SaaS, la piattaforma può essere implementata in tutte quelle organizzazioni che necessitano di migliorare la gestione della posta interna o processi analoghi.
