Per gestire in maniera evoluta e a norma tutti gli archivi cartacei e digitali presenti in azienda, l’ente multiservizi ASMortara, in provincia di Pavia, aveva l’esigenza di integrare i flussi documentali aziendali, attraverso una digitalizzazione a norma dei processi. Il bisogno più evidente era quello di cambiare la metodologia di lavoro, passando da una gestione quasi completamente analogica a una totalmente digitalizzata, nell’ovvio rispetto delle normative tipiche di una pubblica amministrazione.
Un progetto che ha abilitato la reingegnerizzazione dei processi
Il progetto PA 4.0 di ASMortara complessivamente concluso pur essendo ancora, in alcuni ambiti, in fase di realizzazione, si è concretizzato grazie al supporto di Seen Solution (che grazie a questo progetto ha vinto il Premio di settore Pubblica Amministrazione dei Digital360 Awards 2017) e all’implementazione di un modello organizzativo completamente digitale, che ha consentito la reingegnerizzazione di tutti i processi inerenti le aree amministrazione, archivio, contabilità, gestione clienti, fatturazione, gestione rifiuti e archiviazione documentale.
Sono stati implementati processi digitali quali la gestione elettronica dei documenti e dei flussi informativi, dell’archivio digitale completo di tutta la gestione documentale in azienda, la fatturazione elettronica sia verso le pubbliche amministrazioni centrali e locali sia in direzione dei privati e, in particolare, la dematerializzazione ha riguardato anche i registri di carico e scarico e dei formulari gestiti dal gruppo.
Una soluzione web si occupa della gestione delle informazioni, comprese anche le PEC, che vengono conservate in digitale per garantirne l’opponibilità a terzi e la corretta accessibilità ed efficacia dell’archivio. Gli strumenti utilizzati permettono di gestire facilmente i processi, con tempi ridotti e con una presenza cartacea quasi assente.
“Il gruppo – ha spiegato Stefano Gorla, BU Director digitalizzazione dei processi di Seen Solution – si è dotato di un motore documentale realizzato, gestito e mantenuto da Seen Solution, che ha permesso di mappare tutti i processi documentali attraverso una gestione del documento con fascicoli, classificazione e meta-datazione”.
Il motore documentale permette anche di applicare il workflow abbinato a ciascun processo approvativo o, semplicemente, di gestione di un cliente e, conseguentemente, anche la reingegnerizzazione dei flussi collegati al workflow.
Le procedure e i modelli organizzativi adottati permettono di gestire in digitale l’intero archivio, senza che siano necessarie azioni manuali.
Seen Solution – Nicola Savino, premio settore PA
Interfacce responsivie e user friendly garantiscono la fruibilità della soluzione
Nell’adozione della tecnologia, l’ente ha guardato ad applicazioni in cloud gestibili esclusivamente tramite web browser, con interfacce responsive e user friendly.
Sono stati implementati applicativi e soluzioni di Enterprise content management e di document management direttamente fruibili via web senza la necessità di installare programmi dedicati sui client dell’azienda.
Tutte le operazioni di firma digitale, marcatura temporale, dematerializzazione e gestione dei workflow avvengono direttamente su applicativi server, con procedure di backup e disaster recovery, fruibili anche attraverso dispositivi mobili.
I benefici e gli elementi innovativi distintivi della soluzione
A fronte di un investimento iniziale contenuto, con cui è stato possibile implementare completamente la gestione digitale dei processi e usufruire di applicazioni software adeguate, i risparmi sono stati importanti sia in termini di costi dovuti all’acquisto di materiale cartaceo e, soprattutto, legati alla gestione di una filiera ancora totalmente analogica, sia a livello di tempo che, in precedenza veniva dedicato ad attività migliorabili, non a valore aggiunto per l’ente e i cittadini. “Sono stati, infatti, misurati dei KPI – ha concluso Gorla – che hanno permesso di valutare l’enorme differenza in termini di innovazione dei processi e di tempi uomo per ogni singola attività rispetto a prima Con la digitalizzazione di tutti i processi in ottica Industria 4.0, infine, anche i singoli record e non semplicemente i file vengono gestiti in digitale, con valenza legale, opponibile a terzi”.
Gli aspetti di maggiore originalità del progetto riguardano proprio la capacità di digitalizzare e dematerializzati record e informazioni, e non semplicemente i documenti, attraverso metodologie, modelli organizzativi e applicazioni realizzati appositamente per raggiungere tale risultato. Un altro aspetto riguarda la dematerializzazione del registro di carico e scarico per la gestione di rifiuti speciali, con la presentazione, e la conseguente delibera, di un progetto di digitalizzazione alla provincia di Pavia, affrontato per la prima volta in Italia.
Presentato da Seen Solution
Implementato presso ASMortara
Per ulteriori informazioni visita la pagina del progetto sul sito dedicato ai Digital360 Awards 2017
