La migrazione in Cloud di parti del sistema informativo è uno dei temi caldi del momento. Le best practice e i casi concreti a cui ispirarsi sono più facili da reperire di uno o due anni fa, soprattutto a livello internazionale ma ora anche a livello italiano. Ma mantenere sotto controllo il processo e i suoi costi rimane un compito arduo, in particolare se l’ambiente Cloud di destinazione è di un operatore IT che era già un vostro fornitore di soluzioni “on premise”, cioè installate nel data center aziendale in modo tradizionale.
In questo momento i venditori di tutti i principali IT vendor ricevono commissioni generose se riescono a convincere un cliente consolidato a comprare anche servizi Cloud, e la loro pressione può spingere a condurre un’analisi affrettata delle esigenze che trascura qualche importante passaggio sul controllo dei costi. CIO Magazine ha stilato una serie di sei domande da porsi prima di firmare il contratto che possono aiutarvi a tenere sotto controllo questo rischio.
1. Qual è la migliore durata del contratto rispetto ai vostri interessi? Molte imprese stanno optando per periodi più brevi rispetto ai classici contratti di servizi IT per evitare di vincolarsi troppo al vendor, ma chiaramente qui c’è un trade-off da valutare, perché più è lungo il termine, migliore è la probabilita si spuntare tariffe più basse. Il rinnovo del contratto presuppone una revisione dei prezzi, e se nel frattempo il vendor ha guadagnato quote e clienti sul Cloud, chiederà un prezzo più alto: uno scenario più accettabile se si ripete dopo 3-4 anni, un po’ meno se si presenta ogni anno.
2. Come si tradurranno in ambito Cloud gli sconti e incentivi ottenuti dallo stesso vendor nelle installazioni “on premise”? Un confronto diretto è impossibile, i servizi Cloud tipicamente hanno formule commerciali (tariffe mensili per utente) diverse dalle licenze software, e la copertura non sarà mai la stessa. Occorre quindi essere creativi e iniziare, consiglia l’articolo, con il chiedere forti sconti per l’iniziale migrazione al Cloud, proteggendo poi tali sconti al momento del rinnovo del contratto, e presidiando con un’attenta strategia di negoziazione tutti gli aspetti: motivazioni delle eventuali richieste di aumento dei prezzi del vendor, e termini degli acquisti e dei rinnovi non riguardanti il Cloud.
3. Qual è il numero preciso di utenti delle soluzioni in Cloud? Gli sconti a volume si applicano anche per le tariffe Cloud: maggiore il numero di utenti, minore la tariffa per utente. Per questo molte imprese clienti sovrastimano le proprie esigenze e firmano contratti eccessivi, condannandosi a rinunciare a eventuali sconti quando chiederanno di ridurre la base utenti adattandola alle esigenze reali. Per questo è fondamentale calcolare accuratamente gli utenti interessati e le loro reali esigenze prima della migrazione al Cloud.
4. La scalabilità è uno dei vantaggi più celebrati del Cloud, ma quanto vi costa realmente? Se avete ottenuto uno sconto vincolato a un numero fisso di utenti, aumentarli significa tornare a spendere la tariffa unitaria standard. Se la variabilità del numero di utenti è una vostra caratteristica, forse l’opzione migliore è un contratto a breve termine con fasce di prezzo fisse in funzione appunto di fasce dimensionali di utenti. Alcuni vendor offrono anche opzioni di tariffe variabili in funzione dell’uso reale rispetto all’uso previsto al momento del contratto. Infine, consiglia CIO Magazine, fate cancellare la clausole che limitano il numero minimo di utenti: possono essere dannose nel caso dobbiate ridurre gli utenti per una ristrutturazione.
5. Che fine faranno le customizzazioni e integrazioni già fatte alle vostre soluzioni on premise? Il vendor magari vi fa pressione per adottare la versione Cloud della soluzione, ma questo non significa automaticamente che avrete la stessa copertura e le stesse funzioni, specialmente se avete investito in customizzazioni e integrazioni speciali, magari per abilitare modelli di hybrid cloud. Chiarite bene con il vostro fornitore se e come questi aspetti saranno supportati nel Cloud e se ciò comporta dei costi.
6. In quali modi la migrazione al Cloud influirà sugli altri costi IT? I costi “nascosti” del Cloud sono molto spesso sottovalutati. Un esempio sono le licenze per l’accesso di un servizio Cloud al software o all’hardware on premise. Un altro sono gli obblighi di contratto per le soluzioni on premise dello stesso fornitore. L’articolo fa l’esempio di un’impresa che migra a Office 365 avendo ancora un anno di contratto Enterprise Agreement per 300 server Exchange che supportano l’attuale ambiente Office on premise. In questo caso non si possono trascurare i costi d’affitto del data center, e occorre concordare con il vendor e con l’affittuario delle soluzioni per evitare di duplicare i costi e per eventualmente convertire l’utilizzo dei server.
