Quali sono i fattori chiave che le Risorse Umane e i Sistemi Informativi devono tenere in considerazione per ridisegnare i moderni spazi lavorativi?
Organizzato da ZeroUno con la collaborazione di VMware, il webinar Anywhere Workspace suggerisce le linee guida per garantire efficienza, sicurezza ed esperienze ottimali all’interno dei nuovi ambienti di lavoro digitali, caratterizzati dalle architetture multi-cloud.
L’evento online ha visto la partecipazione di Laura Fasolo, Associate Partner, Practice People & Innovation, Partners4Innovation, e Rodolfo Rotondo, Business Solutions Strategist Director (EMEA), VMware, con la moderazione della giornalista Arianna Leonardi.
Il lavoro da remoto prima e dopo la pandemia
L’intervento di apertura offre una panoramica dettagliata sullo scenario italiano dello smart working, trasformato dal Covid-19. Secondo Fasolo, stiamo sperimentando un periodo di transizione: siamo lontani dal new normal lavorativo, ma non viviamo più l’ufficio come due anni fa. “Nel 2019 – racconta l’analista -, gli Smart Worker in Italia erano 570 mila. Nel primo trimestre 2020, dopo il primo decreto contro la pandemia, il numero è salito a 6 milioni, per diminuire gradualmente nei mesi successivi, con la gestione dell’emergenza”. Nell’ultimo trimestre del 2021, nel tentativo di definire una nuova normalità, i lavoratori da remoto sono tornati a crescere, attestandosi a 4.380.000 (+8% rispetto al trimestre precedente).
“Durante l’emergenza – continua Fasolo – le organizzazioni hanno sperimentato il lavoro da remoto in maniera differente: all’interno delle grandi aziende, il 100% dei dipendenti lavorava da casa; la situazione è stata pressoché analoga nel caso della Pubblica Amministrazione (98%), mentre la percentuale si abbassa drasticamente fino al 62% per le Piccole e Medie Imprese. Tuttavia, la pandemia è stata percepita da molte organizzazioni come l’occasione per implementare progetti di smart working strutturati o informali. Ad esempio, il 65% delle grandi aziende ha consolidato iniziative strutturate; il dato scende al 37% per le Pmi che però hanno avviato progetti informali nel 30% dei casi”.
Sicuramente, il periodo di sperimentazione pandemica ha evidenziato i vantaggi dello smart working: “Il modello – chiarisce Fasolo – permette di conciliare tutela della salute e continuità del business, garantisce maggiore efficacia nello svolgimento di alcune attività (ad esempio, i compiti che richiedono più concentrazione), favorisce lo sviluppo nelle persone di nuove competenze e attitudini digitali, trasforma la società e le abitudini di vita, se applicato ad ampio raggio”.
Le sfide attuali per lo smart working
La lezione che abbiamo imparato, insomma, potrebbe essere straordinariamente efficace se applicata correttamente: “La sfida attuale – afferma Fasolo – è bilanciare correttamente smart working e rientro in ufficio, perché non tutte le attività e le persone si prestano al lavoro da remoto. Sicuramente è necessario un cambio culturale e manageriale, perché ‘smart working’ non è sinonimo di telelavoro, ma piuttosto implica la capacità di lavorare per obiettivi, senza vincoli di spazio, tempo e strumenti, ma con una maggiore responsabilizzazione sui risultati. L’emergenza pandemica non ha lasciato il tempo necessario al cambio di mindset. Bisogna inoltre affrontare il tema dell’adeguamento legislativo e adottare lo smart working su vasta scala perché produca benefici per tutti”.
Come sottolinea Fasolo, si tratta quindi di una sfida a tre livelli: per la società, che deve evolvere i modelli sociali e ridisegnare gli spazi urbani; per le persone, che devono trovare un equilibrio tra sfera privata e professionale, maturando nuovi skill; per le organizzazioni, che devono ridefinire le modalità di lavoro, leadership ed engagement, visto che la distanza può affievolire l’attaccamento dei dipendenti all’azienda. “Le imprese – conclude Fasolo – devono ridisegnare gli spazi lavorativi e creare esperienze digitali efficaci, mettendo a disposizione dei dipendenti gli strumenti per lavorare ovunque, agevolando il processo di acquisizione delle competenze e favorendo il cambiamento culturale”.
Verso un digital workplace flessibile e sicuro
Il processo evolutivo verso le nuove modalità di lavoro è comunque già stato innescato, come sottolinea Rotondo di VMware. “Secondo una nostra indagine – dichiara il manager -, il 61% dei dipendenti richiede il remote working come prerequisito e non come privilegio; inoltre il 10% sostiene che deve essere responsabilità dell’organizzazione fornire i migliori tool digitali per il lavoro a distanza. Il 73% dei decision maker IT segnala invece che la disponibilità di una soluzione integrata per la forza lavoro è una priorità critica, visto l’alto livello di frammentazione tecnologica”.
Se, come sostiene Rotondo, le imprese stanno seguendo la direttrice dell’Anywhere Organization, con una forza lavoro sempre più dislocata, il modello a tendere sarà flessibile e ibrido, in grado di conciliare attività in presenza e da remoto.
“Le organizzazioni – prosegue il manager – devono fornire gli strumenti adatti a implementare il nuovo modello di lavoro agile, consolidando le tecnologie implementate in corsa durante la pandemia e andando a correggere tutte le criticità riscontrate”. L’emergenza sanitaria ha infatti forzato le aziende ad attrezzarsi molto rapidamente per garantire la continuità lavorativa anche da remoto, abilitando accessi Vpn, sistemi SaaS di collaboration e una miriade di altri tool digitali senza un piano strutturato alla base.
Oggi bisogna quindi ovviare alle inefficienze, alle problematiche di gestione e alle falle di sicurezza che minano il potenziale degli ambienti IT così costruiti. Occorre insomma mettere ordine all’interno di ecosistemi ibridi e multi-cloud, estremamente complessi, implementando un Anywhere Workspace efficace.
Le caratteristiche dell’Anywhere Workspace
“Si tratta di costruire – specifica Rotondo – uno spazio di lavoro adeguatamente protetto, che permetta a chiunque di svolgere le proprie attività da remoto, garantendo la massima disponibilità delle applicazioni e un’esperienza d’uso ottimale, in grado di favorire l’engagement degli utenti. La sicurezza deve essere implementata secondo un approccio Zero Trust, che permette di verificare qualsiasi accesso, identità e connessione in modo continuativo, assicurando così la piena efficacia anche in caso di Bring Your Own Device e reti Vpn complesse”.
Un’altra caratteristica importante, all’interno dell’Anywhere Workspace, è rappresentata dall’intelligenza artificiale: come chiarisce Rotondo, ambienti IT eterogenei, aperti e distribuiti richiedono la capacità di monitorare in profondità gli eventi per individuare eventuali minacce e inefficienze, quindi suggerire o automatizzare gli interventi necessari. All’aumentare della complessità, insomma, diventano necessari strumenti che restituiscano visibilità sulle risorse e introducano elementi di workflow automation, semplificando e migliorando la governance sull’intero sistema.
In chiusura, Rotondo mette l’accento sul fattore umano. La user experience, che impatta sulla produttività e l’engagement dei dipendenti, rimane la cartina di tornasole sulla bontà dell’impianto tecnologico e deve guidare il disegno implementativo. “Nel costruire il digital workspace – suggerisce il manager – non bisogna partire dalle soluzioni ma piuttosto mettere al centro le persone, che rappresentano la risorsa aziendale più preziosa. Insomma, pensiamo prima all’esperienza, poi alla tecnologia di supporto. L’obiettivo è offrire una piattaforma dinamica e a prova di futuro, in grado di soddisfare le esigenze degli stackholder e allinearsi con le necessità in fieri dell’organizzazione. In uno scenario purtroppo incerto, sappiamo che potremo contare sulla flessibilità offerta dal multi-cloud, tenendo la sicurezza e soprattutto le persone come focus prioritari”.
